实施合同科学管理

实施合同科学管理 合理有效控制建设工程造价 赴扬州、泰州、无锡、镇江等地学习考察报告 江 苏 新 时 代工程 项 目管理咨 询 有限公司 马 侠 随着我国社会主义市场经济体制改革逐步深入，以及近年来工程 建设项目合同管理制度建立与实行，各工程建设单位都充分认识到合 同管理对控制工程造价的重要性。因此，在“ 十二五”开局之年，市造 价管理站组织造价管理相关部门和造价咨询企业赴扬州、泰州、无锡、 镇江等南方经济发达地区考察学习，取得了很多好的经验和做法，现 结合我市实际情况，就如何合理有效科学地进行合同管理作了调研与 探讨。通过 向外地造价管理部门、咨询企业认真学习交流，进一步分 析了工程建设前期的招投标阶段，中期的施工验收阶段合同管理对工 程造价的影响，提出了合同管理要贯穿建设项目全过程，只有实施合 同科学管理、合理有效控制工程造价，才能使建设项目收到良好的效 益。反过来 讲，从承包商角度来说，目前建筑市场竞争激烈、利润减少、 合同风险大，条件更加苛刻，只有重视合同，加强科学管理，才能有效 降低工程风险，增加企业利润，可见加强合同管理是控制造价的重要 手段，工程造价在整个施工过程中起着决定性作用。 一、合同管理的主要任务 合同管理是项目管理的核心，合同管理工作始终贯穿于项目管理 的全过程，合同管理任务是相当复杂、繁重的，必须更好地加强科学 管理。主要分为以下几个阶段： 1合同签订前的管理。 合同签订前的管理主要指建设项目招投标阶段的合同管理，该阶 2 段的合同管理对工程造价具有决定性的影响，工程建设项目合同是工 程建设质量、进度、投资三方面控制的主要依据。一个完整、科学、合 理的工程建设项目合同的内容均体现在与工程相关的信息中，主要包 括：工程范围、建设工期、工程造价、技 术资料交付时间、材料和设备 供应、责任、拨款和结算、竣工 验收、质量保修范围和质量保证期，双 方相互协作等条款。上述各项内容应在合同签订前予以全部合理科学 地明确，可预见的因素应在合同中事先具体明确约定，避免出现问题 后发生纠纷。合同中，专用条款内容是由合同双方协商确定的。为了 使每一个投标单位都能接受相应的合同条款，就要在发放招标文件时， 将科学合理的合同条款纳入其中，这项工作对业主来说工作量是巨大 的，但在实施过程中的受益也是最大的，招标文件未列入的工程信息 越多，工程造价就越难控制，工程项目建设过程中的麻烦就越大。因 此，业主需要聘请高素质的代理机构来协助完成招标工作。 为了加强建设工程造价管理，规范与建设工程造价有关的行为， 维护工程建设参与各方的合法权益，江苏省政府出台了江苏省建设 工程造价管理办法。 办法中第十二条规定：建设工程施工合同应当 对下列与工程造价有关的事项作出具体约定，共计十三项内容，其中， 特别对合同类型、总价、采用固定单价、合同价款的调整程序，合同的 风险范围及工程质量、工期、争议等事项的责任提出了详细、明确的 要求。并对发 包人、承包人双方提出了四条规定。这对合同签订与工 程造价提供了具体依据。 2合同履行管理。 合同履行中的管理主要是工程施工过程中的合同管理，该阶段的 合同管理对工程投资造价控制目标的实现具有关键的意义。去年省住 房和城乡建设厅在镇江市会议上强调要以合同为载体，加强标后管理， 这说明合同签订和履行的重要性。合同一旦订立生效就产生法律效力， 3 双方必须严格执行条款约定的权利和义务。加强合同管理，避免违约 产生纠纷和索赔导致突破投资造价目标。根据工程建设项合同的特点， 一般工程项目实施时间都比较长，少则几个月，多则一年甚至几年， 实施的时间越长变化会越大，管理的难度也越大。