《体系内审培训》PPT课件.ppt

体系内审培训,目 录,一、 QHSE管理体系审核概述 二、 QHSE管理体系内部审核,一、QHSE管理体系审核概述,审核:(GB/T 19001-2000标准定义) 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行系统的、独立的并形成文件的过程。 内部审核 audit(SY1002.1-2007标准的定义): 客观地获取审核证据并予以评价，以判定组织对其设定的健康、安全与环境管理体系审核准则满足程度的系统的、独立的、形成文件的过程。,1、审核的定义,审核员： (SY1002.1-2007标准的定义) 经过培训，并取得相应资质，有能力实施审核的人员。,2、QHSE管理体系审核的目的,（1）通过审核确定受审核方QHSE管理体系与审核准则的符合性。,符合性包括两个方面： 1）确定受审核方是否建立了文件化的QHSE管理体系，其管理体系文件是否符合审核准则的要求； 2）确定受审核方的QHSE现状是否符合审核准则的要求。,审核准则： _GB/T19001、GB/T24001和GB/T28001标准； _相关的法律、法规要求； _本组织的体系文件,（2）判断受审核方的QHSE管理体系是否得到了实施与保持。,判断受审核方的QHDE管理体系是否按照体系文件的要求有效运行并能得到保持。,（3）发现受审核方QHSE管理体系中可予以改进的领域。,通过审核，指出受审核方QHSE管理体系可以改善和提高的方面，即使这些方面可能已经符合审核准则的要求。,（4）评估组织的管理评审是否能够确保QHSE管理体系持续适用和有效。,对管理评审的内容、程序、结果和评审后措施的实施进行评估，以确定管理评审能否保持QHSE管理体系的适用和有效。因为管理评审是最高管理者对管理体系有效性、充分性和适应性的评价，它对体系的持续改进起着决定性的作用。,管理评审： 至少应包括（但不局限）以下内容： _组织的方针、目标； _组织机构及职责； _资源分布及配置； _市场及环境的变化； _设施（包括应急设施）的完整性； _体系运行的改进措施建议； _重大危害及环境因素的变化及措施建议。,3、体系审核的类型,（1）审核的分类,第一方审核（内部审核）： 是由一个组织的成员或其它人以组织的名义进行的审核。 这种审核是组织建立的一种自我检查、自我完善的系统活动，可为有效的管理评审和纠正、预防或改进措施提供信息。,第二方审核： 是一个组织为了选择和评价合适的利益合作方（包括供方），在合同签订前或依据合同要求，由该组织的人员或其他人员以组织的名义对合作方进行的审核。 这种审核旨在为组织提供信任的证据。目前这种审核还不是很多，但今后将是一种趋势。,第三方审核： 是由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构依据按规定的审核准则，按照规定的审核程序和方法对受审核方进行的审核。 在第三方审核中，由国家认可的认证机构依据认证制度的要求实施的以认证为目的的审核，又称为认证审核。,4、 Q&HSE管理体系审核的特点,（1）被审核的Q&HSE管理体系必须是正规的 GB/T19001和GB/T24001 、GB/T28001标准分别强调了组织的质量管理体系和环境管理体系、职业健康安全管理体系的文件化。只有实现了Q&HSE管理体系的文件化，QHSE管理体系才能规范运作，才有比较和评价的可能。因此，文件化的Q&HSE管理体系是实施审核的必要条件。,（2）QHSE管理体系审核必须是一种正式的活动,1）无论是外审还是内审，都需经过相关的管理者或委托方授权和批准才能进行，第三方审核还需根据合同进行； 2）QHSE管理体系审核从审核准备到审核实施和审核后的跟踪验证都有一整套规范的程序和方法； 3）审核工作必须由经过培训且经资格认可的人员进行，不管是外部审核或内部审核，审核员都需经过正规的培训并取得相应的资格才能进行审核工作； 4）审核必须形成书面文件。包括审核计划、检查表、审核记录、审核报告等。,（3）QHSE管理体系审核必须具有客观性、独立性和系统性,客观性、独立性和系统性是开展审核的三个核心原则。 客观性:是指审核证据必须真实可靠，具有可追溯性。审核员要以充分的证据和客观事实为基础，公正、客观地评价审核对象，不能偏见、主观地给出审核结论，不以能主观臆断。 独立性:审核是一个独立的过程，审核员应独立于受审核部门或组织之外，即审核应由与受审核对象无直接关系的人员进行。审核员要与被审核的领域无直接责任关系。在外审中，审核员与受审核方无任何利益关系。在内审中，一般来说本部门人员不能审核本部门。 系统性:是指审核员要按规定的程序全面地审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果。,（4）QHSE管理体系审核采用抽样方法,由于时间和人员的限制以及体系运行的连续性，审核工作要在规定的时间内完成对体系各方面的审核工作，只能采取抽样检查的方法。 