（管理科学与工程专业论文）面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究.pdf

摘要 在科研管理领域引入知识管理的理念，指导构建高校的科研管理信息系统， 并对知识管理进行跨学科的理论探讨，是一个新颖而又有现实意义的研究课题。 依据全息结构分析，可以将高校科研管理知识系统分为知识生产子系统、知识传 播子系统和知识应用子系统。以此为理论根据，高校科研管理信息系统的基础功 能体系可以划分为知识生产管理子系统、知识传播管理子系统和知识应用管理子 系统。各子系统之间只有相互协调，系统整体才能发挥最佳效能。针对传统高校 科研管理信息系统所存在的薄弱环节，必须充分注意和加强知识传播管理子系统 和知识应用管理子系统的建设。 面向知识管理的高校科研管理信息系统更强调知识的创生、存储、共享和应 用在科研管理中的地位，强调隐性知识的作用。在功能上，面向知识管理的高校 看管理信息系统增加了协同工作的部分功能；在知识体系结构上，也因此增加了 相应部分的知识库和数据库。为了满足知识在组织内部的共享，系统采用b s 模 式与c s 模式相结合的网络体系结构，力求避免发生“信息孤岛”现象。 关键词：高等学- f 2 ；科研管理；知识管理；管理信息系统；信息系统关键技术 a b s tr a c t i ti sa 1 1i n n o v a t i o ni nc h o i c eo fs u b j e c t a n di ta l s oh a sp r a c t i c a la n di m m e d i a t es i g n i f i c a n c e t h a t i n t r o d u c i n gk n o w l e d g em a n a g e m e n ti d e a i n t ot h ef i e l do fs c i e n c ea n dt e c h n o l o g yr e s e a r c h ( s t r ) a n du s i n gt h i s i d e at oc o n s t r u c tu n i v e r s i t ys c i e n c ea n dt e c h n o l o g yr e s e a r c hm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m ( s t r m i s ) w e c a nd i v i d e u n i v e r s i t y s c i e n c ea n dt e c h n o l o g yr e s e a r c h m a n a g e m e n ts y s t e m i n t o k n o w l e d g e - p r o d u c e ds u b s y s t e m ，k n o w l e d g es p r e a d i n gs u b s y s t e ma n d k n o w l e d g e u t i l i z e ds u b s y s t e ma c c o r d i n gt ot h eh o l o s t r u c t u r e c o n s e q u e n t l y , w ed i v i d e t h eb a s i c f u n c t i o n a ls t r u c t u r eo fu n i v e r s i t ys t r m i si n t ok n o w l e d g e p r o d u c e dm a n a g e m e n ts u b s y s t e m ， k n o w l e d g es p r e a d i n gm a n a g e m e n ts u b s y s t e m a n d k n o w l e d g e - u t i l i z e dm a n a g e m e n ts u b s y s t e m o n l ye a c hs u b s y s t e mc o o r d i n a t e s c a l lt h e i n t e g r a t e d o n eg e tt h eh i g h e s te f f i c i e n c y w es h o u l d e s p e c i a l l ye m p h a s i z e t h e d e s i g n o ft h e k n o w l e d g es p r e a d i n gm a n a g e m e n ts u b s y s t e m a n d k n o w l e d g e u t i l i z e dm a n a g e m e n ts u b s y s t e m b e c a u s et h e ya r el e s sp e r f e c tc o m p a r a t i v e l y k n o w l e d g em a n a g e m e n t - o r i e n