如果管理不好，工 程造价难以控制，甚至失去控制。如：工程施工过程中涉及工程造价 变化因素多为工程质量、工期、工程款支付、工程变更、材料评审价格 的异常变化、风险与赔偿等，这些因素面广量大，之间关系是相互交 织、错综复杂，合同管理人员应在各环节把好关。 合同签订后，应按 IS09002 质量保证体系和文件要求，进行合同 预审，明确合同规定的各方责任与义务，并制定相应的方案与措施， 在编制实施性施工组织设计的同时还应编制实施性合同管理规划 ，明确合同管理的目的、内容、程序、方法。在进行合同管理时，按实 施性合同管理规划进行合同管理，由于施工条件的复杂和多变性。 因此对合同管理应实现动态管理，建立施工合同动态管理日志，发 现新问题及时调整合同管理策略。 另外，按照江苏省建设工程造价管理办法规定，在合同履行中， 合同约定的工程价款、工期、质量设计等实质性内容发生变更的，发 包人或者承包人应当将变更的内容报送所在地的建设行政主管部门 备案。 下面就合同管理中就经常发生的重点问题选择两项进行具体分 析： （1）工程变更的管理问题。 从大量的工程实践和学习考察外地的做法及经验总结，认识到合 同履行中的造价控制，主要应严格控制施工中出现的有关变更，应尽 可能的压缩工程实施过程中的工程变更，控制工程变更可以从以下几 个方面入手：一是使用高水平的监理公司和经验丰富的监理工程师及 4 项目经理，他们作为一线的管理人员，个人素质和学识水平直接影响 到造价控制；二是重点抓好设计阶段的管理，工程变更很大部分是设 计变更，设计中如考虑不周全，也会造成造价的调整；三是应健全有 关变更的审批制度，在施工过程中如必须变更，要按照规定的程序办 理变更备案手续，进行工程量及造价增减分析研究，有效地控制造价。 扬州市建设工程造价管理站，专门制定了建设工程造价监督管 理工作方案，明确规定了施工阶段工程变更管理：一是承包人应当在 合同规定的价款调整情况发生后 14 天内，将调整原因、金额以书面 通知发包人， 发包人确认调整金额后将其作为追加合同价款，与工程 进度款同期支付；二是工程设计变更价款调整。收到变更工程造价款 报告一方， 应在收到之日起 14 天内予以确认或提出协商意见，自变 更工程价款报告送达之日起 14 天内，对方未确认也未提出来协商意 见时， 视为变 更工程价款报告已被确认；确认增（减）的工程价款作为 追加（减）合同价款与工程进度款同期支付。 （2）工程款支付的管理问题。 合同支付工程款的管理也是一项非常敏感而难度较高的工作。付 款不及时或未按规定时间和足额支付，将可能导致承包人的索赔；如 果多付、超付，则可能 难以挽回被动局面，直接造成工程造价的提高 和业主的经济损失，还会引发其他许多问题，因此必须加强合同的支 付管理，着力做好如下三方面工作：首先是合同签订后应建立工程款 支付台账，并与工程形象进度相结合；其次应按照合同支付计划确保 资金落实到位；第三是按合同的规定支付工程备料款和形象工程进度 款，以及届时扣减备料款等等。 3合同备案管理。 合同备案管理主要是指在招投标后，发包方和承包方签订的施工 5 合同报送建设行政主管部门备案，这是合同履行中一个重要环节。造 价管理部门受理合同备案后，会及时组织合同管理人员、咨询机构和 工程监理、业主等，合同管理人员对合同的履行中施工进度、付款进 度、付款节点、有无 转包、分包等各个 环节进行检查监督，按合同规定 执行并实施，对出现的变更按规定协调落实。 江苏省政府出台的江苏省建设工程造价管理办法中明确规定： 发包人或者承包人应当自施工合同签订之日起 7 日内，将合同副本报 送工程所在地建设行政主管部门备案。