综合档案馆实际需求面积测算方法研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 综合档案馆实际需求面积测算方法 研究 摘要：笔者分析了综合档案馆实 际需求面积测算方法中存在的问题，给 出了基本馆藏数量的测算方法，以及 30 年应进馆的档案和资料数量的测算方法。 中国论文网 /4/view-12768583.htm 关键词：综合档案馆档案馆建设 测算 近两年，到一些省市出差调研， 看到不少地方在建设新的档案馆。新建 的档案馆，无论是其建设规模、还是其 功能设计以及档案馆的外形构筑都给人 耳目一新的感觉，有的甚至让人震撼。 看到一些新档案馆投入使用后，档案工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 作者忙碌的身影和档案利用者满意的笑 容交织在一起时，真是切身体会到新一 轮档案馆的建设，充分体现了党和国家 对档案事业发展的重视，印证了档案事 业发展又进入了一个新的历史阶段。 但是，在令人兴奋的同时，我们 也看到了另一种现象：有的新档案馆在 建成以后，大门口挂了几个牌子。细问 才知，原来是档案馆房子多了，并没有 多少档案存放，别的单位就先来“借用” 一下。有的新档案馆库房面积很大，因 为档案不多，造成不少库房一时半会用 不上而闲置在那里，但工作用房几乎到 了一桌难求的地步。据说是因为购买社 会化服务后，数字化人员、保安、保洁 人员都要进驻，按照档案馆建设标准 设计办公用房时显然没有考虑到这些变 化，而库房因为特殊的设计很难调剂使 用。有的新档案馆虽然规模很大，但前 来利用档案的人并不多，而每年用于档 案馆的运营维护成本却居高不下。这些 现象的存在，从一个侧面提醒了我们： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案馆建设要合理、科学，既不能太大 又不能太小，既要能够满足需求但又不 能贪大求全。应当本着实事求是的原则， 严格按照档案馆建设标准的规定进 行科学测算。 我们知道，档案馆建设规模的大 小，关键的一个指标是库房面积的大小。 而库房面积的测算依据则是馆藏量。从 这个角度可以说，馆藏量的多少，决定 了档案馆的库房面积和其他用房的面积， 从而决定了档案馆的建设规模。那么， 档案馆的馆藏量如何测算才可以比较合 理呢？笔者试图结合曾经的实践进行浅 析。 一、档案馆实际需求面积测算方 法中存在的问题 2009 年 10 月，笔者有幸参加了 国家档案局“ 中西部地区县级国家综合 档案馆建设项目” 的审查汇总工作。在 近 3 个月的工作中，过手的各类统计数 据可用海量形容。汇总中发现，档案馆 基本馆藏量测算是否准确，直接关系到 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案馆建设规模的合理性和科学性。 “中西部地区县级国家综合档案 馆建设项目” ，是为了贯彻落实中央领 导同志关于“ 加快中西部地区档案馆舍 建设，增强档案馆库抗风险能力”的重 要指示，国家发展改革委和国家档案局 决定启动的一项非常重要的工作。国家 发展改革委和国家档案局在有关通知中 明确指出，中西部地区县级国家综合档 案馆建设项目规划，由中央和中西部地 区地方政府共同投入并组织实施。通过 采取多级投入的方式，用几年时间，新 建、改、扩建一批不符合档案馆建筑 设计规范和档案馆建设标准的县 级国家综合档案馆，充分发挥档案馆的 档案安全保管基地、爱国主义教育基地、 已公开现行文件利用中心和政府信息公 开查阅场所、档案信息服务中心“五位 一体”功能，基本实现中西部地区县级 国家综合档案馆设施完备、功能完善、 馆藏丰富、利用便利的目标。 由于中央专项资金主要支持不符 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 合档案馆建筑设计规范要求和未达 到档案馆建设标准面积要求的县 （市、区）档案馆，并且严格规定了： “按照档案馆建设标准 的规定，对 现有建筑面积缺口大于 20%（含）且具 备基本建设条件的档案馆，列入新建范 围；对现有建筑面积缺口小于 20%的档 案馆，列入改、扩建范围。 ”对于那些希 望得到并且确实能够得到新建或扩建档 案馆项目的单位来讲，准确测算档案馆 实际需求面积显得格外的重要。而决定 档案馆实际需求面积的关键数据是：现 有馆藏档案资料数量、年均接收档案数 量、到期未进馆档案数量。这些可以通 过以下公式得到直观的反映： 县级档案馆 30 年内实际需求面 积=现有馆藏数量+到期未接收进馆档案 数量+（年均接收档案数量 x30 年） 在“中西部地区县级国家综合档 案馆情况调查表填报说明”中，特别指 出， “藏馆档案资料数量：指档案馆的基 本馆藏数量，即本地区党政机关等形成 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的属归档范围的档案数量，具体范围按 照国家档案局发布的各级国家档案馆 收集档案范围的规定 （国档发19862 号）界定。以件为保管单位的档案数量 按每 10 件折合成一卷计算。年均接收 档案数量：指本地区各立档单位形成的 属档案馆接收范围的档案数量（只计算 基本馆藏量） 。到期未进馆档案数量： 只计算基本馆藏量。 ” 但从我们汇总的中西部地区县级 国家综合档案馆情况调查数据来看，恰 恰是以上三个关键数据存在的问题较多， 主要表现在馆藏档案资料数量不准确、 年均接收档案数量悬殊过大、到期未进 馆档案数量的测算缺乏详实可信的数据。 而影响这些数据的主要原因很可能是对 “基本馆藏数量 ”的理解和测算产生了歧 义。 