抽样应做到随机抽样，样品要具有代表性。 在初次审核（认证审核）时，部门和体系要求是不能抽样的。,二、QHSE管理体系内部审核概述,1、目的： （1）确定体系的充分性、适用性和有效性； （2）作为一种管理手段，及时发现QHSE管理中的问题，组织力量加以纠正或预防，确保体系的正确实施与保持； （3）在第二方、第三方审核前，发现问题加以纠正，为顺利通过外部审核做准备； （5）作为一种自我改进机制，使体系保持有效性，并能不断改进，不断完善。,（一）内审概述,2、审核范围 在明确审核目的后，审核组长与受审核方应确定审核范围。第一方审核（内审）的范围可视组织所建体系覆盖的产品、活动、服务而定，并可有一定的灵活性。但原则上应包括体系所覆盖的所有部门、活动和服务，当然在编制内审计划时可以在特定的时期，在产品、活动和服务中确定一定的范围。,3、审核准则 （1）GB/T190012000 GB/T28001-2001和GB/T240011996 标准，必要时可参考SY/T62761997标准。 （2）组织的QHSE管理手册、程序文件及其它相关文件。 （3）适用于组织的有关法律、法规和其他要求。,4、内部审核的特点： （1）根本的目的在于发现问题并致力于改进。 （2）是一项需经常开展的管理活动，重在有效性审核。 （3）是一项正式的活动。 （4）必须得到管理者的支持。 （5）依据客观证据，不因情绪或偏见而左右事实。 （6）开展内部审核的难度表现在： 都是同事甚至领导，难以产生权威效应； 高层管理者等人的支持往往因人事或环境的因素打折扣； 审核结果涉及员工或集体的荣誉和利益，可能发生争执； 有水平、有能力、懂得管理、技术高而又有充裕时间的内审队伍难以建立； 内审员难于持续跟踪纠正措施实施，验证和分析其有效性。,5、内部审核的时机和频次 内部QHSE管理体系审核，一般可以分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。 常规审核按预先编制的年计划（审核方案）进行，每年应覆盖所有部门（或要素），至少一次或不少于监督审核的次数。 在以下几种特殊情况下往往需要追加审核： 发生了严重的环境、安全、健康问题或相关方有严重抱怨； 组织的领导层、隶属关系、内部机构、承诺方针、目标、重大危害与影响因素、生产工艺有现场等有较大改变； 即将进行第二方、第三方审核； 获证后，证书即将到期又希望继续保护认证资格。,6、内部审核的一般顺序： （1）确定审核任务 （2）进行审核准备 （3）实施现场审核 （4）审核汇总分析 （5）编写审核报告 （6）纠正措施跟踪,（二）内部审核的策划,1、领导重视是关键 2、管理者代表要亲自抓 3、落实内部审核的职责 4、组建一支合格的内审队伍 5、有正规的内部审核程序,（三）内部审核的准备,1、编制内审计划,内部审核一般有分散滚动式审核和集中式审核两种，因此，审核计划也分为分散滚动式审核计划和集中式审核计划两种形式。 分散滚动式审核比较适合于企业QHSE管理体系的持续保持（获得认证以后的正式运行）期间。审核计划一般一年编制一次，逐月开展，但在一年以内应将所有的部门或要素至少覆盖一次，最好两次。对重点部门或要素的审核频次可适度增加。 集中式审核一般适应于企业管理体系的试运行阶段（也适用于正式运行阶段），类似于认证审核。就是在确定的时间内（一般为24天）一次性集中审核完成体系所覆盖的所有部门和要素。正式运行期间，一年内至少进行两次。,Q&HSE管理体系年度内审计划,2、组成审核组,在内审进行前，管理者代表指派审核组长，组成审核组。在选择审核组长和审核员时，应考虑以下因素： （1）资格： （2）业务范围： （3）经验与能力： （4）为受审核部门所接受：,3、收集并审阅有关文件,收集与受审核部门有关的程序文件，以标准、手册、合同及法律、法规为依据，审核程序文件的符合性，检查相关程序文件的接口是否明确、协调。审阅该部门重要的记录，如内外审审核报告，不合格报告，纠正措施实施记录。,4、编制检查表,检查表的格式可采用公司体系记录中的格式，包括： （1）受审核部门、审核时间、审核员。 （2）审核项目和要点：依据标准或文件，列出要审核的内容，主要解决“查什么”的问题。 （3）审核方法：列出审核的步骤和具体方法，主要解决“怎么查”的问题。 （4）审核记录。,检查表的作用,明确与审核目的有关的样本； 使审核程序规范化； 按检查表的要求进行调查研究可使审核目标始终保持明确； 保持审核进度； 作为审核记录存档。,检查表的设计 设计检查表时应注意以下几个要点：,对照标准和手册的要求； 选择典型的质量、环境和职业健康安全问题； 结合受审核部门的特点； 抽样应具有代表性； 时间要留有余地； 检查表应有可操作性； 按部门审核时，要包括所涉及的要素；按要素审核时，要包括所涉及的部门。,（四）内部审核的实施,1、召开一次简短的首次会议； （1）向受审核部门介绍审核组成员； （2）介绍审核范围、目的和计划，共同认可审核进度表； （3）简要介绍审核中采用的方法和程序； （4）在审核组和受审核部门之间建立正式联络渠道； （5）确认已具备审核组所需的资源与设备； （6）确认末次会议的日期和时间； （7）审查审核组工作开展中的现场安全条件和应急程序。 