扬州市造价管理站合同备案工 作行动比较快，落实比较好，及时具体制定出扬州市国有投资建设 工程造价监督管理程序（试行）中，第四章：施工合同备案审查，其内 容是：市造价站负责市区施工合同备案的经济条款审查工作，并在全 市范围内推行建设工程施工合同网上备案制度；建设工程总包合同、 专业分包合同和劳务分包合同必须经过所在地建设行政主管部门备 案，造价管理机构对备案合同的履行情况进行跟踪监管；施工合同备 案经济条款审查内容主要针对合同价款、合同价类型、结算方法、付 款方式、风险 承担等方面。对于审查有问题的合同予以退回，由申报 人修改后重新审查。施工合同未经备案不得办理施工许可证。同时还 把“ 合同是否 备案，有无签订阴阳合同作为检查 的重点” ；对未备案的 合同，施工企业不予按合同工程施工进度支付工程款。 4合同后期管理。 合同后期管理主要指竣工验收阶段的合同管理，该阶段合同管理 对工程造价同样有不可忽略的意义，也是一个相当关键的环节。它是 对整个工程造价分析及管理的总结。在这一阶段，合同管理工作要更 加细心百倍。首先全面清理检查工程结算的所有资料，应包括施工图、 设计变更、技 术核定单、工程签证单、招投 标 文件、合同书、结算书等， 并在审查过程中记好原始记录，保存好工程量计算书及现场材料使用 6 发票凭证，然后建立完整的审查档案，对审查出的问题要有明确的处 理意见，重算、冒算的项目调减、漏算，少算的要调增，再进行总的工 料分析、汇总；其次，由承包人将审查后的全套工程结算资料提交供 业主或业主委托的造价咨询单位进行结算审价，审价时应特别注意以 下几个问题：（1）所有施工图、设计变更、技术核定单、签证单等工程 结算资料均为原件；（2）结算审价原则不得违反合同规定；（3）业主应 督促承包人积极配合审价单位在规定时间内完成审价；（4）工程最终 审价报告应作为工程支付结算款的主要依据，业主最后根据合同、审 价报告、切实对照合同工期、质量标准等要求支付工程款。 在合同后期管理中，还应重视技术资料的备案管理。因合同文件 和技术资料是合同管理的基本依据，所以，首先建立和健全施工往来 函件的签收、 发放登记手续，根据合同规定的工作范围、技术规范、设 计图纸要求和进场后报送的并经监理工程师批准的施工进度实施计 划，负责组织现场施工。每月（旬）的施工进度计划，并需事先报送监 理工程师批准。承包人在施工过程中要注意收集、记录和整理以下各 方面的技术资料：施工日志、来往函件、气象资料、施工备忘录、会议 纪要、工程照片和工程声像资料、工程进度计划和实际进度计划、工 程核（结）算资料、工程图纸、设计变更、招投标文件、市场信息价、不 可抗力事件等，以便进行合同索赔时能提出有力证据。 二、合同管理存在主要问题 1法律意识淡薄，合同签订不规范。 主要是企业领导对合同管理的重要性认识不够，多数企业没有建 立完善的合同管理机构，对合同风险缺乏防范意识，在实际工作中， 甲乙双方由于缺乏合同管理经验，订立合同约束条款不全，内容不明 确，职责不清等现象经常发生。 2合同管理意识薄弱，合同管理体系没建立。 7 一些建设项目不重视合同管理体系建设，合同管理程序不明确， 缺乏对合同管理的有效监督和控制。主要表现在：一是不习惯按合同 办事，而是习惯于找领导协调或者请客送礼。二是大多数建设项目不 设立合同管理部门，缺乏可行的有效的合同管理体系和具体操作流程。 三是管理人员素质不高，缺乏系统的法律知识，管理意识淡薄，不能 对项目管理进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。 3合同管理制度不健全，权责不够分明。 