t e d u n i v e r s i t ys t r m i se m p h a s i z e t h e i m p o r t a n c e o f k n o w l e d g e - p r o d u c e d ，k n o w l e d g e m e m o r i z e d ，k n o w l e a g e - s h a r e da n dm l o w l e d g e u t i l i z e di ns c i e n c e a n dt e c h n o l o g ym a n a g e m e n t ，a n du s e f u l n e s so fi m p l i c i tk n o w l e d g ea sw e l lt h e r e f o r ew ei n t r o d u c e s o m ef u n c t i o n so fc o o r d i n a t i o ns u c ha sb b s e m a i la n ds oo n c o n s e q u e n t l nw em a k es o m e a d d i t i o no fk n o w l e d g eb a s ea n dd a t ab a s et o w a r d st h e s ef u n c t i o n s t om a k ee x t e n s i v es h a r eo f k n o w l e d g e i n s i d et h eo r g a n i z a t i o n ，w ec h o o s et h ec o m b i n a t i o no f b sm o d ea n dc sm o d et oa v o i d t h e “f o n a t i o no fj n f o r m a t j o ni s l e t ” k e yw o r d s ：u n i v e r s i t y ；s c i e n c ea n dt e c h n o l o g yr e s e a r c hm a n a g e m e n t ；k n o w l e d g em a n a g e m e n t m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m ；k e y t e c h n o l o g yo f i n f o r m a t i o ns y s t e m 大连理工大学硕士学位论文 1导论 1 。1 问题的提出和选题的意义 2 0 世纪7 0 年代起，信息技术的迅猛发展，对人类的思维和工作方式产生了重大影响。 它打破了时空的限制，实现了远距离的相互交往方式，为科学管理创造了前所未有的便 利条件。信息技术迅猛发展的同时，使得经济活动中信息资源和知识资源的重要性不断 提升，一种新的管理思想和管理形式知识管理在这种背景下产生并引起了社会各界 的广泛关注。美国管理学家彼得德鲁克( p f d r u c k e r ) 认为，伴随着知识的涵义、性 质和内容的变化，人类社会正发生着急剧的变革并将步入一个新的历史时期知识社 会。知识管理正在成为一个内容丰富的新的管理取向。 如何利用现代信息技术实现知识管理和管理创新，成为一个具有挑战性和交叉学科 特征的研究课题。信息技术和知识管理的理念，不应仅仅局限于企业管理的范围。高等 院校作为新科学、新技术的发源地，是社会知识系统中知识创生和传播的主要基地。在 高校科研管理领域主动引入知识管理理念，可以提高高校的整体科研水平和个人的科研 能力，促进多门类学科体系边缘知识的开发，节省研究开发的时间、入力和课题经费， 改变我国高校科研管理长期以来所形成高投入、高消耗、低产出的状况。因此，在高校 科研领域实现知识管理，利用知识管理理念指导高校科研管理信息系统的构建，把信息 技术与知识管理的理念和方法有机地融合在一起，是一个新颖而又有现实意义的课题。 本文构建的高校科研管理信息系统，从知识管理的角度出发，最后又服务于高校的 知识管理，探讨了知识管理与高校科研管理信息系统的相关问题，从三个层面勾画出系 统的体系结构，并对实现系统的关键技术选择问题傲了初步探讨，为今后的理论研究和 具体的实现做了基础的准备工作，具有重要的现实意义。同时，由于目前对知识管理的 研究多处于两个应用领：唬一企业和图书馆。前者偏重于对人和对组织的管理，后者偏 重于对信息的管理，偏重于人工智能、重组技术、群件、知识发现和数据挖掘等的设计 和研究。把二者结合起来，在管理层次与技术层次上对知识管理进行综合研究，用知识 管理的理念指导高校科研管理信息系统的构建，也是对知识管理理论的一种完善和补充。 综上所述，对面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究，有着重要的理论 和现实意义。我们在构建这个系统时。需要考虑的问题有：系统需要的知识是什么? 现 有的知识在哪里? 可以从哪里获取? 知识如何传播? 如何有效利用? 如何生成新的知识 ( 创新) ? 