办公室人员必备素质

办公室人员必备素质 时间:2010-04-27 22:54 来源:unknown 作者:admin 点击: 次 2008年 06月 26日 办公室是一个企事业单位和政机构的重要职能系统，在单位里起到中枢作 用，各个业务科室和部门的日常工作，都需要办公室来进行协调与布置，同时 办公室又是离单位领导“距离“最近的部门 2008年 06月 26日 办公室是一个企事业单位和政机构的重要职能系统，在单位里起到中枢作用，各个 业务科室和部门的日常工作，都需要办公室来进行协调与布置，同时办公室又是离单位 领导“距离“最近的部门，领导的政令发布与执行，办公室往往是重要的参与者和执行者。 办公室可以总结为三个中心，即：后勤中心、事务中心、政务中心，其“中心“地位 的特殊性，使办公室工作能否正常、高效的运行，关系到单位的工作执行力和领导的决 策力，甚至有关单位形象和领导威信。因此，办公室主任作为办公室的直接管理者，应 该具备怎样的素质，以保障办公室工作的有效开展，成为上至政机关下至企事业单位的 领导们普遍关心的问题。 1、公文处理能力。 良好的公文的处理能力，是办公室主任必须具备的首要素质。在日常工作中，办公 室主任需要经常起草、审核、发布一些管理制度，是单位里的政策推进者，和领导的言 论喉舌。除此以外，办公室主任还要经常上传下达上级领导、本单位领导、本单位各部 门间的工作意见和精神，这些意见和精神绝大部分以公文形式存在。 2、时间管理能力。 办公室主任要为自己本人和上级领导精心安排时间、日程，使时间浪费降到最低程 度，同时又要顾及领导的工作强度，做到时间安排松驰有度。 3、交流与沟通能力。 办公室主任对于信息和决策精神的上传下达，除了采用正式公文以外，日常的沟通 也是传达决策精神，体现本单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能力， 对于办公室主任而言，显得犹为重要。从广义沟通而言，即包括了格式化沟通，也包括 非格式化沟通；即包括口头沟通，也包括书面沟通；即包括双向沟通，也包括单向沟通。 有人讲：办公室主任不是人，做好办公室主任的人不是人。因为，办公室工作庞杂， 象公共汽车，叫上就上，叫停就停。 办公室人员必备的素质 1.良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 2.良好的口头表达能力，如得得体地应对电话。 3.善于与人沟通。 4.随机应变能力强。 5.能严守秘密，谨慎处理保密文件。 6.能准确俯上司意图。 7.能沉着处理紧急事件。 8.能校长出席教师大会并讲话，准确恰当地传达校长的意见。 9.能及时将学校内部外部的信息传递给学校。 10校长外出时能主动主持办公室工作。 11职业道德和强烈的进取心。 12精力充沛。 13良好的安排时间的能力（如出差计划的安排）。 14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。 15有组织观念和团队精神。 16与校长和同事能融洽相处，并能从中起协调作用。 17能参与学校具体事项目的开展。 18积极主动而非被动地工作。 19知晓办公室内财务管理。 20知错就改。 办公室主任的办事原则 办公室工作事无巨细，办公室主任经常面对繁杂的事务，大事、小事、杂事缠身， 如何处理好办公室具体事务，为企业领导班子正确决策提供参谋助手作用，是办公室主 任的主要职责之一，必须严格掌握正确的办事原则。 一、不以事小而不为 小事，对办公室主任来说，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。 对举轻若重的小事，就应一抓到底，但又不能沉湎于琐碎的事务工作之中，既能入手其 内，又能出手其外。抓小事，必须做到： 1知大知小。办公室主任要胸有全局，用大局的天平来运筹谋划办公室的工作， 分清主次、深浅、难易，有的放矢地制定对策，确定工作目标。这样才可能避免指挥一 盆浆，工作一团麻，结果一片糟。 2小中见大。小事中孕育着大事，这是办公室工作的显著特点如值班、会议通 知、次序安排、后勤服务、接待等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，若 出现疏忽就会引起麻烦和非议因此办公室主任必须掌握宏观，把握大局，洞穿事物本 质的能力，做到政治敏感、头脑冷静、眼光税利、小中见大、以大代小和以小促大 3举轻若重。对着看似小事的经常性工作，要建章立制，写在纸上，贴在墙上， 记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴， 举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。 4默默无闻。做办公室工作要求具有奉献精神，抓小事更是不显山露水，做好了 没人知道，有了失误谁都可以指责。因此，办公室主任除了要“俯首甘为孺子牛“默默无 闻地奉献外，还必须具备较强的“受过忍责“的心理素质。 二、不以事杂而乱为 办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒槌，办公室主任头脑 里必须有一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点 为，须小葱拌豆腐-一清二楚，不能乱为。 不乱为，就要知重知轻。避免“来者都是客“，力量均衡使用，重要工作没抓住，没 干到点子上；次要工作用力过了劲，使劲过了头，吃力不讨好。 不乱为，就要知上知下。领导意图不了解，是盲人骑瞎马，干不好还会南辕北出。 吃过了上情，办事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就会脱离实际，有悖事理。摸 透了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解 不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室主任更应成为讲规矩的楷模。 不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该当家的 敢拍板，该反馈的不截留。切勿忘乎所以，误了大事。 