大多数企业没有规定严谨统一的合同管理制度。由于缺乏统一的 管理依据，各部门权责不分明，意见很难统一，易造成权力大家争，责 任大家推的局面。 4忽视合同严肃性， 违背等价有偿原则。 自觉执行合同条款，全面履行合同义务，是合同当事人一切行为 的最高准则， 签订合同的甲、乙双方， 经济法律地位是平等的，没有主 从关系。在实际工作中，有的承发包双方忽视合同的严肃性，违背等 价有偿法则，以各自的利益为中心，随意违背合同条款。缺乏正面沟 通，走极端。目前在竞 争激烈的建筑市场中，业主常常提出比较苛刻 的合同条件，而承包方鉴于生计不得不接受，有些承包方希望进行严 格的合同管理，但实际工作中往往由于业主的不规范行为难以实施。 5不重视合同文件分析，合同执行缺乏监督。 合同订立时缺乏预见性、缺少对合同文本分析。在工程实施过程 中常常因缺少某些重要条款，缺陷和漏洞多，双方对条款的理解和差 异以及合同风险预值不足等问题而发生争执。有的合同条款约定不明 确、不规范，用词不准确。合同存在多 头管理 现象，且没有实行合同备 案管理。对 合同执行情况缺乏监督，在对方违约后，维权意识不强，无 法对合同实施有效管理。 三、合同管理的措施对策与建议 8 1重视合同管理教育培训，提高合同管理意识。 合同管理要通过普及法律知识，大力贯彻全面合同的管理观念。 从合同的签订到合同的履行，再到履行完毕，都要有业务、法律、财务、 经济稽查、 质量管理、工程技术、使用等部 门 的人员参加，都必须提高 合同意识，重 视合同管理，要从思想上真正意识到合同的重要性，强 调按合同要求施工，而不仅仅是按图施工。但是，意识的形成是一项 长期工作，企业的领导应该重视这项工作，常抓不懈。将工程建设合 同管理知识纳入专业技术人员经常性培训内容；用常见案例进行警示 教育。可以通过举办培训班、讲座，建立法律服务网等形式，提高全员 的合同管理意识。 2重视合同管理体系建设，强化管理人员队伍。 在合同管理过程中，建设行政管理机构要成立合同管理部门，配 备合同管理专业人员，从事合同管理指导、审查、备案、监督、检查等 协调工作，提供法律服务，明确职责范围，完善管理体系。企业内部应 建立合同管理组织，使合同管理专业化，成立合同管理委员会作为企 业最高合同管理机构，总经理担任委员会主任，争取“ 统一领导、归口 管理与分类专项管理相结合”的管理体系。在 组织机构中， 设立合同 管理工程师、合同管理员，并具体规定合同管理的地位、职能，合同管 理工作流程、规章制度、确立合同成本、工期、 质量等子系统的界面； 完善合同管理人员队伍，进一步提高合同管理人员素质和水平，将合 同管理融入施工项目的全过程。 3重视合同管理制度建设，保障合同管理流程实施。 为保障管理流程顺利实施，制定和完善必要合同管理工作制度是 十分必要的。 （1）合同交底制度。合同签订后，合同管理人员必须对各级项目管 理人员和各工作组负责人进行合同交底，组织大家学习合同，对合同 9 的主要内容作出解释和说明，使大家熟悉合同主要内容、各种规定、 管理程序，了解承包双方的合同责任和工程范围。 （2）责任分解制度。合同管理人员应负责将各种合同事件的责任分 解落实到各工作小组或分包商，使他们对各自的工作范围、责任等有 详细的了解。通过层层合同责任分解，层层合同责任落实到人，使各 工程小组都能尽心尽职，共同完美的实施合同。 （3）每日报送制度。信息是合同管理人员的眼睛，建立每日报送制 度，使其掌握工程信息，从而能及时对已发生和将要发生的问题作出 决策。 （4）进度款审查制度。由合同管理人员从合同角度对进度款进行审 查，避免出 现不及时和索赔问题。 （5）合同备案制度。