纸质档案数字化工作探析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 纸质档案数字化工作探析 随着经济与技术的发展，我国的 档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化 时代迈进。纸质档案数字化转变是档案 管理发展的必经之路，尤其是以计算机 网络为载体的信息通讯技术时代的到来， 更为我国纸质档案数字化管理提供了技 术支持。本文主要针对纸质档案数字化 的相关重点问题进行探讨，以便为我国 档案数字化管理工作提供一些参考。 中国论文网 /4/view-12683299.htm 一、我国纸质档案数字化发展现 状 随着我国科技的发展，人们提高 了对档案数字化管理的认识，加大了对 于档案数字化管理的研究力度，虽然档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 案数字化管理的技术还不是很成熟，相 信随着数字化技术的不断发展，我国数 字化档案的脚步将会越走越快。第一， 我国已经建成比较合理的管理体系。在 我国，虽然纸质档案还是档案保存的主 要形式，但是随着人们对数字化档案管 理认识的不断提高，我国已经建成了比 较合理的管理体系。经过档案部门近些 年的研究与实践，对纸质档案的数字化 加工一般采用的是直接扫描的方法，以 图像形式存储。这样可以有效提高纸质 档案向着数字化转化的速度，也为管理 人员的管理工作提供了便利。第二，面 向社会建设纸质档案数字化。纸质档案 数字化发展是档案管理的必然发展趋势， 我国纸质档案数字化的发展起步比较晚， 但纸质档案数字化服务的出现为我国的 纸质档案利用和档案事业的发展起到积 极的促进作用，所以，档案数字化发展 也必将越来越快，对于档案管理工作的 作用也越来越重要。 二、促进我国纸质档案数字化发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 展的相关建议 1.数字化处理之前做好档案鉴定。 在档案管理人员进行纸质档案数字化处 理之前，应该做好档案鉴定，确定应该 对那些纸质档案进行数字化管理。并不 是所有的纸质档案都需要，或者说都适 合进行数字化管理，档案管理人员需要 根据实际进行数字化档案的选择，以提 高工作效率。首先，将编研资料数字化。 这些编研资料的量一般比较小，而且也 引用了许多档案原文，对于利用者进一 步了解馆藏资源状况、满足利用需求很 有帮助。其次，利用需求量大的档案也 需要进行数字化管理。比如，有关婚姻、 工资、房产、学籍等档案可以分期进行 数字化管理，以满足使用者对这些档案 资源信息的需求。最后，需要进行抢救 性保护的珍贵濒危档案是档案数字化管 理的重点内容，这些珍贵濒危档案可能 涉及到很多重要的信息资源，所以需要 管理人员重点保护，同时积极进行数字 化管理。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 2.数字化处理之中确保质量规范。 在档案管理人员进行纸质档案数字化处 理时，应该建立严格的管理制度与数字 化质量规范，以确保加工环节的规范化 与档案数字化的质量。严格的管理制度 有利于提高工作人员质量与安全第一的 认识，保证档案数字化的顺利发展。首 先，与数字化加工专业公司签署质量协 议，提出相关质量要求。根据国家相关 规定，档案管理部门，提出质量标准与 质量要求，并与数字化加工专业公司签 署文本形式的质量协议，以此为数字化 加工过程中出现质量问题提供解决问题 的依据文件。另外，档案数字化的质量 规范是相当重要的。首先，对于一些较 为机密的档案信息需要签署保密协议， 严防在数字化加工过程中发生纸质档案 的损毁、丢失、泄密等现象。其次，从 用数字化档案时的安全性、准确性考虑， 科学地、准确地录入机读条目。档案信 息条目的录入是当前馆藏档案数字化加 工的重要环节，需要管理人员进行严格 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 的管理。规范化地录入机读条目，可以 使将来档案信息的利用环节变得更加便 利，同时也可以有效地保证在查询档案 时，不会查到其他人的档案信息，为他 人的档案信息安全提供保障。最后，严 格监督校验工作，因为校验工作将直接 影响到纸质档案数字化加工的质量，需 要专业知识充足，经验丰富的工作人员 进行校验工作，以防发生如漏扫、扫出 来的 PDF 文件页面不美观、PDF 文件 档号命名有误等问题。 3.数字化处理之后加强信息维护。 在档案管理人员进行纸质档案数字化处 理之后，应该注意加强对档案信息的维 护工作。档案数字化加工过程中的档案 安全建议。档案数字化过程中信息资源 的安全问题是档案管理人员需要提高重 视的重点问题，尤其是对于一些相对较 机密的档案信息。当纸质档案进行数字 化加工过程时，需要对计算机中的相关 系统进行检测，已确保没有非法拷贝程 序。还要将工作区与休息区隔离，严禁 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 工作人员将私人物品带入，将工作物品 带走，提高安全意识。开发先进有效的 安全软件，提高计算机网络的系统安全。 计算机网络资源以其强大的信息量与高 度开放性深受广大使用者的喜爱，计算 机网络在为人们生活与生产提供便利的 同时，也为一些不法分子进行违法活动 提供了机会。不法分子利用网络窃取档 案管理中心的档案信息，破坏档案信息 的机密性。所以，相关人员应该着重研 究档案信息安全软件，提高软件的安全 性，确保档案信息的安全性。档案数字 化加工之后的档案安全建议。纸质档案 数字化加工过程需要加强安全防护，数 字化加工之后同样需要重视档案信息安 全性的管理。首先，管理人员应该对扫 描之后的数字化档案进行核实工作，然 后将加工过程中的相关硬盘销毁，以防 档案信息被泄露。其次，提高管理人员 的安全意识，在有使用者需要调取档案 信息时，需要根据规定进行详细身份信 息的登记，详细询问调取档案者调取档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 案的目的，并跟踪管理。最后，档案管 理者还要加强监督巡查工作，即随时进 行档案信息库的抽查工作，及时对信息 安全软件进行升级，以防不法分子趁机 进入档案管理中心的网络，进行不法活 动。总而言之，档案数字化管理需要提 高全体管理人员的安全意识，以保证数 字化档案信息资源的安全存储与调用。 纸质档案数字化管理是一项任重道远的 工作，需要相关研究人员与管理人员提 高认识，以积极的工作态度与科学的管 理办法增强对数字化档案管理的力度， 同时，还要增强对数字化档案的扫描质 量的跟进，以提高数字化档案的质量。 另外，