知识如何储存、更新、保护? 1 2 本文的研究背景 在走向知识经济的大背景下，方兴未艾的知识管理浪潮正在产生广泛而深远的影响。 同时，我国正处在经济的快速发展和社会转型期，受社会整体信息化水平和管理科学水 平的限制和制约，正在发展中的高校科研管理信息系统面临着许多问题。针对这些问题， 提出构建面向知识管理的高校科研管理信息系统这样一个研究课题，具有重要的理论价 郭艳红：面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究 值和现实意义。下面从我国高校科研管理的现状、我国高校科研管理信息系统的应用情 况和知识管理在我国高校科研管理中的应用前景三方面进行详细论述。 1 2 1 高等学校科研管理的现状 目前，我国高校科研管理工作，总的来说还处在计划经济体制模式下。从管理思想、 管理方法、管理工具和手段，都无法适应知识经济社会对高校科研管理工作提出的要求， 无法迎接知识经济带来的种种挑战。具体体现在以下三方面。 ( 1 ) 科研管理工作人员观念的转变与技术的培训问题迫在眉睫。一个组织，当它的 工作人员中大多数是知识工作者，而它又从事知识生产，这个组织便是知识型组织。 高校的科技处和广大的科研人员所构成的组织是一种典型的知识型组织，对这个知识型 组织进行管理，应把知识管理的理念作为指导思想，把知识管理的理念渗透到具体的业 务管理之中，提高科研管理的效率和效益。然而长久以来形成的观念，科技处管理人员 还没有意识到知识管理的重要性，管理工作还处在单纯的业务管理层面上。不仅如此， 知识管理对科研管理人员的专业素质和管理技能的要求也比较高，它要求科研管理人员 熟悉专业领域知识和新的发展方向，对新事物有敏锐的洞察力和识别力，能从整体上把 握学科的发展情况。但有些科研管理人员脱离专业，对管理的专业领域和新发展缺乏敏 锐的识别力。因此，科研管理人员的观念转变问题、技术培训与学习问题成为科研管理 部门的重要任务。 ( 2 ) 科技成果推广力度不够，高校科技处领导缺乏知识经营的理念。长久以来，我 国大学由于过分注重自己的学术研究，忽视了成果转化，宝贵的知识资源滞留在大学象 牙塔内，社会上无人问津。随着时间的流逝，这些科研成果往往失去了应用价值。实际 上，正是通过高校的科技成果推广，高校内部的知识资源扩散到社会的经济系统内，社 会经济系统才能进行科技创新，源源不断地创造物质财富：反过来，物质财富的创造， 又保证了精神再生产的进行，支持并促进高校的科学研究工作，形成这样一种良性循环。 科技成果推广力度不够，成为这种循环过程的瓶颈问题，导致高校的知识系统和整个社 会大系统都无法达到最佳的资源配置。高校科技处的领导要具备知识经营的理念，科技 成果推广从以前的被动等待到主动出击，到社会上寻找各种可利用的机会，使科研成果 不仅成为高校学术水平的象征，还能应用到经济建设中，深层次挖掘知识的价值。 ( 3 ) 科研管理工作中信息化建设重“硬”轻“软”。由于种种原因，目前高校科研 管理领域信息系统建设中“硬”轻“软”的现象时有发生。如在硬件配备上非常舍得投 资，动辄几十万元。而在软件上的投资则往往只是硬件投资的- - d , 部分。由于没有软件 的支持，硬件设备往往成为高级摆设和一种象征。各种报表还需科研人员手工重复填写； 科研项目的立项、评审等工作，信息无法公开；统计上报各种数据和信息也需要由专门 的人员一项一项手工记录等等。上述种种现象的存在，不仅影响科研人员的工作热情和 积极性，而且导致业务工作出现误差，管理效率低下，决策有失公允。由此可见，高校 科研管理领域对信息技术利用得还不充分，尤其是软件建设方面，还有很大的挖掘空间。 1 2 2 高校科研管理信息系统在科研管理中的应用情况 现行的科研管理信息系统多采用c s 模式的体系结构，虽然曾经协助和支持过高校 科技管理人员日常业务处理工作，减轻了科技处工作人员和科研人员的工作量。但由于 不是以知识的获取、转换、存储、共享、创新的流程为基础，现行系统不能最大限度的 与科研管理业务相结合，很多工作还需要由科研管理人员来做，还处在单纯的业务处理 2 大连理工大学硕士学位论文 层面，没能提升到知识管理的高度。因此，现行系统存在很多拭待解决的问题，主要表 现在三个方面。 ( 1 ) 知识的共享问题。知识共享是知识创新的重要保障。现存的高校科研管理信息 系统由于在构建时的历史原因、意识观念以及技术原因，无法系统化地处理和利用信息、 发掘知识内涵、提供交流的渠道。知识与信息无法得到广泛的共享。这表现在三个方面： 一是科研管理人员以及与科研管理相关的如评审专家之间的信息、知识、技巧、经验没 能形成一个网络，达到共享交流。二是科研人员之间的科研体会、科研方法、经验的总 结这种宝贵的知识无法共享，形成信息和知识交流与共享的阻塞，造成了知识资源的浪 费。三是科研管理部门与科研人员之间信息不能流畅地传递。 ( 2 ) 知识资源与信息资源的组合与管理问题。高校科研管理的主要任务之一是对文 件档案、规章制度、工作流程、信函、评审等活动进行有效的管理。同时，希望系统能 够从中挖掘出有价值的新知识，促进科研管理的发展，最大限度发挥科研人员的积极性 与创造性。传统的科研管理信息系统，没有从知识管理的角度出发，所以系统只进行简 单的信息的搜集和整理工作，这样做的结果是组织内部拥有大量杂乱无章的信息，当科 研人员和科研管理人员需要某些数据、信息和知识时，却因面对海量的信息不知所措“。 