二、基本馆藏数量的测算方法 一般来讲，要正确测算“基本馆 藏数量”，首先，一定要厘清“ 基本馆藏 数量”的范围界定。按照国家档案局的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 有关通知规定，馆藏档案资料数量、年 均接收档案数量、到期未进馆档案数量 都是指档案馆的基本馆藏数量。 按照 2011 年 11 月 1 日国家档案 局令第 9 号各级各类档案馆收集档案 范围的规定第二条的规定， “各级综合 档案馆依法接收本级下列组织机构的档 案：1.中国共产党委员会及所属各部门； 2.人民代表大会及其常设机构；3.人民 政府及其所属各部门和单位；4.人民政 协及其常设机构；5.人民法院、人民检 察院；6.各民主党派机关；7.工会、共 青团、妇联等人民团体；8.国有企业、 事业单位。各级综合档案馆可全部或部 分接收以上机构的下属单位和临时机构 的档案。乡镇机构形成的档案列入县级 综合档案馆接收范围。 ” 各级各类档案 馆收集档案范围的规定第三条规定 “新中国成立前本行政区内各个历史时 期政权机构、社会组织、著名人物的档 案列入综合档案馆收集范围。本行政区 内重大活动、重要事件形成的档案、涉 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 及民生的专业档案列入综合档案馆收集 范围。经协商同意，综合档案馆可以收 集或代存本行政区内社会组织、集体和 民营企事业单位、基层群众自治组织、 家庭和个人形成的对国家和社会有利用 价值的档案，也可以通过接受捐赠、购 买等形式获取。 ” 从上述规定中 可以清楚地看到，对于一个国家综合档 案馆来讲，其基本馆藏量并不是仅仅指 本地区党政机关形成的档案，而是“要 贯彻科学发展、以人为本的理念，在档 案行政管理部门的监督指导下，按照统 一规划、分级管理的原则，依法开展档 案收集工作，将属于本馆收集范围的具 有长久保存价值的档案收集进馆。 ”1如 果不能正确理解上述规定的具体内容， 局限于传统的做法，则测算的数据可能 会大大低于实际的档案数量。 在编制档案馆建设方案时，世界 各地通行的做法是，以应保存的馆藏档 案数量、档案馆的业务流程以及为公众 提供服务等因素来确定建设标准。按照 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 档案馆建设标准的条文说明， “考虑 我国国家档案馆是按照行政区划分级设 置的情况，档案馆建设规模按行政区划 分级，以应保存的馆藏档案数量为基本 依据。应保存的馆藏档案数量是指现存 档案、资料的数量和今后 30 年依照 档案法的规定应进馆的档案、资料 的数量之和。 ” 一般来说，现有馆藏量是一个定 数，只要基本馆藏量范围界定清楚，统 计准确不是一个难事。但是今后 30 年 应当进馆的档案是一个变数，需要科学 地进行测算。这里的关键是如何确定未 来 30 年的年均进馆量。科学测算则需 要按照统计学的一般要义进行。我们知 道，统计学是研究如何对事物随机现象 总体数量（包括人文与社会、自然等广 泛的领域）进行搜集、加工、整理以及 推断、分析、预测和决策的科学。在各 类统计数据中，按数字尺度测量的观测 值亦即数值型（metric data）统计数据 是进行变量测算中用的最多的一种数据。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 因为，数值型数据说明的是现象的数量 特征，而且数值型数据可以采取计算方 法得出。但在馆藏量统计方面，由于要 预测今后 30 年的进馆量，所以在汇总 相关数据的同时，一定还要进行相关的 推断、分析和预测。否则数据差异就会 很大。 三、30 年应进馆的档案和资料数 量的测算方法 那么，今后 30 年应进馆档案、 资料的数量之和该如何测算呢？ 从档案法的有关规定和档案 事业发展变化的趋势看，各级国家档案 馆随着“两个体系建设 ”的不断深入，应 进馆档案数量逐年增长已是一个不可回 避的事实。所以，在测算今后 30 年应 当进馆的档案数量时，应当综合考虑以 下几种情况： （一）稳定增加的数量 应分别选择几个列入本档案馆接 收范围的、近年来职能变化不大和职能 变化很大的立档单位近 5 年的档案进馆 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 实际数量进行统计分析，计算出一个年 平均进馆量和年平均增量。 （二）特殊增加的数量 应选择某个年度的已经被撤销或 被合并的立档单位进行统计分析，计算 出当年应接收的特殊档案数量（因为随 着机构改革的深入推进，还会产生一些 不可预测的特殊增量） 。 （三）累计档案的年增量 应对过去因库房不足、或工作开 展不到位等原因应进馆而长期未接收进 馆的立档单位进行普遍的统计分析，要 一并计算出多年递增档案的年均累计数 量。 （四）新领域档案的年增量 应选择一些因国家各项事业发展 导致档案工作领域拓宽而形成的新领域 档案进行统计分析，计算出年增量。 对以上 4 个方面的数量在各自计 算出平均值后应当进行相加，并将求得 的和再除以 4，就可以测算出今后 30 年 中某一年的进馆档案数量。然后，再将 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 这个平均数乘以 30，就可以测算出今 后 30 年可能要进馆的档案数量值。 用公式表示： 30 后年将要进馆的档案数量 =（年稳定增加的数量+年特殊增加的数 量+累计档案的年增量+新领域档案的年 增量）4 x 30 综上所述，科学进行档案馆馆藏