首次会议是由审核组长主持召开。内部审核的首次会议无论在内容和召开形式上都可适当简化。受审核方的领导、受审部门人员及陪同人员应参加首次会议。如领导不能亲自参加，必须指定代表参加。,（四）内部审核的实施,2、进行现场审核；,在现场审核中，一般要注意以下几点： （1）审核组长要控制审核的全过程。 （2）要科学地选择样本。 （3）充分利用检查表。 （4）当发现不符合时，应追根溯源。 （5）始终保护审核员应遵守的诫律。,3、确定不符合项并编写不符合报告；,Q&HSE管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发现。通常不符合项有以下几种情形： （1）体系性不符合：Q&HSE管理体系文件没有完全达到所采用标准的全部要求（允许的删减除外），即文件的规定不符合标准。 （2）实施性不符合：Q&HSE管理体系实施未按文件规定执行，即运行实施不符合文件规定。 （3）效果性不符合：体系运行结果未达到计划的目标、指标，即效果不符合所建立的目标。 （4）法规性不符合：体系运行的Q&HSE行为未达到QHSE法律、法规和其他要求的规定，即QHSE行为不符合法规要求。,严重不符合和一般（轻微）不符合: 根据审核结果与审核准则相偏离的严重程度，以及不采取措施带来的可能后果的严重性，可将不符合分为严重不符合和一般（轻微）不符合两类。,严重不合格：体系运行出现系统性、重复性失效，就其产品质量、环境绩效、职业健康安全绩效或体系运行结果而言是严重的问题。 一般不合格：偶然的、个别的、孤立的性质轻微的，对保证所审核区域的体系的有效性而言是次要的问题。,Q&HSE管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发现。通常不符合项有以下几种情形： （1）体系性不符合：Q&HSE管理体系文件没有完全达到所采用标准的全部要求（允许的删减除外），即文件的规定不符合标准。 （2）实施性不符合：Q&HSE管理体系实施未按文件规定执行，即运行实施不符合文件规定。 （3）效果性不符合：体系运行结果未达到计划的目标、指标，即效果不符合所建立的目标。 （4）法规性不符合：体系运行的Q&HSE行为未达到QHSE法律、法规和其他要求的规定，即QHSE行为不符合法规要求。,确定不符合项的原则,1、该细则细原则 2、由表及里原则 3、就近不就远原则 4、最贴近原则 5、慎判原则 6、最有效原则,编写不符合报告,编写不符合报告，是内审员必须掌握的基本技能。不合格报告至少包括以下主要内容： 受审核部门及负责人姓名； 审核员姓名； 审核准则； 审核日期； 不符合事实描述； 不符合性质判定； 受审核方确认； 不合格原因分析及纠正措施要求； 纠正措施完成情况及验证。,编写不符合报告应注意的问题:,对于一个审核员来说，写好不合格报告中的“不合格事实描述”、“不合格问题的性质”、“不合格违反的条款”和“不合格的类型”是最为关键的事： 不合格事实的描述应力求具体。 不合格问题的性质是要用一两句话点明此事哪一点（或哪几点）做得不对。比如：“没有书面的操作程序，造成质量波动”，“未经培训上岗操作，造成废品”。 违反标准或手册的条款要力求判断得比较确切。 不合格的类型要准确。,4、汇总分析审核结果，填写不合格项分布表；,有了若干份不符合报告，还不能在末次会议上对审核发表结论性意见，还应对审核的结果作一次汇总分析。汇总分析可以在末次会议前召开一次全体审核组成员会议上进行，以便对受审部门的健康、安全与环境管理工作做一次总体评价。 汇总分析可以考虑以下几个方面： （1）从发现的不符合项入手。 （2）从历史和趋势入手。 在这些汇总分析的基础上可以总结成整个体系的建立，实施上有哪些薄弱环节及其严重程度，从而得出整体性的结论性意见。,5、召开末次会议，宣布审核结果；,末次会议 的内容 （1）与会者签到。 （2）重申审核目的、审核范围和审核准则。 （3）总结。 （4）宣读不符合报告。 （5）说明抽样的局限性。 （6）澄清。 （7）纠正措施要求。 （8）领导表态。,6、编写审核报告；,编写审核报告应包括以下内容 审核目的和范围 审核组成员 受审核部门 审核日期 审核准则 审核综述及审核结论 不合格项分布情况 审核报告发放范围 审核组长签字批准 附件,7、纠正措施及其跟踪。,1）跟踪验证的含义 是审核活动的一部分，是审核的后续活动。 是对受审核方采取纠正措施进行评审。 验证纠正措施的有效性。 对验证情况进行记录。,2）跟踪验证内容 纠正措施计划是否按规定日期完成； 计划中的各项措施是否都已完成； 完成后的效果如何，是否有类似不合格发生； 实施情况是否有记录可查，记录是否按规定保存； 如引起文件更改是否按文件控制程序执行。,3）纠正措施及其跟踪的重要性 在内审中纠正措施具有特别重要的意义，内审的重点在于