医院物资管理规定

医院材料物资管理规定 为规范医院的库存管理、保证库存物资不流失不浪费，减少积压，控制成本，提高周转及材料物资 的利用率。根据医院财务管理制度规定，结合医院实情，特制订本规定。 一、材料物资定义 1、材料物资分类： （1）医用材料物资：一次性卫生材料、试剂用品、医用低值易耗品、固定资产、特殊医用材料（高值 材料）、美容材料。 （2）后勤材料物资：办公用品、生活用品、食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布 料用品、印刷品 、食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产、回收品。 2、名称解释： （1）医用材料物资，指医疗用直接或间接用于病人材料物资，包括一次性卫生材料、试剂用品、医用 低值易耗品、固定资产、特殊医用材料（高值材料）、美容材料。 一次性卫生材料：指一次使用并要按规定进行销毁的材料，一般都有严格的消毒与使用规定。 试剂用品：指用于检验的各类实际，以及围绕检验，用来承载各类生物标本的一次消耗的材料。如 各类化验试剂、各类采血管、采血针等。 医用低值易耗品：指医疗用的各类价格较低，但能反复使用，损坏后实物形态基本不发生改变的物 品。包括各类手术刀、剪等器械，各类器皿、工具等。 固定资产：指临床、护理及医技等辅助部门使用的，价值在 500 元以上，使用期限在一年以上的设 备、设施等。 特殊医用材料：指植入人体的，价值很高的各类材料，包括假牙、假体、钢板等。 美容材料：指专门为美容整形所用的材料，包括化妆品、矫正用的材料等。 （2）后勤材料物资：有别于医用材料的物资，指直接由员工使用的办公、生活用品，围绕行政后勤 使用的各类其他物资，包括食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布料用品、印刷品 、 食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产。 3、编码规则： （1）医院材料物资 一次性卫生材料 021 医用低值易耗品 022 医用固定资产 026 化验试剂及用品 016 医用美容材料 034 母婴用品 017 （2）后勤材料物资 办公用品 012 办公用低值易耗品 011 布料用品 013 后勤用固定资产 014 广告用品 015 2 生活用品 018 食品饮料 019 维修材料 020 赠送用品 027 装修材料 028 五金材料 029 书籍类 030 食堂用品 031 回收品 032 二、库房的分类与管理。 （一）、库房的分类： 一级库房医用物资库、后勤物资库、药库； 二级库房药房、供应室； 三级库房，各科室小药房。 1、后勤材料物资库，分别为办公用品库、生活用品库、食堂饮料库、印刷品库，布料用品库、五金 维修品库、赠送用品库、食堂用品库、回收库。后勤物资库不再设二级库房。 2、医用物资库，分别为卫生材料、试剂库。卫生材料的三级库房为科室小库房，由本科室护士长管 理。医院暂不设二级库。 3、药库，归药剂科管理，业务与药房合并。药品的二级库房为门诊药房和住院药房，药品的发放全 部由二级库房发放，确保药品的使用安全。 （二）、仓库的管理。 1、验收入库管理 （1）、所有物资均应当天验收入库，不得拖延。验收入库时，须由采购部门和库房管理人员同时验收， 采购部门负责物资的质量、规格和型号等质量指标，库房管理人员应检查物资是否“三证”齐全，清单、 发票、数量是否正确，品种、数量以实物为主。所有货物必须到现场验收，遵循先验收后入库的原则， 验收后双方在送货清单上签字确认。 （2）、验收后填制包括供应商名称（全称）、收货日期、货物名称（商品名）、数量和质量等内容的 “入库单”，由采购部门验收人和库房管理人员共同在入库单上签字确认，最后由会计审签。入库单后 附送货清单、发票或收据。 “白色联”做仓库存根联，留存备查；“黄色联”及发票、收据交采购部作为申请付款、报销的依据。 “红色联”及送货清单月末随报表一并交财务部。 与采购交接单据时应做好登记，双方签字确认，以免丢失。 （3）、入库时应仔细核对供应商名、商品的名称、商品名、规格、价格是否与采购单、送货清单是否 一致，并比对上次进货价格。价格明显过高的要及时与采购部沟通，查明原因后方可入库。 （4）、对无清单，或清单内容不健全的（如没有规格、商品名、有效期等），应将货物退还采购部， 由采购补充清单后再入库 3 （5）、对于不符合采购要求的，如规格不符、质量明显缺陷、数量超过采购量的，以及发现系错误采 购等原因需要退货的，仓库部门应及时与采购部门沟通，采购部门应及时与供应商联系退货，避免损失。 （6）、因验收不仔细，造成规格不符、质量问题、数量超量、采购错误，以及无用途商品的，造成损 失的，由由采购部、仓库双方具体验收人承担损失。 （7）、对临床急需的物品，应立即验收入库后，立即出库，并即可电话通知科室领取，或配送至科室， 不得延误，更不得不入库直接送入科室。 （8）、月末应分类统计当月入库汇总表报，由仓储部门负责人签字后，并附上当月所有入库单，入库 单金额应与报表相符，交财务科。 2、出库的管理 （1）、仓储部门只有经授权批准的人方能进入。对所有入库物资的接触应严格地限制在指定工作人员 之间。 （2）、材料物资出库，实行定额配送与计划领用两种方式。 A、定额配送 名词解释：指材料物品定期消耗量具有较强的规律性，而且在业务量相同的情况下，消耗量变化很小 的材料。再按一定规则计算出来后，在规定时间配送规定数量的配送方式。包括：一次性卫生材料、不 可回收的其他材料物资等。 定额配送方式 、核定量的计算，前三个月耗用量总和除以 90 天，计算出日消耗量，作为核定配送量。 、定额配送品种的确定：一次性消耗，消耗量具备较强规律性，在业务量相同的情况下，消耗量变化 很小，且每周都会消耗使用的，纳入定额配送范围。 、定额配送周期，以一个星期作为周期配送。 、科室库存基数的计算，库存基数 = 盘点日至周天的天数日定额量 当前库存量 。即在配送前， 盘点科室小仓库，补充消耗至周日的完整定量。 、配送时间：每周五进行配送。因每科室小库消耗量为周一至周天，周五配送，科室小库存余两天的 用量，可以防止周六、周天业务量增加而断货。 、配送方式，仓库每周五前根据定额单进行配料，分别以不同科室设立周转箱，周五配送至科室，由 科室在领料单上签名。 、配送范围：各临床科室、医技部门、护理部门，以及其他一线部门。行政、后勤部门不再实行配送， 由科室做好领用计划，至仓库领取。 4 定额配送的管理 、仓库部门要跟踪定额数据的准确额性，定期对数据进行修正。 、每月 25 日应对科室小仓库进行清点，发现所存物资材料超过一周用量的要收回，做退库处理。 、因业务发生变化，定额不足、或新增品种的的要及时补充。 、仓库部门每月应针对实际发生数量与定额数量的偏差进行分析，超定额的找出原因，是否存在浪费。 、超定额，且无必要原因的，超出部分从科室奖金中扣除。 B、计划领用 名词解释：指材料物资消耗量存在不确定性，与工作量大小不存在较强的关系，在相同的情况下耗用 量不一定相同的材料。这类物质需要科室通过实际情况进行请领。包括：各类低值易耗品，以及可以回 收的物品等。 计划领用的方式 、计划领用量的计算：除定额配送之外的物资材料，科室一般以一个星期的耗用量作为计划领用量。 、计划领用品种的确定：除定额配送之外的物资材料。 、领用时间：每周二，由科室至仓库领取，必要时可由仓库配送。情况特别紧急的可不受时间限制。 、领取方式：以旧换新的方式领取，凡属于可回收的材料物资，须持旧件领新品。无理由不以旧换新， 否则视为短少由科室照价承担损失。领用单须经本部门负责人签名方可。 计划领用的管理 、领用单须所在部门负责人签名。 、凡属以旧换新范畴的物品，须用旧的换取新的领用。不能提交旧件的，按原价格从科室奖金或个人 绩效中扣除。 、除特别紧急的，直接造成工作不能开展的，其他不按规定时间领用的，一律不给领用和配送。 、因计划领用数量不当，造成浪费的，经查实确认的，从科室奖金、或个人绩效中扣除。 （3） 、工服管理。 、新入职员工办理入职后，凭人事部出具的凭据，可以领用工衣及鞋子。 、员工离职前须奖工衣退还仓库，并由仓库在离职单上签名，财务部门才能结算工资。 、员工工衣发放标准：夏装 2 件/人、冬装 2 件/ 人，护士鞋 2 双/人，每三年更新一次，更换时以旧换新， 没有旧件的按原值赔偿。 、仓库应建立工衣领用登记表，记录领用时间、 数量、新旧程度、更换时间、数量，以及归还情况。 5 （4）、仓储部门应仔细检查“物资领用单”中申请领用物资部门的负责人和职能部门领导签字批准后， 方能发放各类物资。物资发放后，应要求领用人签名。 (5)、严格遵循先进选出的原则。 （6）、月末仓储部门通过仓库管理系统生成当月出库报表，当月实际“物资出库单”或“物资领用单” 总金额应与报表相符，由仓储部门负责人签字后，交财务科审核。 3、库房管理 （1）、经验收合格的物资，库房员应及时按分类类别放入库房或货架。根据库存物资的性质和用途， 分门别类合理安排存放，确保安全，做到防潮、防盗、防震、防变质、防毁损。 （2）、严格按照 7S 进行管理，即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约。