科研院所项目管理信息化需求研究与设计

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 科研院所项目管理信息化需求研究 与设计 【摘 要】 “本文以项目管理为出 发点，结合科研院所信息化系统的实际 需求进行分析和设计。符合科研院所的 信息化发展需要，提高了工作和统计的 效率，更可以为高层和管理部门的决策 提供更充分、准确、科学、合理的依据” 。 中国论文网 /8/view-12933825.htm 【关键词】项目；管理；信息化 0 引言 在竞争日益激烈的市场环境下， 各类项目信息错综复杂，大量数据需要 动态的跟踪与管理，想要提高管理水平 和工作效率必须使用先进的方法及工具， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 必须结合单位的性质和实际需求，建设 与现代化管理要求相适应的信息化系统。 提到信息化系统，很多人都会自 然而然的想到办公自动化 OA，但是 OA 并不全面，他仅代表了公文流转、 信息交互，而不能体现与管理相关的人、 财、物、科研等方面，不能直观的进行 数据统计和展示，更不能使单位高层和 管理部门进行阶段总结，问题梳理和统 筹规划。 真正符合现代化管理要求的信息 化系统，不是单一的科研管理、人员管 理、资产管理和财务管理的其中之一， 而是一个高度集成的，可以覆盖到单位 管理各方面的系统，如果说这个系统要 以科研院所的核心为导向建立，那么它 必然要建立在科研项目管理基础上，由 此一点突破，在不同阶段进行科研、人 事、财务、资产的对接，并能查询和统 计出各类相关数据。下面针对科研院所 的项目管理模式为基础，进行了信息化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 系统的需求研究和分析。 1 系统的建设原则 （1）实现业务的流程化、过程 的可视化、提高科研效率，保障科研管 控体系，促使知识共享与技术沉淀。 （2）实现项目信息的动态采集， 保证项目状态信息、经费执行情况等动 态信息的鲜活性。 （3）实现项目信息的规范管理， 建立项目档案，完善评价体系。 （4）实现项目管理流程的无纸 化办公，进一步提高效率。 2 系统功能设计 依据科研院所项目管理流程以及 结合人事、资产、财务等多方面的业务 需求，信息化系统的功能应该包括以下 11 个方面。 （详见图 1） 2.1 项目前期管理 此模块是项目前期最初的数据管 理，管理部门可以进行指南发布，研发 部门通过指南、市场调研、用户需求或 上级指令获取到的需求信息进行申报后， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 组织项目立项可行性评审，结果进行上 报、审批、归档。通过评审的项目由管 理部门进行批复，之后转入项目实施阶 段。本模块的主要由科研管理部门负责。 2.2 项目实施管理 此模块包括项目实施的全周期管 理和维护过程。包括任务下达，由前期 模块批复下达的项目会直接继承到此模 块，之后编制项目任务基本信息和实施 方案，内容应该涵盖项目名称、类别、 负责人、承担部门、任务来源、技术性 能指标、功能性要求、适用的法律法规 要求、项目周期、经费投入、技术路线、 人员及资产设备投入等信息，应尽量详 细并与项目合同或任务书内容相符；季 度报告和中期检查，这是对项目在一段 周期内可交付的成果、进度和效果进行 收集、审查或检查，系统中应可设置提 醒点，到了相应时间点，应能提醒项目 负责人进行季度报告和检查报告的填报， 提醒科研管理部门开展审查和检查工作； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 项目变更管理，在项目实施阶段中，存 在着各种不确定的客观因素导致项目的 信息需要修改，如：设计方案、技术参 数、项目主要成员的变化、经费或进度 调整等，此时需要对整个项目进行调度， 因此要对变更的内容进行评审或者审批； 项目验收管理，可分为验收申请和验收 评审两部分，验收申请由项目负责人向 科研管理部门提出，同时提交编制的项 目结题报告，科研管理部门审核后组织 专家组对项目完成情况进行验收评审， 评审汇总出具专家意见，通过审批后确 定该项目结题；结题归档管理，项目在 通过验收之后，项目负责人应将项目全 部的过程文档进行归档，如各类合同、 检测报告、研究报告、评审意见、会议 记录等；结题后的项目将转入成果管理 模块。此外本模块中还应该包括进度管 理、阶段评审、中止管理、项目设备信 息和项目组成员信息等内容。这些是对 项目在整个实施过程的管理。本模块的 主要由科研管理部门负责。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 2.3 合同管理 合同可分为项目合同、外协合同 和其他合同。项目实施进度基本上是以 项目合同签订的实施进度节点来对应， 所以项目执行与合同关联是必要的。合 同管理的目的是通过计算机辅助手段将 合同信息结构化、电子化，使得合同信 息管理更加及时有效，统计分析更加方 面灵活。最终使之成为考核和安排项目 进度的依据，促进整个项目过程的信息 化管理。功能应包括合同的申请、审批、 变更及合同的台账管理，并能够查询合 同与项目之间的关联性。本模块的主要 由科研管理部门负责。 