浅谈数字化档案管理体系的建立

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈数字化档案管理体系的建立 摘 要： 随着科学技术的发展， 传统的档案管理系统和档案管理规模发 生了质的飞跃，只是为了适应现代档案 管理工作的需要。随着现代的多媒体技 术与网络技术的进步，多媒体与网络技 术已经在档案中得到充分的应用，正在 逐渐的形成现代的信息管理理论与计算 机普遍相结合的现代化档案系统，这就 是所谓的数字化档案管理体系。 中国论文网 /4/view-12682662.htm 关键词：数字化 管理体系 方法 中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 1003-9082（2015）11-0042-01 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 数字化档案管理在生活的应用中 十分广泛，注重管理档案的工作，尽可 能的将传统的档案与现代的技术相结合， 协调完善档案的管理工作，切实明白档 案管理，对数字化档案建立具有的实际 作用。本文主要从数字化档案的收集与 保管等方面分析数字化管理系统的方法。 一、数字化管理系统的概述 档案信息管理系统与网络信息管 理系统共同组成了数字化档案管理系统。 档案信息系统又由数字化处理系统、信 息服务子系统和数据库管理子系统组成; 信息发布子系统与 Web 管理子系统组 成了网络信息共享系统。数字化档案管 理系统是由现代的信息技术为基础，以 档案为核心的内容，是以高效率、先进、 便捷的模式，多用户的标准、安全有序 的分布式档案集成的信息资源管理系统。 二、数字化档案系统的保存与管 理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 特殊性是数字化的一个性质，在 存放与保管方式上，数字化管理与之前 的档案管理具有很大的区别。在之前的 档案管理上，仅仅是以纸质编码进行整 齐的排放保存。而数字化却是利用光盘 与储存器进行保存的。与传统的存储相 比，数字化档案在存储方面具有大容量 的扩充，并且在现实生活中不占据现实 的空间，有效的节约了空间的费用。 在安全的问题上，需要实行一系 列的方法和措施进行保证，对于数字化 档案必须使其实现可以被利用和可识读 性，在设备更新的时候必须实现旧的载 体可以转换到新的载体上，还要注意非 法情况的攻击与保密等工作的完善。另 外要保证数字化档案不能过分的依赖载 体，因为有的设备离开载体就不能使用 的问题，因此，在存储的过程中，尽可 能选用比较简单的格式进行存储，使数 字化档案不依靠载体进行存在，这样才 能让数字化档案进行长久保存。 三、数字化档案在管理方法的研 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 究 在进行档案管理的过程中，必须 充分的实现数据格式的统一，数据格式 的统一是实现资源网络的必要条件，使 档案信息的归档与查阅也可以比较顺利 的进行，是实现档案资源共享的一个必 然的条件。只有充分的达到标准化和规 范化，数字档案才能更加有效的出现在 人们的生活中。 在保证数字化档案的时候，应该 首先保证格式与规格的统一，对数字化 档案实施标准的运行，只有在标准下， 才能正常的开展计算机应用下的社会服 务等一些工作的正常进行。 这也是档案管理部门进行技术支 持并降低财力的有效途径。 在档案的信息网络化中应该具备 一些比较完善的计算机硬件设施，主要 有：电话、计算机、交换机、终端设备、 传真机、卫星设备和管线传输等设备。 只有在软件方面实行较强的资源后才能 保证信息化组织下的安全保密工作得以 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 进行。实现软硬件兼备的档案管理工作， 也必须调用一批技术精湛、懂网络技术、 懂信息化的人才进行开发和操作，这样 才能顺利地开展工作。 四、数字化档案管理的问题 1.缺乏有效的领导 在科技发展的今天，数字化档案 管理虽然已经得到大家的普遍认可，但 是在数字化管理中，我国依然处于初级 阶段。我们虽然对数字化档案管理已经 接收，但在专业的管理知识方面并没有 完全得到认可。缺乏先进的领导，没有 建立起规范的数字化档案管理系统。 2.数字化缺乏先进的硬件设备 计算机的更新非常迅速，然而在 档案馆中的计算机设备却很少进行改变， 计算机往往不能跟随时代的步伐，不能 适应数字化档案体系的需求，影响了档 案管理工作的进行。 3.数字化的安全性能不高 计算机网络应用是数字化档案管 理体系不可缺失的一部分，有网络存在 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的地方必然会存在安全隐患，容易导致 数字化管理系统不能正常的运行，导致 网络瘫痪，各种病毒也不断地侵入，数 字化的内容易于丢失，数字化网络的安 全是一项重要问题。 五、数字化档案的具体方法 在目前的网络环境中，有很多的 外在因素影响着数字化档案的进行，例 如，在网络的环境中，会有黑客的攻击、 病毒的侵入等不良的因素在进行着档案 的影响，极易造成档案信息的泄漏和失 真等情况出现，这就要求，各个管理部 门做好各方面的工作安排。 1.在构建电子化档案的时候，为 了防止外侵入病毒的影响，造成信息的 毁灭和丢失，在档案存储过程中，可以 运用网络设备、电子文件归档管理程序 和电子打印机等将纸质的档案也进行二 次的安全保存，通过二者的同步，有效 的解决数字化档案无法代替档案解决的 问题，实现档案的安全保存。 2.进行权限的设置，禁止访问， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 保障网络的安全进行;在档案的使用过程 中，严格地对使用者的权限进行限制， 并对档案的内容制定出合理的划分，进 行分区加密，这样对于完全禁止阅览的 内容时，就保证不会发生信息的丢失。 分类的进行加密与阅览权限的设置，让 读者仅可以得到自身权限之内的档案信 息。 3.做好备份，保证信息的安全;在 进行档案的整理过程中，对于比较大或 者比较重要的文件可以选择多台机器进 行存储，多种方式的备份，保障档案的 安全，并且对于重要的文件也要及时的 做好备份记录，随时进行跟进。 4.预防病毒的产生，防止不必要 的损失存在，在计算器中安装杀毒能力 比较强的杀毒软件，定期的对计算机进 行病毒的查杀;禁止使用外部的磁盘与读 卡器进行使用，外界的磁盘必须保证在 病毒查杀彻底的时候使用。 5.建立起一套比较合适的档案管 理系统。在系统中可以实行六个步骤的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 进展，登记-编目- 检索-利用- 统计辅助。 对于各个板块的系统与档案信息设定合 理的站点，切实的实现档案信息的有效 性连接，深入改善系统，促进数字化的 档案管理工作有秩序的进行。 结束语 在信息技术逐渐发展的今天，实 行数字化管理体系是时代发