每天下班前 1 小时 要对物品进行整理、对库房进行清扫，进行安全检查、以及存储环境检查。 （3）、设立固定的废品回收区，定期进行报废处理。 （4）、未验收入库的物品一律不得进入仓库铁门范围内。 （5）、严格管控物品的存量、有效期。杜绝积压、防止断档，以及物品失效。应充分利用计算机系统 做最低库存、最高库存、以及有效期的管理，提高仓库管理效率，提高仓库周转次数。 （6）、始终保持账物相符，确保系统数据的真实与准确。 (7)、加强旧物的利用，尤其回收的低值易耗品、家具用具、固定资产的再利用，努力降低消耗成本。 (8)、办公室、过道等非库房内，一律不得堆放已经验收入库的物品，或科室退回的物品。 4、盘点管理 （1）、每月最后一天（遇节假日提前至节假日前一天）组织库房相关人员和财务人员对所有材料物 资库进行盘点。 （2）、由财务科从库房管理系统中打印出库存物资盘点表，与库房管理人员对当月库存物资进行实 地盘点，财务人员负责监盘。盘点后，由库房管理人员和财务人员在原件上共同签字确认，再录入盘点 系统，审核后打印盘点表，生成损益单，报主财务主任审核。 （3）、盘点损溢比例，按金额不得超过 2%，按数量不得超过 3%。超过按核定标准的，查清原因，属 人为原因造成损失的，要落实责任人。并出具“盘点报告书”，由库房管理人员、财务监盘人员、主管 部门负责人签字。 6 （4）、对非正常物资损溢，在 3%以上的须财务负责人签字批准方可进行帐务处理，对损溢比例在 4% 以上的须总经理签字批准方可进行帐务处理。 （5）、报废物品的处理，报废物品通过系统进行报废，打出报废单，仓库负责人签字，会计核实后交 财务负责人签字入账。如属于人为管理不当造成报废的，由相关责任人存担损失。 三、采购计划管理 （一）、采购计划的分类 1、按类型分类： （1）医疗物资类：一次性卫生材料 、 医用低值易耗品、医用固定资产、化验试剂及用品 、 医用美 容材料、 母婴用品。 （2）后勤材料物资 办公用品、布料用品 、后勤用固定资产、 广告用品、生活用品（包括食品、食堂用品）、维修材料 （包括五金、装修材料）、 赠送用品 2、按业务分类 （1）正常周转业务用采购计划，指医院正常业务，经常所需的材料物资，由仓库直接根据实际消耗量制 定采购计划。 （2）新增业务采购计划，指医院或科室新增的业务，需要购进新的材料物资，并且仓库以前没有购入过 该类物品的。新增材料的，由科室填写“采购申请单”报部门负责人签字，金额在 1000 元以上的，报财 务审批，总经理签字后，交仓库编制采购计划； 新增固定资产的，应填写固定资产申购单，并对该固定资产效益进行分析，由部门负责人签字，报财 务审核，最终由总经理签字后，交仓库编制采购计划。 仓库在编制计划时，发现仓库有替代品的，应及时与申请科室沟通取消该物品。 （3）应急性临时采购，因情况特殊，或仓库不予备库的物资，可以实行应急性临时采购，由仓库通知采 购部临时采购，再集中制定临时采购计划单。即先购买再申报，但应严格控制该类业务发生，减少临时 采购频率。 （二）、采购计划的制定 1、正常业务采购计划的制定，采购周期为每月 2 次，个别批量定制的可适当加大采购量，但要结合仓储 条件制定。仓库日常最低备库量为 10 天。按以下公式进行制定采购： 某类物品计划采购量 = （采购用量天数 + 最低备库天数）日均消耗量 当前库存 某类物品最低备库量 = 日均消耗量 安全用 量天数 7 说明：采购用量天数，指所要采购物品将来可以耗用多少天。 安全用量天数：也叫最低库存量，指发起采购计划开始，至货物到库日止，仓库库存量足以满足 医院各科室的耗用，称之为安全用量。 2、新增业务采购计划，按申购量制定新增业务采购计划。 3、临时性采购计划，先口头申请采购部采购，再按到货后入库单申报临时性采购计划。 4、仓库制定采购计划，无论正常业务、新增业务、或临时急用，必须仔细核对仓库现有品种、数量、及 其性能，坚决杜绝重复采购造成的浪费。重复采购，并不能退货的，一经查实，相关责任人应承担损失。 5、采购计划应提前三天制定。 （三）、采购计划的审批 1、仓库负责人制定采购计划并签名后，交采购部核实并填写报价负责人签名，报财务部负责人审核后， 最后由总经理审批后，方可实施采购。 2、各审批部门应尽职尽责的审核，如因审核不力造成损失的，由相关责任人存担损失。 四、票据、资料的管理 (一)、定义 1、票据，本处所指票据包括所有送货清单、发票、收据、出入库单、领料单、申购单等一起以数量、 金额进行计量的，统称票据。 2、资料，指包括“三证”、保修卡、使用说明书