同时，由于系统不能提供信息技术上的支持，无法帮助科研管理人员从众多的信息中提 炼和挖掘有助于日常管理的知识和信息，也无法发现对科研人员有价值的的规律、经验 等宝贵的知识。这样，现行的信息系统在知识资源和信息资源的组合与管理上，存在很 大的问题，应从知识管理的角度加以调整，最大限度发挥知识与信息资源的价值。 ( 3 ) 科研管理的决策支持问题。知识经济时代的科研管理信息系统，不仅需要及时 有效地获取信息支持，随着环境变化得越来越复杂，学校的发展越来越快，还需要科研 管理信息系统提供决策和知识上的支持，帮助科研管理工作者及时做出正确的决策，提 高科研管理工作者的决策水平，从整体上提高高校的科研能力和水平“。 1 2 3 知识管理在高校科研管理中的应用前景 下面从微观和宏观两方面论述知识管理在高校科研管理中广阔的应用背景。 从微观角度讲，知识管理是科研管理工作自身的内在需求。高校的科技处和广大的 科研管理人员所形成的组织是一个典型的知识型组织，从事着知识的创造与生产的工作， 甚至从更高一层的角度讲，担负着提升一个国家科学技术发展水平的重任。在科研管理 领域实践知识管理成为工作自身的内在需求。这是因为从科研管理工作的对象科研 项目上看，它有很高的知识含量，从组织成员科研人员来看，他们是典型的知识型 员工，从科研管理工作业务本身的开展来看，也必须以知识、经验和信息为基础。综上 所述，科研管理工作需要科研管理人员具备扎实的专业知识和丰富的管理经验与知识， 这样才能做好本职工作。因此，在高等学校作为一种典型的知识型组织的背景下，科研 管理作为一项典型的知识性非常强的工作，用知识管理的理念和方法指导它的业务工作， 成为它的内在需求。 从宏观角度讲，把知识管理的理念和方法引入高校科研管理是知识经济时代高校科 研管理的一种必然选择。在从传统经济向知识经济转变的过程中，社会的基本经济细胞 企业开始逐渐意识到科技创新的重要地位和作用，这就需要社会知识系统能不断提 供给企业用以科技创新的知识源。而高等院校作为知识创造与传播的主要基地，担负着 向社会各组织源源不断输送知识的重任。这种社会对知识的需求，需要高校科技工作者 彝艳红：面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究 重视知识资源的利用和知识网络的构建，关注知识管理的理念与方法，提高科研管理的 效率和效益，使高校不断通过科学研究获取新的基础科学和技术科学的知识。在这一过 程中，追求新发展，探索新规律，创立新学说，积累新知识并把他们运用到实践中，从 根本上提高高校的核心竞争力。这也是高等院校长期持续发展的动力源。在高校的科研 领域实践知识管理，是管理上的创新，是提高科研管理效率的有效途径，也是适应知识 经济背景下，复杂环境变化给高校科研管理带来的种种挑战的一种措施。 1 3 国内外研究现状 1 3 1 管理信息系统与科研管理信息系统的研究现状 管理信息系统的发展，经历了事务处理系统阶段、管理报告系统阶段、决策支持系 统阶段，并逐渐向专家系统阶段、集成一体化阶段过渡。在这种逐步发展的过程中，管 理信息系统也逐渐由信息管理向知识管理进化。知识在整个信息系统中的作用越来越重 要。例如，早期的事务处理系统( 或者说是数据处理系统) 是面向数据、以处理数据为 核心的，管理报告系统( 也即狭义的管理信息系统) 则是面向信息、以生成有用信息为 核心的，而决策知识支持系统则以知识为焦点，利用知识来进行分析、选择，帮助人们 在管理工作中面临的各种决策。后期的专家系统、集成一体化系统更是全面以知识为中 心，整合知识资源，构建知识网络，力求最充分地发挥知识的价值和作用。 从管理信息系统自身的发展轨迹上，我们看到它经历了从信息管理到知识管理的发 展历程。国内外对于利用信息技术支持知识管理的研究热潮也随着经济与合作组织 ( o e c d ) 发表了以知识为基础的经济并提出“知识经济”和“知识管理”的概念而 兴起。数据仓库技术、数据挖掘技术、知识发现技术、文本挖掘技术、人工智能等技术 的发展，为知识的表示、存储、共享以及促进知识的创新提供了实现的可能。国外由于 在这些方面起步较早，走在了我们的前面。 目前，对管理信息系统的研究，多集中在企业领域。因此，企业一级的管理信息系 统的发展要比高校的科研管理信息系统的发展成熟和领先得多。但实际上随着信息化的 普及、信息技术带绘现实世界的冲击力的加大和高等院校在知识经济社会中的作用的凸 显，高校的科研管理信息系统迫切地需要改进，实现快速的发展。我国高校的科研管理 信息系统大多数还处于单机处理的阶段。先进一些的采用c s 模式的系统结构。这种单 机处理或是c s 模式体系结构的科研管理信息系统，虽然可以协助科研管理人员处理一 些繁琐重复的工作，但还远远没有达到人们预期的结果。简单的、事务性的处理是现阶 段高校科研管理信息系统的特点。系统的构建与设计起点不高，缺乏相应的理论指导； 系统的运作往往和实际的管理相脱节；现有的信息技术利用得不充分等等，是现在科研 管理信息系统普遍存在的问题，也是本文研究和探讨的重点。 1 3 2 知识管理的研究现状 虽然知识管理的概念已被广泛接受，并且在企业中进行了不同的实践，国外的如微 软、i b m 等，国内的如联想、海尔等。