2.4 经费管理 经费管理是针对项目过程中产生 的经费信息进行管理，经费管理依托于 项目，包括全周期预算管理，是项目负 责人对项目经费进行分类预算，形成的 全周期A 算计划表；经费收入管理， 是对项目相关收入情况的管理，对每一 笔收入的款项进行记录；经费支出管理， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 主要针对项目过程中款项的支出进行显 示，包括支出内容、明细、支出时间等； 经费使用管理，对项目经费使用的总体 情况进行记录，与预算和计划进行对比， 保证领导可以随时查看经费的使用情况， 方便管理部门对项目经费成本的统计和 了解。本模块的主要由财务、科研管理 部门负责。 2.5 成果管理 成果管理模块是对项目中产生的 如样机、软件、专利、论文论著、软件 著作权、标准，包括获奖情况以及应用 于推广情况等进行管理，这些是科研项 目执行过程中的必然产物。应实现成果 鉴定的功能，由项目负责人根据项目成 果的实际情况，将成果上报给科研管理 部门申请成果鉴定，后者对于上报的内 容进行审查，必要时进行评审，鉴定完 成后进入成果台账，可对通过鉴定的成 果进行汇总。本模块的主要由科研管理 部门负责。 2.6 查询统计 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 查询统计模块主要实现辅助高层 领导和管理部门进行项目、经费、资产、 人事等综合统计分析以及生成不定式报 表时使用，即辅助参考数据信息，以便 进行决策分析。项目统计可通过自定义 的时间区间、经费区间以及级别、类型 等信息进行查询统计和分析，还可提供 计划与实际达成情况的分析表，并提示 项目可控状态；经费统计是按不同范围 分析经费的使用情况，通过预算和实际 支出情况对比得出实际经费执行率或以 往的执行情况；资产统计可分析每一类 设备的使用率等信息；人事统计可分析 每位研发人员周期内承担项目等信息； 以上功能须能以柱形图、曲线图、分布 图等图表的形式直观展现。但在实际使 用过程中，存在更多的可能性，因此系 统需要进行更灵活的设计以满足不同的 查询统计需要。不定式报表是在系统实 际使用过程中，操作者依据当时的需求， 将项目计划、实施、验收、成果管理等 过程中的不同字段和不同需求进行表单 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 提取。本模块的主要由科研、经费、资 产、人事等管理部门负责。 2.7 资产管理 资产包括检验检测设备、办公设 备等，依托于项目中可管理和查看正在 用于项目中的资产明录，以及目前闲置 的资产设备等，本模块辅助项目研发环 节的统筹规划和调度，并且由项目经费 购置的设备仪器需要由此M 行固定资 产的审批和入库工作。本模块的主要由 资产管理部门负责。 2.8 评审管理 网络评审管理模块实现项目评审 和人事评审的网络化和智能化。并完成 科研院所内、外专家信息的统一管理， 可按专家的职称和专业领域等进行划分， 并可对专家的每一次评审效果进行评分 标注，从而对专家的能力进行等级划分。 管理部门可在此进行评审信息的发布、 评审形式的编制、专家的选取、评审标 准的设定。针对每一次评审，都会将所 有的专家意见进行汇总归纳，每位专家 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 的意见会逐一列出，系统还会根据专家 打分和设定的核算公式将评分进行统计 和判断此项评审是否通过。以此完成项 目立项、检查、合同、变更、结项、人 事等方面的评审活动。本模块的主要由 科研、经费、人事等管理部门负责。 2.9 人员管理 人员管理包括人才资源的基本信 息，对科研人员进行分类，如所学专业、 现从事专业等，姓名、所属部门、基本 介绍、职务职称、主持和参与项目情况、 奖惩情况等等。本模块的主要由人事管 理部门负责。 2.10 综合管理平台 此模块是对日常和综合性事物进 行管理的模块，处理上级部门和领导下 达的阶段性、系统性和临时性日常任务 和安排，系统对这些信息进行记录和管 理，系统通过任务分配、回复任务完成 情况等方式实现，必要时可进行汇总， 可成为工作量核算的重要因素，就广义 上来讲这个模块更像是传统的 OA 系统。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 其功能还应包括政策法规和办法标准的 管理、学术活动的管理、通知和消息平 台，个人工作平台、备忘录、共享下载 中心等。本模块适用于所有系统用户。 2.11 审批流程 嵌入于项目前期管理、项目实施 管理、合同管理、经费管理、成果管理 等模块，对于申报立项、任务下达、变 更、验收、各类评审、结项、归档等里 程碑环节和重要节点进行网上审批的流 程。审批流程应依照项目负责人-研发 部门负责人-相关管理部门-高层领导的 顺序进行。 3 系统的用户部署设计 系统的使用者应为多级用户，不 同的用户拥有不同的权限，可以在系统 中对项目进行不同类型的信息查询、统 计和管理，应按照以下权限进行划分。 （1）高层领导：所有信息的查 询和统计； （2）管理部门：对涉及到的科 研、财务、人事、资产信息进行管理； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 （3）研发部门领导：对本部门 的各项信息全面管理； （4）项目负责人：对自己负责 的项目进行全面管理； （5）一般研发人员：查看自己 参与的项目情况。 4 结语 通过以上需求研究和分析，此信 息化系统可实现项目前期阶段、实施阶 段、验收结题阶段、成果转化阶段的全 过程信息化管理，可全面