北京市卫生局公文处理实施细则

北京市卫生局公文处理实施细则 第一章 总则 第一条 为使市卫生局的公文处理工作规 范化、制度化、科学化， 进一步提高公 文处理的质量和效率，根据北京市实施国家行政机关公文处理办法细则（京政发 200112 号），结合我局实际，制定本细则。 第二条 市卫生局的公文，是我局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规 范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、 衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精 简 高效的原则，做到及时、准确、安全； 必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第五条 市卫生局办 公室是市卫生局公文 处理的管理机构，负责市卫生局的公 文处理工作并指导各处室和直属单位的公文处理工作。 第二章 公文种类 第六条 市卫生局使用的公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤消 下级机关不适当的决定事项。 （二）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （三）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （四）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下 级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 （五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （六）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （八）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法；明确要求下级机关贯彻执行；报请上级 2 机关予以批转或者转发。 （十）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第七条 市卫生局公文格式分为文件格式和信函格式。 文件格式适用于向上级机关报送“请示” 、“报告” 、“意见”，转发上级机关的文件，印 发重要决定、政策、措施、规范、管理制度，通 报重大事件等。 信函格式适用于向有关部门请求批准和答复审批事项，转发不相隶属机关的文 件，与不相隶属机关之间征求或答复意见，向医疗卫生单位布置事务性工作等。 第八条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题 、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄 送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级 与保密期限并排，中间以“ ”隔开；“ 绝密”、 “机密”级公文应当在首页左上方标明份数 序号。如有具体保密期限应当明确标注，凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事 项，其保密期限按照绝密级事项 30 年，机密级事项 20 年，秘密级事项 10 年认定。 （二）紧急程度：紧急公文，应当根据紧急程度在首页上方分别标明“特急” 、“急件” 。 （三）发文机关标识：文件格式公文的发文机关标识为“北京市卫生局文件” ，信函 格式公文的发文机关标识为“北京市卫生局 ”。由我局主办的联合行文，我局排列在前。 联合行文机关较多，应当保证公文首页显示正文。 （四）发文字号：包括发文机关代字、年份、序号，应当在首页发文机关标识下方 标明，年份、序号使用阿拉伯数码标识。 联合行文，只标明主办机关发文字号。 以市卫生局党组和市卫生局名义制发的、涉及全市全局性重大政策、重要工作部 署的公文，使用“ 京卫发” 发文字号；涉及各处室业务工作的公文，一律使用主办处室 代字编号， 编排方法为“ 京卫+处室代字+字”+年份+序号。信函格式与文件格式使用 统一的发文字号。 （五）签发人：上报的公文，应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列 于发文字号右侧。联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前，其他机关签发人 姓名在主办单位签发人姓名之下，按发文机关顺序依次排列。 （六）公文标题：由发文机关名称、公文主要内容和文种组成，应当准确简要地概 括公文的主要内容。两个以上机关联合发文，如标题中不标注发文机关，应在落款中 注明。公文标题中除法律、法规、 规章、标准名称加书名号外，一般不使用标点符号。 批转、 转发 公文， 标题 中应避免使用重复用语和相同的公文种类，文字过长时可进行 压缩概括，但不能以原文的发文字号代替文件标题。 （七）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 3 两个以上主送机关，上行文按照中共北京市委、市人大、市政府、市政协的顺序排列； 下行文一般按先区县卫生行政部门后直属单位、先系统内后系统外的顺序排列，由我 局主办的联合下发文件，卫生系统排列在前，其他部门原则上按市政府组成部门序列 排列；平行文按受理机关的主次顺序排列。 （八）公文附件：指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料，应当在正文之 后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加 标点符号。 （九）印章：公文除“会议纪 要” 外， 应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加 盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处 不署发文机关名称，用印应当上不压正文，下压成文日期；联合行文需加盖两个以上 印章时，主 办机关印章在前，其他机关印章按顺序排列。 （十）成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签 发日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、 月、日；零写为“ ”。 （十一）公文附注：指需要说明的其他事项，应当加括号在成文日期左下方标注。 上报的请示性公文，应当在成文日期左下方标注联系人姓名和电话。 （十二）主题词：公文应当标注主题词，上报的公文按照上级机关的要求标注主题 词。主题词 在公文的抄送栏之上标注，由办公室统一填写。 （十三）抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用 全称或者规范化简称、统称。 （十四）印发机关名称和印发日期：应当在抄送栏之下标明，无抄送机关在主题词 之下标明。印 发机关一律标印“北京市卫生局 办公室” ，印发日期以印制成文日期为准。 第九条 公文的文字应从左至右横写、横排。公文中各 组成部分的标识规则，参 照国家行政机关公文格式国家标准执行。 第十条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（ 210 毫米297 毫米），左 侧装订。张 贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章 行文规则 第十一条 行文应当确有必要，注重效用。 第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第十三条 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项、上级机关要 求报告办理情况的事项、须经上级机关审批或者决定的事项。 第十四条 市卫生局在 职权范围内，可以与市政府各部 门（包括市政府各组成部 门、各直属机构、直属事业单位、 议事协调机构）、各区县卫生行政部门、局直属单位、 有关医疗卫生单位等相互行文。 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向各区县政府正式 行文；如需行文，应当报请市政府批转或者由市政府办公厅转发；因特殊情况确需直 接向下一级政府正式行文的，应当报经市政府同意，并在文中注明经市政府同意。 第十五条 市卫生局内设机构和各直属中心一律不得对外印发政策性和规范性 4 文件，不得代替市卫生局审批下达应当由市卫生局审批下达的事项。 市药监局、市中医局上报市委、市政府的“请 示”、 “报告” 、“意见”， 应以市卫生局名 义上报。 第十六条 市卫生局可以与市政府各部门、各区县人民政府、相应的党组织和军 队有关部门、同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文机关不宜 过多。联合行文应当明确主办机关，主办机关排列在前，先签署意见，其他机关依次 会签，一般不使用复印件会签。与同级或者相应的党的机关、军队机关、人民团体联 合行文，按照党、政、军 、群的顺序排列。 第十七条 凡市卫生局职权范围能够解决或者通过部门间协调可以解决的事项， 一般不得请示市政府；凡市卫生局发文或者若干部门联合发文能够解决的事项，不得 要求市政府或市政府办公厅批转或者转发。 第十八条 发文涉及其他处室职责时，主办处 室应主动协商、会签，取得一致意 见后再行文。 第十九条 除上级机关 负责人直接交办的事 项外，不得以本局或本局负责人名 义向市政府领导同志个人报送“请示” 、“报告” 和“意见”。向市政府或市政府办公厅报 送公文，一般不得抄送市政府领导同志个人。 第二十条 “请示”与“报告”必须分开，不得在“报告” 中夹带请求批示或者批准的 事项。 第二十一条 “请示” 应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时抄送其他 机关的，应 当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 第二十二条 请求市政府或市政府办公厅批转或者发文的事项，应当在“请示” 中说明发文依据、理由，并附代拟稿。 