试析信息化在费用报销中的运用.docx

试析信息化在费用报销中的运用 中图分类号：F830 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）09-000-01 下载 摘 要 现今的网上报销是基于Internet的财务报销流程之上产生的，在这流程下，企业旗下的员工可以在任何时间、地点提交财务报销申请，领导可以随时进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，就可以自动生成记账凭证，并通过网上银行进行支付结算。本文主要分析了传统手工报销的弊端，进而提出了网上报销实施的途径。 关键词 信息化 费用报销 运用 由于信息化的快速发展，商业模式在进行不断的创新，传统的费用填报已经跟不上现代社会的发展，因此传统手工报销的一些弊端也就逐渐显现出来。 一、传统手工报销的弊端 （一）传统费用报销的流程比较落伍 传统流程当中的费用报销，通常都是费用发生人进行贴票的处理工作，在贴票之后进行简单的汇总工作，之后在进行审批。针对这个环节，一般会出现的错误有： 1.单据提供财务信息不全面。譬如说原始的发票汇总，不能有效的按照原始发票的张数作为后续财务填制凭证的附件张数，此外还会出现原始发票汇总标准不一的现象。 2.单据的后续成本管理与成本分析提供的信息不充分，主要表现的形式有，费用发生时，不能获取和他相关联的信息。 3.费用填报的整个过程没有提供有效的流程审批依据。也就是费用的报销填报缺少必要的责任中心信息。责任信息不明确的原因主要是传统意义上的责任中心是费用的发生人上，但是在实际的情况当中非常容易出现价差现象。在这种情况之下，很难得出准确的判断信息。 （二）预算控制流于形式不能得到有效的落实 传统的费用报销的费用预算主要是采用人工计算的方式，人工计算的方式难免会出现计算上的失误，而且财务人员在进行手工记录报销台账后，还需要和财务系统的有关数据信息进行具体的统计，并且手工的方式进行费用报销的核对，看是否超出预算。在完成这一系列的工作后，无形当中就耗去了大量的时间，还很难落实目标。与此同时，因为都是采用人工方式进行信息的录入，所有的数据信息都是纸质材料，这样就无法进行信息的有效查询和回收利用，还会出现数据信息的丢失情况，因此传统的手工费用报销很容易流于形式化。 传统手工费用报销难以控制，主要是因为，采用手工记录的方式所以在流程的办理上，不能形成信息化的操作，此外在流程的班里中很容易出现人为意愿的随意更改，就导致手工费用报销的方式，与流程不对应的现象出现。又因为是传统的人工报销方式，所以也会出现越权审批、模仿签字、夸大金额的事情发生，造成费用报销金额出现大量的偏差，从而导致内部控制的落实艰难的情况出现。 二、网上报销的实施途径 （一）网上报销系统的构建和流程 网络报销系统的构建首先就是需要借助于现今的计算机网络技术，将报销的流程数据库，进行网络信息化的处理，并进行严格的控制管理，包括机构管理、单据管理、用户管理等操作，其主要目的就是构建系统化的操作流程，促使网络报销形成一个固定流程化的操作。 网络报销的流程分为五个步骤，分别是单据的整理、系统的录入、网上审批、财务处理和网上支付，采用这样流程化的网络报销方式主要就是杜绝传统手工报销中的不规范问题，并且将人为意愿的报销单据的更改扼杀在萌芽中，也是促进网络报销方式的快捷化发展，也偏于提高企业财务管理的工作效率。 （二）网络报销数据信息的检测和流程管理监督 网络报销的具体实施，除了借助于先进的网络计算机技术、网络系统流程的构建以外，还应该注重现代网络费用报销信息数据的检测工作，并对费用报销的数据信息，进行有序的管理和数据整理和循环利用，采用先进的计算机技术，保证数据运算的准确性和高效性，减少工作人员的数据整理时间，也是优化企业的管理发展。 网络报销的实施重点就是一切流程的合理有效性，也就是需要促进流程化的合理发展，在现今社会很多人都在费用报销上作假，为了自己的一己之力。因此，要加强流程化的监督管理，采用人工和网络设备的双重管理模式，共同的对网络报销的科学合理化进行监督，落实网络费用报销。 （三）网络报销系统实施的注意事项 首先，在网络系统的费用报销上，应该先注重费用单据的设置和管理，对费用的单据进行分类处理，但是在费用类别的处理上不能过于细化，那样只会加大工作人员的工作量，并使费用报销由于类别过多，出现管理工作混乱的局面出现。 其次，就是对审批人员的管理上，需要进行严格的监督，网络费用报销的落实牵扯到公司和个人，双方面的经济效益，所以审批人员要对自身的审批工作养成流程化的工作模式。每天及时的登陆系统进行费用单据的审批工作，并且在审批的过程中，派专门人员进行审批工作的监督管理，避免出现审批错误或是单据处理过期的情况发生。 三、结语 综上所述，通过对信息化在费用报销中的运用，可以得知，随着现代科技的发展，传统的手工报销的弊端已经逐步的显现出来，手工的数据处理早应该被现代化的计算机技术所取代，并且在费用报销的流程管理上，要逐步的落实好固定化的管理流程模式，杜绝人为的修改现象。因为，信息化在费用报销中也才逐渐的运用，因此在审批单据、审批人员和财务人员上，要加强对它们的监督管理，从而促进信息化的费用报销的长久使用，也是促进企业长久、稳定发展。 参考文献： 罗向明.浅析信息化在费用