同时，许多学校和咨询公司如哈佛、安达信等也 把知识管理作为一门课程进行教授。但对知识管理的研究来说，尚处于初始阶段，甚至 对概念的界定和内涵等，还没有统一的认识。也正因此，对知识管理的关注者来说，还 有很大的研究空间。 4 大连理工太学硕士学位论文 目前，对知识管理的研究，沿着两条主线进行。一是从计算机科学、信息科学、人 工智能等领域对知识管理技术上的具体实现方法的研究，侧重于知识的发现、人工智能、 数据挖掘等的研究。另一条主线是具有社会科学和人文科学专业的学者，他们对知识管 理的研究侧重于知识管理的环境建设，如管理制度、激励方法等，从人的行为、技巧和 思维方式等出发，探讨知识管理的实现途径。两条路线或者说两种研究方法各有利弊， 对于前者，由于没有社会科学与人文科学专业的背景，他们对以某一具体过程可以取得 成果，但缺少从总体上的把握。对于后者，由于知识管理必定要借助信息技术才能得以 实现，他们对信息系统等方面的知识了解甚少，对于知识管理的实现手段和工具缺乏具 体的驾驭能力。知识管理的复杂性和跨学科的特点，使之兼有技术与人文两重属性，而 且两种属性是交互作用的，延上述两条主线中的任一条进行研究都是不全面的。我们认 为，对知识管理研究已经超出了纯技术层面，延伸到管理科学及相互复合关系，它需要 各领域专家做跨学科的、综合性、创造性的探索与思考。 1 4 本文的创新点 在高校科研领域引入知识管理的概念，用知识管理的理念指导构建高校的科研管理 信息系统，将管理科学与信息技术结合在一起的交叉学科研究是本文的主要研究思路， 也是本文的难点和创新点之一。 ( 1 ) 在高校科研管理领域引入知识管理的概念。提出高校的科研管理不仅仅是从项 目的申报、审核立项到评审等事务性的管理工作，而是应从知识的创生、传播、转移、 共享、应用等知识管理的流程出发，加强高校科研管理知识网络的构建，强化知识管理 的各个环节，保证知识链的畅通。认识到这一点，本文在构建面向知识管理的高校科研 管理信息系统时，注重了知识应用管理环节和知识传播管理环节的建设，避免了传统的 高校科研管理信息系统往往只具备科研项目管理功能的弊端。另一方面，由于在科研领 域引入知识管理的理念，而知识的共享是知识管理中着重实旆的任务，因此在构建此信 息系统时，强调了知识的共享、隐性知识的存储和转移、协同工作等功能的建设。 ( 2 ) 用全息结构理论对高校的科研管理知识系统进行重新分析、界定，并以此为理 论基础，对高校科研管理信息系统的基本功能进行了完善和增强。全息结构是社会分工 和合作的内在原因。高校科研管理知识系统是社会知识系统的一个缩影，在高校科 研管理领域引入知识管理的理念，有必要对这个知识系统进行深入的剖析，理清 各子系统与总系统之间的关系，以进行功能和结构上的改进和完善。在此理论的 指导下，面向知识管理的高校科研管理信息系统的基础业务处理部分划分为三个子系统 知识生产管理子系统、知识传播管理子系统和知识应用管理子系统，并加强以前薄 弱环节知识传播管理子系统和知识应用管理子系统的建设，完善知识生产管理子系 统。通过协调、加强和完善各子系统的功能，使整个系统真正嵌入到高校的科研管理工 作中，发挥最大的效益。 总的说来，本文用知识管理的理论指导构建高校科研管理信息系统，在科学总结的 基础上，系统论述了构建面向知识管理的高校科研管理信息系统的相关问题，探讨了系 统的功能体系结构、知识体系结构、网络体系结构以及信息系统实现的关键技术的选择 问题，为今后的理论研究和具体实现奠定了一定的基础。 郭艳红：面向知识管理的高校抖研管理信患系统的构建研究 2 面向知识管理的高校科研管理信息系统的基本问题 2 i 知识、知识管理及其与信息管理的关系 2 1 1 知识的类型、特征与创新模式 目前，有关知识管理的研究尚处于初步探讨和尝试阶段。不同领域的学者从多个角 度对知识和知识管理进行了界定。一般认为，知识以信息为基础。它来源于信息又高于 信息。知识是人们通过实践对客观事物及其运动过程和规律的认识，即被人们理解和认 识并经头脑重新组织和系列化的那部分信息，是经验、技能的总结。为了本文处理的方 便，我们把知识定义为： 知识是一种有组织的经验、价值观、相关信息及洞察力的动态组合，它所构成的体 系可以帮助人们做出决策、不断吸纳新的知识、总结和反思旧的体系。它起源于并且作 用于有知识的人们的头脑。在组织机构中，它不但存在于文件或档案中，还存在于组织 机构的程序、过程、实践与惯例之中。“3 1 知识的类型 1 9 9 8 年，经济合作与发展组织首先提出了“以知识为基础的经济”和“知识管理” 的概念，并把知识分为四类： ( 1 ) k n o ww h a t ：即关于事实方面的知识 ( 2 ) k n o ww h y ：即原理与规律性的知识 ( 3 ) k n o wh o w ：即做事的技巧、诀窍和能力 ( 4 ) k n o ww h o ：这涉及所做的事的有关信息，包含特定的社会关系 我们知道，前两种知识是可以用语言文字表达的，也称为“言传性知识”或“显性 知识”，而后两种知识由于包含了诀窍、能力，要靠实践和体会来获得，又被称为“意会 性知识”( t a c i tk n o w l e d g e ) 或“隐性知识”。目前，知识管理领域比较成熟的为显性知 识的管理，如期刊、论文等电子文档。在网络等媒体中传播、扩散的也多为显性知识。 