就是建设工程前合同备案管理在施工合同履行 阶段，项目 发包方和承包方签订合同后，建设行政主管部门组织相关 人员对合同履行各个环节情况进行监督检查。 除了以上制度还要制定和完善合同管理法人和法人授权制度、合 同专用章管理制度、合同审批制度、合同台账制度、合同档案管理制 度、招投标 管理制度、合同相对方管理制度等，各相关部门根据业务 特点制定合同管理细则。做到有章可循，同时强抓执行力度。 4重视合同备案管理，加强对合同履行有效监督。 建筑市场工程造价的一些难点、热点问题大部分与施工合同约定 不严密有关。 江苏省建设工程造价管理办法对合同价款约定和合同 备案管理做出了明确规定，要求签约人必须依法、科学、严谨地约定 建设工程合同价款，严格执行合同备案制度，加强合同管理和监督检 查， 维护建 设各方的合法权益。因此， 对未备 案合同不得作为工程结 算依据，定期组织合同管理检查，对应备案而未备案行为，要依照办 法第二十九条规定查处。造价管理机构要发挥合同管理的主导作用， 10 改进合同备案方式，逐步推行网上备案制度，对合同备案的管理、检 查、纠正、反馈、存档 进 行了“ 扎口“无缝式管理。同时要加强部门协调 配合，研究探索合同备案后管理的方法和途径。建立市场与现场的联 运机制，严肃查处 “阴阳 ”合同现象。与此同 时，还要认真履行检查职 责，重点检查政府投资建设项目合同备案，侧重检查合同的合法性， 合理性和严密性，检查中发现的问题要及时通知备案人纠正或者采取 补救措施。在这方面，泰州市和扬州市造价管理站做的非常好。例如： 扬州市在全省率先投入资金开发合同备案软件，建立合同备案网络。 实行合同网上备案并制定了扬州市国有投资建设工程造价监督管理 程序（试行）和编写了建设工程造价监督管理工作方案中都对合同 备案管理作了明确规定和具体实施办法，进一步加强了合同备案工作 的管理。 5重视合同文本分析，加强对承包商资质管理。 合同是双方可以自由协商合同内容，而合同一经签订，便有了约 束力，双方必须遵照执行。因此为了避免日后的纠纷，必须重视合同 文本分析。分析主要包括两个方面：一是合法性分析。包括：当事人 （发包人和承包人）是否具备相关资格。通过严把建筑承包方资质管理 关；从总量上控制建筑施工队伍规模，解决目前建筑市场上供求失衡 与过度竞争问题；从根本上杜绝压级压价。工程项目是否具备招投标、 签订合同条件，特别是是否具备种类批准文件、合同内容是否符合合 同法和其他法律要求等；二是完备性分析。包括：构成合同文本的各种 文件是否齐全，对问题的规定是否遗漏，合同用词是否准确，有无模 棱两可或定义不清楚；对工程中可能出现的不利情况是否有足够预见 性等。同时 ，双方 应在互相信任和平等地位基础上进行沟通交流，避 免偏激行为。在法律范围对合同条款进行商订，进一步完善合同内容 和条款。 11 6重视合同变更管理，合理控制工程造价。 合同变更在工程实践中是非常频繁的，变更意味着索赔和增减造 价的机会。因此在工程实施中必须加强管理，合同管理人员应该记录、 收集、整理所涉及到的种种文件，如图纸、各种计划、技术说明、规范 的业主的变更指令，并对变更部分的内容进行审查和分析研究，按变 更程序进行。在实际工作中，变更必须与提出索赔同步，待双方达成 一致意见签字以后，再进行变更。很多承包人往往不重视变更管理， 对业主要求的变更无条件服从，导致工作做了却无法获得赔偿。同时， 业主方也应重视变更管理，但工程项目合同变更多了，会直接影响工 程造价。因此要重视合同变更，合理调减调增工程造价。 为了更好地服务于政府国有投资工程建设项目，提高工程建设投 资效益和社会效益，要进一步规范建设工程