第二十三条 与不相隶属的部门之间商洽工作、询问和答复问题，应当使用“ 函”， 不得使用“请 示” 或者“批复”。 第五章 发文办理 第二十四条 发文办理指以市卫生局名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、 签发、复核、缮印、用印、分发等程序。 第二十五条 市卫生局发文办理程序一般包括： （一）主办处室拟稿：主办处室工作人员起草公文，并同时填写发文稿纸，报处室 负责人审核签字（需相关处室会签的，应送相关处室会签）。拟稿人一般为市卫生局公 务员，如因特殊情况需由借调人员代拟，应当同时注明代拟人和负责此项工作的公务 员姓名。 （二）办公室审核：办公室文秘人员对各处室待发文稿进行校核，并送主管主任审 核。办公室 审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合国家行政机关 公文处理办法所规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求，发 文稿纸填写是否符合要求等。对于不符合要求的文稿退主办处室重新办理。 （三）领导签发：办公室完成核稿后，报局领导审阅签发。对于重要公文，应经主 管领导阅签后，报主要领导签发。与其他部门联合行文的，我局领导签发后，由主办 处室送相关部门会签。 5 （四）清样复核：公文经领导签发后、正式印制前，由文印室排版打印出清样，通 知主办处室拟稿人对清样进行复核。拟稿人应对照修改稿，认真审核校对。 （五）公文印制、用印和封发：主办处室完成清样复核后，文印室正式印制文件并 加盖印章，由主办处室按发文单位装封、寄发（与相关部门或处室会签的公文，主办 处室应同时将文件送参与会签的部门或处室）。报送市政府的公文由办公室通过专网 报送。 （六）重要公文的“第一读者”审验：对于上报市委、市政府等上级机关的重要公文， 在公文正式印制后、报送前，由办公室负责同志作为“ 第一读者”进行阅读审验，经审 验无误，并 签署“ 无误，可发”意见后才可报出。 第二十六条 草拟公文应当做到： （一）符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要与 现行政策规定衔接，应当切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表述准确， 结构严谨，条理清楚，字词规范， 标点正确， 篇幅力求简短。一般公文不得超过 3000 字。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关 系确定。 （四）拟制涉及国家秘密的公文，应当确定密级和保密期限。 （五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用 外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （七）结构层次序数，第一层为“一、 ”、第二层为“（一）” 、第三层为“1.”、第四 层为 “（1）”。 （八）应当使用国家法定计量单位。 （九）公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；使用国际组织外文名 称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。一般不得使用字母词 （由字母构成或其中包括字母的词语）。 （十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略 语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第二十七条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部 门协商，协办 部门要积极配合，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办处室应提 请我局主要负责同志出面与有关部门协调。经协商仍不能取得一致时，主办部门可以 列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或者裁定。 上报的请示性公文，应当附上与其他部门协商一致或者不同意见的书面材料。 第二十八条 各处室起草行政规范性文件，应送法制监督处进行法制审核，审核 同意的由法制监督处提请局长办公会审议，局长办公会审议通过后，送局办公室核稿。 法制监督处应当对行政规范性文件的内容是否符合国家和本市的有关法律、法规、规 章和政策的情况进行合法性审查，并按照规定向市政府法制办报送备案。 本细则所称行政规范性文件，是指市卫生局为履行社会公共卫生事务管理职权 制定的对社会具有普遍约束力、直接或间接影响公民、法人和其他组织的权利义务、 在一定时期内具有反复适用性的规定、办法、规则、细则、意见、决定、通知、 发展规 划等。行政规范性文件起草应当符合以下要求： 6 （一）符合国家法律、法规、规章和其他有关规定。如提出新的政策规定，要与现 行的政策规定相衔接，应当切实可行并加以说明。 （二）对实施法律、法规、规章做出具体规定的，不得增设公民、法人和其他组织 的义务，不得限制法律、法规、 规章赋予公民、法人和其他组织的权利。 （三）规范事项属于我局法定职权范围。如涉及其他部门职权的，应当主动与有关 部门协商，取得一致意见后方可行文。 （四）遵守国家行政机关公文处理的有关规定要求。 第二十九条 以市卫生局名义制发的决定、通告、规范性文件及上报市委、市政 府、卫生部的公文，由局长或主持工作的副局长签发，其他公文由主管局领导签发。 第三十条 审核和签批公文应使用钢笔、签字笔或毛笔，不得使用圆珠笔、铅笔， 不得在文稿装订线外书写。呈送局领导签发的文稿，字迹必须清楚，改动多且字迹潦 草的要誊清后再送。 第三十一条 拟稿人要按规定填写发文稿纸 。缮印公文要保证质量，做到文面清 晰，字体适当，用纸规 范，美 观大方。 第三十二条 公文印章由局办公室管理。需使用局印章的文件，须经主管局领导 批准并履行有关手续后用印。 第六章 收文办理 第三十三条 收文办理指 对收到公文的办理过程，包括签收、登 记、审核、拟办、 批办、承办 、催 办等程序。 第三十四条 办公室专职工作人员对收到的公文 应当及时登记、 审核。审核的重 点是：是否应当由我局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他 有关规定；涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否已协商、会签；使用公文文 种、格式是否规范。 第三十五条 经审核，对符合本细则规定的公文，应当及时提出拟办意见报有关 负责人批示、 阅知，或者转请有关处室办理、阅知。对属于我局职权范围内的事项或 者经上级机关授权、委托由我局办理的事项，应当认真研究办理。需要两个以上处室 办理的公文，应当明确主办处室；紧急公文，应当明确办理时限。必要时，可在公文前 附督办单（督办单应一式两份，一份附文件前，一份交督办工作人员）。 对不符合本细则规定的公文，经办公室负责人批准后，退回呈报部门并说明理由。 第三十六条 承办处室收到所交办的公文，应当及时处理，不得延误、推 诿。紧 急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。涉及由两个以上处室 办理的文件或事项，由主办处室负责商相关处室共同办理。对不属于本处室职权范围 或者不宜由本处室办理的，应当及时退回办公室并说明理由。如承办处室对局领导批 示交办的工作有异议，应向批文领导说明，并报请重新批示。 第三十七条 报负责人批示的公文，应当及 时批示。负责人审批公文时，对有具 体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同 意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第三十八条 报请局领导批示的公文，局领导 作出批示后，应退回办公室，由办 7 公室按领导批示意见转有关处室或单位办理。 第三十九条 凡有局领导批示属重点办理的公文，办公室要负责督查催办，做到 紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压、延误。 第四十条 对市政府文件、市政府办公厅文件、市领导批示和市政府办公厅交办 公文的办理应遵守以下要求： （一）市政府文件、市政府办公厅文件中要求报告执行情况，凡明确提出时限要求 的，应当按 时限要求及时将执行情况书面报告市政府办公厅。 （二）对市政府办公厅分发或者翻印的国务院文件、国务院办公厅文件，应当认真 贯彻。确需由市政府行文作具体部署的，应当结合本市实际，提出贯彻意见，并代拟 文稿报送市政府办公厅。 （三）对市领导批转请我局研究提出意见或者市政府办公厅转请我局研究提出意 见的公文，凡明确提出时限要求的，应当按规定时限要求办理。紧急公文应当在 1 至 2 个工作日内、非紧急公文应当在 5 个工作日内将书面意见报送市政府办公厅；确因 特殊情况不能按时办理完毕的，应当及时向市政府办公厅报告。突发事件以及国家法 律、法规另有 规定的事项除外。 对需要贯彻执行的国务院文件、国务院办公厅文件，按照上述原则办理。 第七章 公文归档 第四十一条 公文办 理完毕后， 应当根据中华人民共和国档案法和机关档案 工作条例等有关规定，及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料 整理（立卷）、归档。其中与公文并办的电报随同公文一起整理（立卷）。个人不得保存 应当归档的公文。 第四十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理 （立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映机关的主要工作情况，便于保管 和利用。 第四十三条 联合办理的公文，原件由主办 机关整理（立卷）、归档，其他机关保 存复制件或者其他形式的公文副本。 第四十四条 我局负责 人兼任其他机关职务 ，在履行所兼职务职责过程中形成 的公文，由其兼职机关整理（立卷）归档。 第四十五条 归档范围内的公文，要确定保管期限，按照有关规定定期向市档案 馆移交。 第四十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档 要求。 第四十七条 行政规 范性文件自发布之日起 15