三年展会经历总结

三年展会经历总结 展会是出口企业开拓市场的一项重要投入，而不同类型的展会有不同的特点， 需要有选择地参加并有针对地准备。今天我们向大家推荐一篇很好的展会总结， 相信外贸同行的经验能从中获得一些启发： 我从 2004 年 10 月开始了我第一次展会经历，我们公司是个小公司，但是老板 比较愿意在展会上投资，因为面对面与客人交流，机会要多了很多。我们基本 上一年参加两个展会，一个国内展（上海），一个国外展（德国法兰克福）， 其实美国也有的，但是我们的签证一直被拒绝，所以被拦在了门外，美国这个 市场是非常重要的一个市场，我想对大多数行业的人来说都是，所以，挺遗憾 的。 先说说我对展位的看法，我们是小行业，所以我们没有选择广交会那么大的展 会，而是选择了专业性比较强的展会，一年在世界各地有不同的展会，如何正 确选择适合自己的展会了，除了自己去网络上了解一些信息外，其实最好的信 息来源是你的业内的竞争对手。那些做了十多年每年都参展的大公司，在这方 面应该是比较有经验的，所以他们去哪个展会有很高的参考价值。 在我们这个行业里，我感觉上海的展会 10 月主要是国外客人来采购的，这是个 很重要的展会，为什么这么说呢，因为大部分的客人都是在这个时候来准备明 年的新产品销售计划，如果你能够很好的把握这个机会的话，你就有可能获得 明年和他们合作的机会。对于那种大公司来说尤其如此，如果你错过了这个时 候，你的产品如果不是太突出的话，即使他们想和你合作也要等到明年。因为 大部分的客人都是在这个展会上开发新的样品，然后再做明年的新目录。上海 展基本上自己摆展的国外客人不多，但是也有一些，他们的目的主要也是想在 中国销售自己的品牌，宣传。 至于德国法兰克福的展会，那时国际性的，基本上所有的好客户都会出现，有 自己的展台。当然他们参展的目的是为了招待他们自己的客人。不过他们也会 分出一小部分人在不同的展馆转，看看产品的变化，新的竞争对手等等。 国内展和国外展的侧重点应该有所不一样，比如说，国内展要多花力量在展位 上，而国外展要多花时间在客人的展台上。主动出击。 个人还是觉得展会是最好的与客人接触和认识的机会。但是机会再好，如果不 策划好，效果也是不会好，也就是拉不到客户。我是到今年才真正明白这个到 底，并付诸行动。我们公司以前也是每年都参展，和很多人一样，没接到多少 订单，但是今年我们改变了以往的做法，非常有计划和步骤地去做，没想到分 析了几年的东西就出来了。有些事情如果想不出为什么就不要想太多，而是多 去尝试，只要不断地变换方式去尝试的话，总有成功的时候，只是走了一些弯 路，但是对于一个没有经验的人来说，能做的也只有这样。因为别人是不可能 会为你点破这些东西的。 要把展会搞好，分三步骤，第一步：展会前的准备；第二步：展会上的执行； 第三步：展会后的跟踪。如果这三步每个环节都做好了的话，没有客人是不可 能的， 下面就和大家分享一下我的这三步是如何进行的。 第一步：展会前的准备 1、申请展位 国内展的话，因为好沟通就不用说太多，这里还是说国外展的一些程序吧 A 首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要参加的展会，仔细看需要哪 些文件申请等 B 报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一个平 方，两面开口多少钱一个平方。我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价 格的，报的都是光地，至于你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专 门订这些东西的页面上进行的。 一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定 日期前下定单的话，会有一定的折扣可以节省点钱 C 选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般是他 们给你什么位置你就是什么位置，这个时候你可以在这个国家的客人帮你订， 这样的话拿到的位置肯定比你的好 D 展位位置确认，一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置 E 展台发票， 一般要尽快让展览公司传给你，并告知你发票号，有发票号才 能去申请邀请函 F 邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展 览公司的中国办事处申请，则同时需要提供中文）、性别、护照号码或者身份 证号码，出生年月日，颁发护照的地区，护照签发日期，护照截止日期，签证 日期，职位等，现在大多的申请都是在网上进行，所以很方便如果是中国办事 处处理发邀请函的话，一般两天就可以到手上，国外也大概是一周 在网上申 请后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查询进度。 如果申请人 超过了认输限定，一般 18 平方限定是 4 个人免费申请，如果再增加的话，就要 交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份。观众的身份和观众的身份，不 同的是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不 能。额外的人申请的费用要尽快支付，支付款以后他们才给办理，一般是收到 款两天内就给你办理完。 邀请涵早点到手更好，万一错了可以有时间改，而 且可以提前一点申请签证。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了。今年我就 差点犯了这个错误，因为邀请函到得太晚了，正好那个时候德国使馆申请的人 很多，差点就赶不上 G 展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在开 展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法汇外汇的，可以让当地的客人帮 你们垫付，从货款中扣除，这样比较方便。或者你们也可以联系把样品到时候 卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好，一个是加强了你和客户之间的合作， 关系又更进了一层。二是提前处理了你的样品，也就不用在展会上头疼卖不完 展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不好，好象摆 地摊的感觉，有损公司的形象。我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三 类，第一类是不能卖的，是少数，我们自己带回来，第二类是可以卖给客人的， 把清单给客户，最后那天下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确 认，还有写上日期。