而隐性知识由于其外化和编码的困难性，正处于研究的探索阶段。但在发展知识经济和 组织的知识管理过程中，对隐性知识的管理是极为重要的。在现实社会中，大量存在的 也是隐性知识，显性知识只是总的知识体系中的冰山上的一角。如何使隐性知识得以传 播和共享，也是本文将要探讨的一个问题。 从本体论角度来区分，知识有个人知识与组织知识两类。知识是由个人产生的，离 开个人，组织无法产生知识。但组织一旦形成，按一定的规律和目标运行，就产生和积 累了自己的知识。它蕴含在组织的运作过程、实践和惯例之中。组织文化、规章制度、 运行模式等都属于组织知识。组织知识是通过将个人产生的知识提炼、管理、升华并结 晶于组织的知识网络之中。但同时，组织知识也向个人知识不断渗透和转化，被组织中 的个人所掌握，并应用到具体的工作实践中去，进行新的知识的创造，再次增加、优化 组织所拥有的知识。 这两种知识的转化过程，动态地存在于组织的知识管理过程中，也是知识管理应加 强的部分。组织知识向个人知识的转化，体现为个人对组织知识的熟悉、适应以及业务 大连理工大学硕士学位论文 能力的提高、对组织文化的接收和认同等。而个人知识向组织知识的转化则体现为组织 建设的完善程度和组织知识积累的增加。个人知识向组织知识的转化和组织知识向个人 知识的渗透这两个过程也是建设学习型组织重点强调和加强的部分。 2 知识的特征 ( 1 )分布性 所谓知识的分布性是指组织内部的知识不是掌握在一个人或者某几个人的头脑中， 而是广泛地分布在每个组织成员的头脑中。组织中的每个成员既是外显知识的掌握者， 也是内隐知识的掌握者。认识知识的分布性，对构建面向知识管理的高校科研管理信息 系统具有现实的指导意义，它要求我们不仅要提供方便个体存储知识的功能，还要提供 方便个体交流知识的手段和工具。通过个体之间知识的交流，达到知识的共享，促进知 识的创新。 ( 2 )可利用性 知识的可利用性是指知识的所有者可利用知识解决问题、创造价值。知识的可利用 性越大，在某种程度上说明知识的价值也越大。知识的可利用性告诉我们知识的共享和 交流越充分，知识就越可能被更多的人所利用，创造出新的知识和价值。 ( 3 )可转移性 知识的可转移性指知识具有在个体之间和组织之间交流的能力。通过知识的转移， 知识在群体内得到共享。显性知识的转移通过沟通就可以完成，但臆性知识由于其表示 的困难性，往往要通过实践和应用才能实现转移。就知识的转移过程而言，现实世界中 还存在诸多的妨碍知识转移的因素如人际障碍、文化障碍等。 ( 4 )内隐性 知识可以分为显性知识和隐性知识，同时，这两种知识又都具有内隐性的特征。即 使是显性知识，也存在着无法表达的内隐性知识。例如科研成果，传统观点认为这是一 种典型的外显化、文本化的知识，是易于交流、转移和共享的。但实际上显性知识并非 科研成果的全部，其中蕴含的创造者的悟性、创造技巧等，都没有被表示出来。 ( 5 ) 可重复利用性 知识不会因为被多次与他人分享而减少，这是知识不同于其它有形资产的一个重要 特性。知识在使用过程中不仅不会被消耗，而且还会增值。这种增值一方面来源于更多 人的使用而带来的增值，一方面来源于使用者在实践中对知识本身的不断完善。1 知识的 可多次利用性是知识共享的基础，也是我们在构建面向知识管理的高校科研管理信息系 统时创建知识共享渠道的理论支持。 从不同的角度，我们把知识分为显性知识、隐性知识、个体知识和组织知识。同时 知识又具有可利用性、可转移性、内隐性、分布性和可重复利用的特征。识别不同类型 的知识、了解知识的特征不是我们的根本目的，如何促进这些不同类型知识之间的转化， 是我们首要关心的问题。基于隐性知识、显性知识、个体知识和组织知识，结合野中郁 次郎和竹内广隆在创造知识的公司中的知识创新模式，可以将知识的创新过程划分 为四种。一是隐性知识的整合，主要是在潜移默化中，知识工作者通过知识的重新组合 产生新知识，从而改变原有的知识结构。这是从隐性知识到隐性知识的过程。二是隐性 知识向显性知识的转化，表现为知识的利用过程，也是知识的外化过程。三是显性知识 内化为隐性知识，指总结经验教训，消化和吸收在实践中产生的新知识，这是一种重要 郭艳红：面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究 的知识创新模式。四是显性知识之间的借鉴和应用，主要体现为知识在应用中，通过不 同领域或对象中的知识元素的相互借鉴，产生与原有知识不同的新质的知识。图1 显示 了知识创新的四种过程。 整 母 ；些些哆 - j 等情况。根据具体业务，知识传播子系统又划分为专家库管理子系统和 学术交流子系统。 ( 1 ) 专家库管理子系统 专家库管理子系统负责对高校的科研管理人员的研究领域、专长、科研成果及其学 术交流活动、进修情况进行登记管理。科研管理人员可以随时查询某一领域的专家姓名、 所在单位等信息。这种快速准确的查询，为科研管理的决策起到了支持作用。不仅如此， 以前令科研人员最烦恼的就是申请项目时，总需要不停地填写各种表格，其中还有很多 的重复项，如性别、年龄、职称、以前的科研成果等。建立专家库以后，这些基本信息 可以随时被调出，避免了科研人员重复的无创造性的工作。科研人员还可根据事情的发 展，例如自己又新出了一项科研成果，自己进行信息的增加、删改等。