浅谈档案的数字化管理工作

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈档案的数字化管理工作 计算机的飞速发展带来了新时期 档案的数字化管理的发展。越来越多的 信息开始进行数字化归档。这种方式一 方面是便于管理，容易查找。另一方面 是比较容易输入以及采录等工作，这样 就带人们进入了前所未有的信息社会。 但是同样也存在着一些现阶段难以突破 的难题。比如说限制在计算机里，容易 受到病毒及黑客的进攻。为了更好地开 发利用档案资源，促进档案工作的进一 步发展，下面笔者就带大家了解新时期 档案的数字化管理。 中国论文网 /4/view-12683295.htm 一、档案的数字化管理的内涵 档案的数字化管理其实就在我们 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 每个人的身边。比如说现在经常提到的 电子档案，以及指纹录入等，这些都属 于档案数字化管理的内容。下面笔者就 简单的针对档案数字化管理的应用以及 档案的数字化管理的优点等方面做一个 介绍。 1.档案数字化管理的应用。档案 的数字化管理现阶段的应用非常普遍。 它的出现一方面解决了纸质档案的不容 易保存，查找困难，局限性大等一些难 题。还增设了指纹录入 DNA 采集等比 较先进的新形势的档案。这样看来，档 案的数字化管理应用会越来越广泛的。 纸质档案的缺点暴露，一方面是推动了 数字化管理的发展，另一方面也是比较 长时间的促进了档案管理的发展。可以 说传统档案的缺点非常明确，但是也不 能完全的抛弃，毕竟传统档案的优点也 是存在的。这样就得需要相关的技术人 员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。 2.档案数字化管理的优点。档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 数字化管理的优点非常多，大致可以分 为三点：提高经济效益、提高办公效率、 增强档案原件保护等。每一点也是非常 容易理解的。提高经济效益简而言之就 是改变了过去一直用的是纸质版的档案， 管理档案的人员非常多，而且数字化档 案的管理相对比较简单方便，不仅仅是 节约了管理成本，节省了档案的空间储 备，而且阅读与查找起来还非常的方便 快捷。提高办公效率主要体现在信息的 传递上。不仅仅是查找较为方便，而且 在异地调档案的时候，非常容易的发现 档案的数字化管理大大提高相关人员的 工作效率。可以说真正的足不出户就能 办成事情了。这样还将文件的实体保管 变成了一种最新形势的信息中心。增强 档案原件保护就是在纸质信息转变为电 子信息之后，档案的使用就会相对比较 安全，保管起来，也就比较省时省力。 对于历史久远的档案的保管，显得尤为 突出。而且这样还防止了经常有档案被 篡改的行为，可以说增谦了档案原件的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 一些保护。 3.档案数字化管理的现状。档案 数字化管理的现状也是非常不乐观的。 比如说现阶段的黑客的介入以及电脑病 毒的传播，非常机密的数字管理的档案 就会非常容易被网上盗取。比如说在网 上非常容易就查到了一个人的出身年月， 以及身份证号码等一些信息，这样的话， 这个人的一些隐私就会被泄露，而这些 也就不能被称作隐私了，人们将毫无隐 私可言。相关的技术人员的工作技术水 平不过关，经常会被一些比较低级的电 脑问题所困扰。提高工作人员的电脑知 识是现阶段的档案数字化管理的一个非 常重要的方面，不能一有问题就请专家 过来解决。而且现阶段的工作人员的素 质也是得得到提升，一旦出现档案的泄 露，得全方面的找原因。 二、新时期档案的数字化管理体 系 新时期的档案数字化管理体系正 在建设当中。有些非常重要的地方需要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 提及的。比如说很大程度上是不能抛弃 了传统档案的。尽管现阶段的数字化档 案的优点非常多，但是传统档案的优点 也是不容忽视的。下面笔者就针对新时 期档案的数字化管理体系做一个简单的 介绍。 1.不能抛弃传统档案。档案的传 统纸质的部分有时候还是需要保留下来 的，并不是一切都用电子版就能解决的。 要充分考虑到现阶段的特点，什么样的 档案需要数字化，什么样的档案得需要 保留传统的纸质版得需要相关的技术人 员充分的考虑到位。有较高利用价值的 档案需要进行数字化，这样可以防止珍 贵的档案被损坏以及丢失。相对于这样 的决断相关的部门得做出明确的要求， 具体的什么样的档案需要数字化都要与 一个相对硬性的标准。 2.档案的数字化规划。档案的数 字化规划是非常重要的。比如说档案的 数字化是一相对较大的工程，得需要知 道具体的花费预算是多少，考虑到投入 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的资金与产出的效益是不是成正比等。 当然这里也是需要知道什么样的档案需 要进行数字化才能产生更大的产值的问 题。 3.历史档案的价值非常大。对于 历史档案得需要进行数字化管理，这样 才能更好的保护历史档案的价值。它里 面的不单单是一个档案的问题，跟重要 的是档案的自身价值比较大。并且数字 档案中也得体现出更新的次数等问题。 不能只显示最新的状态。这样就会大大 的减损了档案数字化的作用。 4.档案数字化的成本核算。档案 的成本核算也是非常重要的。对于没有 必要或者是没有价值进行数字化的档案 可以不进行数字化，这样就可以很大程 度上节省了成本。而且现阶段对于珍藏 已久的档案进行数字化就需要非常大的 一个投入，那么这个投入的值与不值就 得需要成本的核算。如果不加强核算， 不考虑转换以及后续维护成本而盲目对 档案进行数字化，有可能导致数字化成 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 果在若干年后完全无法使用，这将是一 笔极大浪费，这样的话就得不偿失了。 5.传统与现在数字化管理相结合。 现在最合理的规划方案就是要合理的将 传统与现在的数字化管理相结合。无论 是但用哪一个，都不能足够的说明问题 的时候，就两个都采用。再就是由于现 阶段的数字化的程度还不是很高。数字 化的技术还不是非常的先进，只有最大 限度的保证档案的真实性、完整性与安 全性才是最重要的。 综上所述，现在的数字化管理的 也是越来越规范，越来越广泛的应用。 但是存在的问题也是非常多的。只要相 关的技术人员能够重视档案的管理以及 相应的体系的建立，相信我国的新时期 档案数字化管理水平会越