第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先 去那些客人展台上和客人打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数 量 H 电力申请，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的话， 收费是很贵的 I 确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门的卡， 还有布展和撤展卡。这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有这个卡， 展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐 2 等仓的卡，所以不要坐到 1 等仓了 2、邀请函： A 告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户 都约到你的展位上，只要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。对于 那些在你们这里订单量不是很大的客户，最好的方法就是多介绍品种给他做， 这样订单量也就自然上去了 B 给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能 附上你们的装修图给客户，这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话， 客人一下就转晕了，有些展位没有写展位好是比较难找的，如果有装修图的话， 就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地方，这样对客 人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因为大 多数自己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善 C 注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容 要谈的客户，而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时 D 约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互 相是竞争对手的，千万不要约的时间很近，这样职能对自己没有好处。大客人 通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会要求公司进行产品的市场保护。所 以要小心，千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客户 E 以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者是酒 店号码，这样的话即使他没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他 F 关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最 前面，因为万一他没来的话，你可以打电话给他，不至于束手无策 3、展台装修： A 装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要 B 但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而 降低产品质感，所以要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产品， 灯光一定要够亮，但是又不能太热，如果太热的话，一个可能会破坏产品，另 外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判 C 有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个 D 展台上的公司品牌的 LOGO 一定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的 公司查询，要确定没有被其他国家公司注册，否则你如果在国际性的展会上这 样做的话，就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很严。不 过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警告你的 第一次就把牌子摘下来就不会有事了 E 地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐脏的。 F 所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。 G 隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则坐里面会熏得很，受 不了，客人比较注意这些。 4、样品的准备： A 样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话） 从出货开始，这样就不会很赶 B 关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场 的优先权，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不过指 定的运输商一般都很贵 C 如果你在那有合作得好的客人的话，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送 过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商， 以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么 D 所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的 话可以及时替补 E 样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考 F 样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信 你的大货能做好 G 每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展 会的时候方便拆箱 5、机票、保险 提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都会 要用的 要反复和卖机票点确认是否有位置，最好提前 2 个半小时到机场，如果是国际 航班，以免有一些突发情况处理不了。