从这一角度，也 减少了科研管理人员的工作量。专家库管理子系统的建立，实际上体现了知识管理以人 大连理工大学硕士学位论文 为本的理念。 ( 2 ) 学术交流管理子系统 学术交流活动也是知识传播管理子系统的一部分，因为学术交流实际上是科研人员 再学习、提高自身学术修养的一种有效手段。为了提高这种学习的效果，有必要对学术 交流活动进行记录、存储。而且科研管理人员也应积极承担安排学术交流活动的工作， 促进这种交流活动的进行。 学术交流管理子系统同专家库管理子系统发生交互，学术交流所涉及的科研人员的基 本信息，将直接从科研人员基本信息库中调用。 3 知识应用管理子系统 传统的高校科研管理往往重视知识生产系统而忽视知识应用这一系统的管理工作。 实际上，做好知识应用管理工作，再进一步讲，做好科研成果推广的工作，不仅仅是给 学校和社会带来经济效益，实现“双赢”。从更高的角度看，高校的知识借助于科技成果 推广，向社会转移和渗透，社会经济组织对科研成果加以运用，投入到经济生产中，创 造经济效益( 实际上是物质再生产的过程) 。这种物质的再生产又能支撑整个社会的正常 运行和发展，反过来，又支持和促进社会的精神再生产，即促进高校的科研水平。所以， 高校的知识应用予系统实际上起到了一个桥梁的作用，保证知识从高校流向社会大系统， 从而促进高校乃至整个社会的正常运作和繁荣发展。1 9 9 7 年l o 月4 日出版的英国经济 学家杂志就把大学称为“知识工厂”，认为大学不仅是知识的创造源、人才的培养库、 文化的传播者，也将是经济的增长源。因此，我们在构建面向知识管理的高校科研管理 信息系统时，要注意运用信息技术促进这种知识的流动，要赋予知识应用子系统以新的 历史使命。 我们设计了技术合同管理子系统和科技成果推广子系统。其中，科技成果推广子系 统又分为科研成果发布予系统和市场预测子系统( 图7 ) 。 图7 科技成果推广子系统 为什么要增加市场预测子系统呢? 这是因为对于科研成果推广，传统的做法无非是 把校内的成果装订成册，向外分发，或者是到网上做一些简单的文字介绍。这些做法并 不能使市场真正地对高校的科研成果有充分的了解，科研成果处于被动的等待“出嫁” 的状态。现在，科研管理人员可以通过科研成果发布子系统实时发布科研成果的信息， 并且通过多媒体技术，生动有效地展示科研成果。普通的用户只要通过j n t e r n e t 登陆校 园网科技处子网，就能了解高校的具体的科研成果情况。不仅如此，通过调用模型库的 一些算法如神经网络算法，市场预测子系统可以通过对历史和现实的各种数据进行分析， 预测今后的科研成果的市场发展情况，协助合作者开发和培育市场，真正实现由“被动 郭艳红：面向知识管理的高校科研管理信患系统的构建研究 等待”到“主动出击”的转变，有效地促进产一学一研一体化，使更多的科研成果转化 成市场中的产品，发挥“科学技术是第一生产力”的作用。 合同管理子系统负责对已经签订的合同迸彳亍登记。它是对于横向课题而言的。 3 1 3 面向知识管理的高校科研管理信息系统的扩展功能体系结构 同传统的高校科研管理信息系统相比，面向知识管理的高校科研管理信息系 统为科研人员和科技管理人员提供了更强大的应用功能，包括协同工作系统、决 策支持系统( 图8 ) 。 系统的扩展功能包括协同工作和决策 支持。其中协同工作包括邮件功能、b b s 、 论坛、网络会议、意见箱。这些功能的提 供，提高了知识的共享，加大科研人员之 间以及科研人员与科技管理人员之间的交 流。 邮件功能不仅为组织成员之间提供了 知识交流的工具，还为组织个人提供了知 识存储的工具。从知识管理的角度看，体 现了系统在构建时对知识的重视。 b b s 为组织成员之间提供了在线交流 的工具，这种时时的交流为组织成员之间 的知识的融合、共享提供了途径。不仅如 此，以往无法交流的隐性知识如科研体会、 技术诀窍等也可能在这种互动的交流过程 图8 面向知识管理的 高校科研管理信息系统扩展 中得到分享。科研人员还可以通过在线交流建设学习型组织或者组成知识联盟，为不同 领域的学者、不同地点的学者的合作研究提供了方便的交流平台。这种虚拟空间的提供， 大大方便了科研人员的科研活动，为高等院校的交叉学科研究提供了便利条件。 论坛的设立，为广大科研人员提供了一个知识共享的平台。科研人员可以登陆论坛， 发表自己的学术见解、科研体会等。系统把这些基础信息存入网站数据库，一方面供组 织成员查询，另一方面，还可通过知识挖掘软件，定期整理出有价值的知识，发布到网 上，以实现“在恰当的时候把恰当的知识提供给恰当的人，做出恰当的决策”这一目的。 网络会议为实现群决策提供了基础的通讯工具。网络会议通过群体的协作过程创造 知识、共享知识、利用知识，并将知识直接作用于提高群体效率和竞争力上。通过网络 会议，专家、科研管理人员可以对非结构化的决策问题进行定义和求解。网络会议消除 了彼此之间的通讯障碍，系统地指导群体讨论的内容、时间和模式，为组织成员之间知 识的流动提供了方便的工具。 意见箱的设立，体现了知识管理以人为核心的思想。科研人员可以通过意见箱，向 科研管理人员反应各种管理问题。意见箱的设立，要避免走形式，科研管理人员要切实 重视科研人员提出的意见，加以研究和考虑，拿出可行性的解决措施。意见箱的设立， 大连理工大学硕士学位论文 也为科研人员与科研管理人员之间的信息交流提供了一条渠道。 