关于办公自动化系统设计应用的分析.docx

关于办公自动化系统设计应用的分析 摘要：随着我国经济的飞速发展，各个省市的工业化 进程逐步加快，工厂的数量也大幅度提高，由此电力的需 求量迅速增大，这就要求供电公司能够提高工作效率，把 握工作进度，为了解决这一问题，办公自动化系统涉足到 供电公司的日常工作中，为供电公司的工作提供强有力的 帮助。 关键词：供电公司，办公自动化系统设计，应用分析 引言：21 世纪是信息化的时代，在信息高速发展的今 天，广泛的互联网技术已经不仅仅应用于 IT 行业，而深入 到日常生活中的各行各业，同时在行业间的交流也起到至 关重要的作用。作为供电公司，肩负着整个城市的电力供 应，不仅要充分调研各个地方的用电量，还要对各个地段 的用电峰值有准确的把握。而这些如果只依靠人力的话， 会浪费大量的人力资源而且要求极高的经费。 因此办公自动化系统应运而生，如果供电公司协同办 公自动化系统，就会大大降低工作需要的人力物力，减少 劳动时间，提高工作效率，从根本上提高公司的运营能力。 1、办公自动化系统的设计由于供电公司每日的工作量相对 较大，而且处理的数据繁杂，因此供电公司采用的系统为 IE 浏览器与 Lotus Domino 的组合形式，Lotus Domino 的 工作流技术较为成熟，而且操作方便，对于复杂的数据库 可以进行有效的整合和梳理。公司的用户在平时工作中， 可以用 IE 浏览器对 WEB 网页进行浏览，浏览器的操作页面 也非常方便用户进行信息的提取。而此系统共分为两部分， 第一部分为用户操作界面，在使用之初，使用者可以通过 管理员的帮助注册属于自己的用户，并由管理员给予用户 权限，通过这样的步骤之后，用户就可以使用操作界面了。 同时与传统的服务器系统不同的是，该系统的客户端 不储存任何数据和程序，使用者可以通过客户端直接访问 数据，这样的系统运行方式大大降低了维护系统所需的成 本，同时也降低了不必要的维护时间。系统的第二层是管 理员操作界面，使用该系统的供电公司在是使用之初会设 定相应的管理员，便于对系统的维护与规范基本的操作流 程。一般情况下，由于系统并不储存数据和程序，因此系 统的安全性较强，并不需要太多的精力进行管理和维护。2.办 公自动化系统的技术要求针对供电公司部门工作性质的特 殊性，因此对于系统的要求相对也比较严格。一方面要求 系统必须完整，无漏洞。在供电公司正常运营中，有高端 的决策层，有中端的管理层，还有低端的操作层，这就要 求系统能够针对不同的层面有不同功能性。能够完全涵盖 公司工作的各个方面，方便各个阶层进行有效管理和实施 计划，由此成为工作人员的有效的工具。另一方面，由于 供电公司在平时工作中要处理大量枯燥的数据，这就要求 系统要具有较强的操作性能，同时还要能够直观的表达一 系列数据的特点。从而起到对工作人员的指引作用，节省 工作时间，提高工作效率。3.系统的功能设计对于庞大而 复杂的供电公司来说，它的系统构成也同样复杂，其中包 括公司人员都可以浏览的公司主页，针对不同部门的个人 事务，公司高层的公文管理，事务员需要办理的日常事务， 管理员负责的资源管理，保密级别较高的档案管理，同时 还有必要的系统维护管理等等。 在此不能对于系统功能的各个方面均做一一介绍，只 针对要求较高的公文管理以及比较普遍实用的个人事务做 简单的说明。公文管理是整个办公自动化系统的核心，同 时也是公司高层使用该系统的主要原因。在运用时，系统 可以通过客户端自动进行收文，并提示高层对其进行办理， 在审批的过程中，高层可以自定义工作流程，并要求系统 自动跟踪批办公文的具体流程并做详细的记录进行反馈。 在办理过程中，系统可以实现方便灵活的查阅相关文件内 容，并提供相关人员的信息交流平台，有效的节省了办理 公文程序。个人事务的应用范围比较广，而且针对不同的 工作人员，个人事务的内容也不尽相同。但是大体上总共 包含以下几项内容，待办事项，已办理事项，个人工作安 排，密码管理，公司公告。在每天的休息时间，系统会自 动更新公司的相关公告以及不同人的待办事项。每个人也 可以在早上的时候通过浏览个人事务来了解自己需要办理 的事项以及公司未来的规划，从而减少因为传达事项所浪 费的不必要时间。 4.系统数据库的设计由于供电部门在平 时的工作中要面对大量的数据并要对其进行分析，所以系 统的数据库必须符合这种复杂非结构化数据存储的功能的 特点。该系统所有的功能都必须围绕数据库的处理进行运 作，通常情况的工作流程大致如下，首先由技术部门的工 作人员按照供电公司的部门结构组成对系统进行分层，其 中包括文件夹，基本操作，数据分析，表单等等，然后工 作人员根据自己的职位在已经规划的系统进行选择操作使 用。对于公司高层，一般只涉及到对于下属文件的签字和 盖章，这些工作在系统中一般很难进行处理，虽然系统也 准备了例如相应的文本文件，链接相应网页或者多媒体的 信息等，但是这种特殊非结构化的数据一般就只能通过系 统存储在系统文档中。而对于数据库来说，不仅仅要处理 工作人员上传的数据，同时还要对数据库已存的数据进行 相应的整理，从而方便工作人员在以后的工作中对其进行 搜索和索引。 这就要求在系统内要有完备的全文搜索引擎。一般情 况下用户只需要登录 IE 浏览器并直接在客户端就可以运用 搜索引擎来提取所需要的文档数据资料，同时系统还会根 据上传数据的时间先后顺序进行分门别类，以便节省用户 的搜索时间。对于日积月累的上传的数据，建立庞大的数 据库是必然的。而且由于数据的种类众多，除了对于各个 层面的工作人员进行检索数据，同时还要针对个别数据操 作较为繁重的工作人员建立专门的邮件数据库。这种数据 库要根据不同人的不同需要而分为不同的容量，不同的安 全级别。用户的个人邮件数据库会存放在服务器的固定位 置，而且不会轻易变动位置，这样就方便了用户在使用时 可以直接通过登录自己的用户名对自己的数据库进行调取。 当然，如果是需要共享的数据，可以通过客户端进行数据 共享。5.系统的安全性供电公司的一些情况属于国家机密， 不能轻易渗透，因此系统的安全性要求也十分严格。 通过管理员定期对系统的安全检查以及对工作人员的 授权访问限制，是完全可以建立系统的保密性，严格科学 的保密措施，权限的有效设立是实现系统安全性的基础保 障。公司要通过定期与不定期的安全检查，保证系统的安 全性，阻止无关人员的非法访问，保证系统安全健康运行。 结语供电公司在运行过程当中应用现代化手段进行办理日 常业务，不仅大大缩减了劳动时间，而且能够对繁琐的数 据进行系统的整理以及相应的分析，在系统能够正常运行 的情况下，公司还会扩大规模，对其下属公司也将实行办 公自动化系统的运营方式，届时上下级就可以通过网络的 交流处理各种突发情况，并第一时间了解相应的工作进展， 全面掌握各地各个部门的实际情况，从而使供电公司真正 成为一个集体健康快速发展。 参考文献 冯辉萍. 谈谈企业办公自动化系统的安全与 保密. 科技信息, XX,(01) 褚永飞. 办公自动化系统设计 与实现.