我们上次有 5 个人去，但是其中有两个 人的位置卖票点忘记最后的确认了，还好我们去得早，让他们赶紧联系航空公 司这边，还好只是有惊无险。如果去得不是早的话，这次有两个人要漏飞机了。 还有如果转机的话，一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的，有个客 户就是出了这个问题，不是同一家航空公司的，广州出发，在北京转机到法国， 但是从广州出发的票和在北京转机的票不是同一家航空公司的票，而且转机的 时间只有 2 小时，这样的话，他要到了北京以后先去拿行李然后再转，但是这 样的话即使是飞机十分准点，还是赶不上飞机的。为了避免麻烦，要注意。 另外，换登机牌的时候也要注意，我有一次在德国 FRANKFURT 机场的时候，因 为我们一起 8 个人，可能中国人的名字对他们来说有点难，把那办理登机牌的 小姐的头都搞晕了，结果他给的登机牌和我们飞机的航班号不是一样的，我们 是要到广州，但是她确办了上海的，而且行李已经送过去了。我们当时并没有 发现，在免税店买东西，还没过安检，因为时间很早，但是后来我还是再看了 一下登机牌差点晕倒，航班号全错，幸好时间还早，要不然就惨了，也是有惊 无险，后来我每一次都很小心。人总是在不断的吃亏和教训中成长的吧。 6、展会上人员和时间的布置 无论什么时候，工作都要系统且有条理，但是很惭愧我一直都是一个很没有条 理的人，很多时候下决心想改，一两天还可以，但是却没有坚持下来。哎，人 为什么学好那么难，学坏却那么容易都不用教。 A 到老客人展台上去拜访的业务员 这个工作，需要对业务和客户十分了解，最好让跟这个客户的人去，但是如果 人员有限的话，一定要请一个思路清晰、冷静而且很礼貌的业务员去，去之前 先把要客人谈的重点纪录下来，去的时候带上这个谈话内容，一点一点和客人 说。引导客人的思维。（这里要说，有时候很多客人本身不是很有条理，而且 有时候展会现场一混乱就更没有条理了，这时候你要引导他跟着你的思维走， 如果跟着他的思维的话，可能谈一上午都不会谈到重要内容，这点在展会中会 说到）做好每一个老客人非常重要，开发新客人实在太耗费精力和时间了，过 程过于漫长，一句老话，珍惜眼前人。 B 上不认识的客人的展会上推销的业务员 这一个人员很重要，他所去的目标都是大公司，所以比第一点比 A 类的业务要 求要高。但是只要抓住几个重要的特点其实工作也并不是很困难，关键是要把 适合的人员培植在适合的地方，最大发挥所长。 这个人首先必须是很有激情的一个人，而且自信，很善于微笑的一个人。我觉 得那种年龄稍微小点，刚毕业不久，在公司做了一段时间，也懂公司的产品的 人比较适合。因为他们通常都没什么很大的担心。在展会上可能会被客人一次 又一次的拒绝，所以你要培训他的心理承受能力。告诉他一些调整心态的办法。 基本上就差不多了。当然，有一些客人情景式的回答是必须先草拟好并背诵的。 包括一些突发问答都要事先想到。 老客户的保持虽然很重要，但是这一步工作是关系到新的客户，所以必须同样 重视，因为这是很有目的的推销。 C 展台上留守人员的安排 其实一个展会，我建议全部用自己的业务员或者是翻译，费用当然高很多，但 是绝对值得，因为展会上的时间是非常宝贵的，客人不喜欢把太多的时间花在 没有效率的沟通上。公司的业务他们都很了解业务和公司的现状，所以和有意 向合作的客人来说会比较顺利。但是同时我觉得还要请一个在国外当地生活了 很久的翻译，因为他的一些建议和谈话会帮你更多地了解客人，很重要，他带 给你的价值是无形的，我们公司就是这样，从中受益不少。 说到留守人员非常地耐心，因为展台上大的小的客人都有，常时间下来很多人 都会变得没有耐心。所以把非常有耐心的人放在这里很必要的。专业不是那么 好都没多大的关系，你可以在他旁边配备一个懂技术的人员，这样配合都是没 有问题的。 做这么多的展会，虽然留守的状态下也接到过订单，但是好的客 户几乎都是 B 这个步骤去实现的。所以我们公司把 B 这个步骤看成是最重要的， 一直是我在负责。当然我想再过几年应该会把所有的精力放在 A 和 C，关于市 场的动向，只要派一些技术人员去就可以了。 第二步：展会上的执行： 工作分成类，大家各负其责 A 到老客户展台上拜访： 一般是谁的客户就让谁去跟，一定要事先约好时间，因为客户都是很忙，自己 也会很忙，展会上的每一分钟都是金钱和机会。 事先一定要做好谈话内容准备，一条一条写出来，和客户谈的时候可以拿出来， 看着谈，这样就不会遗漏任何一点，客人也会很喜欢你的做事方式，很认真， 很有条理。会场因为场面会比较混乱，客人会不时被一些事情打扰打断，这个 时候就必须有这样一个谈的计划，而且你随时记录，以防遗漏。 其实谈什么呢？ 这是一个最重要的内容，首先要清楚你去的目的是什么，列出 来。每次和客人见面的机会对我们来说都是非常重要的机会，因为面对面的交 流，你能准确地判断客人的意思，并且可以把一些不可能的事情谈成可能。 去的目的其实有 ： a. 合作的总结 b. 维护客户关系，对客户的尊重 c. 交流彼此的一些技术、合作的信息及理念 d. 了解过去合作的一些问题，是否愉快，对质量和服务各方面有什么新的要求 e. 推荐新产品 f. 邀请到自己的展台上来参观（这点很重要，这样能够增加人气，外国人也一 样，哪里人多往哪里钻，但是如果你的旁边是你很强的竞争对手的话，一定要 慎重，如果你们的竞争力很接近的话，你的客户很可能就成了他的囊中之物了） 。所以熟悉客户的同时也要熟悉的你竞争对手，这点不难，花点时间让人看看 他们的产品你就差不多也就了解了 g. 提供一些公司的变化和改进的信息 h. 对公司有什么意见 i. 欢迎再次亲临公司参观和指导，谈事情最好就是在自己公司谈，成功率会更 高，围绕产品和生产也更好谈 j. 可以和客人介绍一些业内的朋友，比如你们的供应商或者配件的供应商，当 然要十分保险的，这样的话大家可以互通有五，关系也就自然更加紧密 B 出动出击： 这类人一定要非常积极热情，有个很好的心态，不怕被拒绝，要善于微笑自信,不 一定要有多漂亮多帅，还有懂专业,这个步骤很大程度决定了大的新的客户的多 少。因为给他的定位就是大的没有接触过的客人。 a. 拜访的时间, 很有讲究的,通过几次的展会,最好的去拜访这类客人的时间是 10 点前,因为这时候是客人最不忙的时候, 除了展商以外,其他人都是晚一小时 进场的,这样就给我们提供了很好的机会. 要把最重要的客人放在第一天的 10 点之前,这样万一他没过来,你还有后面的时 间可以一直去邀请 b. 带齐所有资料,包括谈话资料,产品介绍,生产线的图片,公司图片等 (另外 多备几份产品目录,因为你可能不停地遇到新老客户,都可以给目录,邀请) c. 找对人:找是要找产品经理, 因为是产品经理是负责开发新的产品的, 如果 去了很多次产品经理不理的话,可以找老板谈,先把老板放倒,他自然会引见产品 经理.当然不能当着你认识的产品经理的面和老板谈,这样他会不舒服,对以后的 合作还是有