知识经济时代，科研管理要适应社会现实发展和未来发展的需要，在管理中要更强 调快速反应、机动灵活、超前领先和开拓创新。这就需要高校的科研管理信息系统不仅 提供基本的业务管理功能，还要提供决策支持的功能。决策支持功能是比较复杂的功能， 包括各种各样的优化分析、评价分析和选择分析，需多种的数学模型支持和多种的优化 算法支持。在决策层中，应根据具体的问题集成具体的决策支持系统。 3 2 面向知识管理的高校科研管理信息系统的知识体系结构 知识体系结构研究是面向知识管理的高校科研管理信息系统的体系结构分析的一个 重要方面，因为我们要明确需要管理哪些方面的知识才能达到上一节所分析的功能的实 现。根据上一节的功能体系结构分析，从横向看，面向知识管理的高校科研管理信息系 统的知识系体结构同样可以划分为基础知识体系和扩展知识体系，从纵向看，面向知识 管理的高校科研管理信息系统分为物理层和应用层，应用层保证了整个系统功能的实现， 而应用层的知识又来源于物理层，物理层的知识体系构成了整个系统的坚实基础( 图9 ) 。 基础知识体系是整个知识体系的基础部分，从结构上来说要具有稳定性、可扩展性和 安全性的特点。稳定性是指基础知识体系要能包容所有业务管理的需要，不能因为业务 管理上一些微小的变化，而导致基础知识要随之发生变化，这会增加管理的成本。可扩 展性指基础知识体系的设计要为未来的发展留有余地，可以随着业务的增加或改变，而 相对来说容易地做出相应的变化，不需要重新进行设计。安全性指不同的功能模块可能 会调用同一个知识库，基础知识体系的设计要保证不同模块的调用的结果是相同的，否则， 就出现了不安全的现象。 基础知识体系保证了面向知识管理的高校科研管理信息系统最基本的业务管理的实 现，如科研项目的管理、成果的管理、专家库管理、科技成果推广等，由科研项目基本 信息库、同行评议专家信息库、科研人员基本信息库、获奖信息库、论著库、专利数据 库、进修情况数据库、学术交流数据库和合同库组成。基础知识体系的建立，是整个知 识体系的关键部分，也是最困难的部分。它保证了系统能否有效、健康地运行。 其中科研项目计划子系统和科研项目发展子系统合用一个科研项目基本信息库 ( r d p d b s e ) ，这是因为这两个子系统所涉及的数据库的绝大部分的内容基本相同，在调 用时根据不同的情况决定是否调用项目的发展及检查情况。科研项目基本信息库分为项 目的基本情况、研究内容、主要参加人员三部分内容。其中项目的基本情况记录着项目 的基本信息和项目的发展及检查情况。这一部分数据库包括课题编号、项目名称、任务 来源、承担单位、负责人、起始日期、科研工作量、科研总经费、研究内容、主要参加 人员、项目进展情况、年度要求、下拨经费、累计经费、累计工作量、项目检查结果、 项目检查日期、今后打算等字段。 专利数据库( p a t e n t d b a s ) 、论著数据库( p w d b a s ) 和获奖信息库( p r i z e d b a s ) 包括成果基本信息和研究内容两太类内容，由成果登记号、专利登记号、论著登记号、 成果名称、论著名称、专利名称、完成日期、研究起始时间、主要负责人、参加研究人 员、成果类别、成果水平、鉴定时间、获奖等级、获奖时间、总研究经费等字段构成。 郭艳缸：面向知识管理的高校科研管理信息系统的构建研究 压 用 层 - = 一一一。一一一一一一一一。一一一一一一一一一一一：，”：。一一一一一一一一一一一。一。一一一一一一一 ii 一一一一一一，一一一一一一一一一一一一：? i 靶一一一一一一一一一 物 理 层 ；基础知识体系 扩展知识体系 i 图9 面向知识管理的高校科研管理信息系统知识体系结构 专家库管理子系统包括科研人员基本信息库和科研交流活动管理数据库，其中科研 人员基本信息库由科研人员编号、科研人员姓名、民族、出生年月、研究领域、科研成 果、出版教材专著、发表论文、所获荣誉称号名称、现承担科研项目等字段构成。学习 进修信息库由科研人员基本信息和学习进修基本信息组成，科研人员基本信息直接调用 科研人员信息库的内容，学习迸修信息包括进修起始时间、学习内容、学习地点组成。 学术交流数据库由交流起始日期、交流内容、承担单位、负责人、对方单位、对方人 员姓名、结果等内容构成。 合同数据库由合同编号、合同名称、项目内容、合同金额、交付方式等字段组成。 扩展知识体系保证了面向知识管理这一主题思想的实现，因为知识管理与传统的信息 管理相比，强调了隐性知识的重要作用，重视知识共享和知识创新在管理流程中的重要地 位。扩展知识体系包括支持协同工作的网络会议、b b s 、论坛、邮件、意见箱等，以及由 知识挖掘软件从以上网站数据库中挖掘出的有价值的知识。 物理层的基础知识体系和扩展知识体系，是整个系统所要管理的知识内容的总和。从 物理层的知识体系，可以抽象出应用层的知识体系。应用层知识体系包括知识生产管理系 大连理工大学硕士学位论文 统、知识传播管理系统、知识应用管理系统、协同工作系统和决策支持系统。科研管理人 员以及广大的科研人员通过应用层，实现系统所完成的各种功能。 3 3 面向知识管理的高校科研管理信息系统的网络体系结构 面向知识管理的高校科研管理信息系统的网络体系结构同样可分为基础部分和扩展 部分。基础部分是采用c s 模式的科