三、不为事急而盲为 办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，特别是 加大重要情况及时反馈报告力度以后，办公室主任成为急事和突发性事件的第一知情者， 位于处置的第一道工序。在这种情况下，办公室主任必须敏感、冷寂，不能盲为。 一是要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进 行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。 二是沉着应付，切忌丢三落四。在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导 要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四， 使问题复杂化以致妨碍问题的解决。 三是要有主见，切忌唯唯诺诺。而对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前 站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解 决一种问题时埋下另一种隐患。 四、不以事难而怕为 在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这 些事，一个称职的办公室主任，一个胜任参谋、助手作用的总管，就必须坚持做到：不 回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞；不怕得罪人，将自 己的荣辱名利抛于脑后；不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到 这些，还得用以下标准来衡量和要求自己： 1、讲职责，义无反顾。办公室主任是干什么的，职责是什么，心里要始终清楚， 遇到的事件不管多难，都应义无反顾，挺身而出。 2、讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该代领导 冲锋陷阵，替领导分忧解难，这是职责和义务，更是对办公室主任品质优劣的检验。 3、讲艺术，左右逢源。要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，既 讲原则，又讲灵活，因人因事施法。 4、讲精神，敢于碰硬。办公室主任要讲究柔中有刚，当好人是对的，但不能当“好 好先生“，特别是在大事大非面前，要坚持原则。否则，一味追求“和为贵“，别人不把 你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，那就什么问题也解决不了，什么事也办不成。 办公室工作是一门艺术，做好并不容易。但只要下功夫，花时间，以“三讲“的标准 来衡量，就没有解决不了的问题，没有克服不了的困难。 组织中的政治行为指那些不是由组织正式角色所要求的,但又影响或试图影响组织 中利害分配的活动。 办公室政治在哪个国家都存在,如果好好利用，反而可以营造融洽的工作环境。 在中国，上司与部属的关系一般是：工作上，“二不二多“，即不争功，不诿过，多 鼓励，多商量；而生活中，上司待人之道，最重要的是对部属要常有一颗关怀的心和一 份体贴的情。 部属与上司的关系是：要尊重主管，体谅、支持上司。不到上司要我们发表意见时 就不要抢着表现，也不宜抢在上司之前和贵宾交换名片。上司生病时，不可随意探望， 因为他不会喜欢自己的病容展现在下属面前。一般打电话慰问即可。作为下级，要理解 领导的处境和难处，在遇到实际问题向领导提出要求时，一是不要条件苛刻，二是不要 急于求成，三是不能怨天尤人。 与同事的关系，要互敬互爱，凡事设身处地体谅他人，不论是否投缘，都要建立良 好的关系。自己的工作完成后，可以问问同事是否需要帮忙。 在中国，人们都明白“明哲保身“的道理，一般不爱卷入小团体之中。 别把“我“字挂嘴边 一个总把“我“字挂在嘴边的人，会让对方觉得自己的存在和立 场被忽视了，因而在心中产生一道阴影，只有关注别人的谈话内容，从“你“开始谈话， 才能使同事的心理障碍消除。 私人电话越短越好 在上班时，我们谁都会接到一两个私人电话，这并没有什么不 可以的，但是你的谈话内容、交谈时间的长短，都是应该注意的。如果某个电话已持续 了很久，而你正在做需要集中精力的事，你可以直言不讳地告诉对方你目前没有时间闲 聊，等忙完了工作再把电话打给对方。无论你是主管还是职员，办公室都不是尽情打私 人电话的地方。 不夸夸其谈 女人是感性的，常常能绘声绘色地讲一件挺平常的事。但语言的丰富， 并不意味着可以随意夸大事实，中肯的话才会耐听，也会让人信服。 因为工作需要，阿萍一年中有几次出国的机会，每次出国归来，谈起见闻，就算是 完成了多么艰巨的任务，她也不表白自己多么辛苦；住高级宾馆，她会说还不是上面安 排好的，不然自己可住不起，就算有同事嫉妒她，听她平直、随和的话语，嫉妒也不由 地消失了。夸夸其谈会让一个女人失去魅力。 不抖搂别人的隐私 在办公室里，你无意中一句话也许就触到了别人的禁忌。信任 是可遇不可求的，一旦信任被破坏，再建立起来就会很难，把别人的秘密永远留在肚子 里吧。 嬉笑怒骂悠着点儿 同事之间不能天天绷着脸，工作之余或聚会时常开点玩笑，既 可以活跃气氛，又可以放松神经，还可以拉近同事间的距离。会开玩笑的人，在意见分 歧时，可使玩笑成为紧张局面的缓冲剂，化干戈为玉帛。玩笑有时还可以用来委婉拒绝 同事的要求，进行善意的批评等等。但玩笑要达到的目的，在于“玩“，千万不要把玩笑 开得过了火。 一个人所说的笑话，千万不要取材于聚在一起的人，而要取材于其他方面。笑话的内 容，更要考虑听笑话的人的接受程度，在分寸之内，大家高兴；超过了分寸，便要搞得 不欢而散了。 办公室不是“心理诊所“ 唠叨是女人易犯的通病，而且女人见面话又格外多，反反 复复，述说着自己的喜怒哀乐，也不管别人爱听不爱听，径直讲个没完。自己倒是舒心， 别人的情绪却给搅得乱七八糟。 办公室里不能说的话，好像谁都知道，但人熟识之后，说的话就经常不经过大脑了。 办公室的同事可以亲密，但生存、工作永远是第一位的，别让情绪支配。 同在一个单位，或者就在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。倘若关系 不和，甚至有点紧张，那就没滋没味了。导致同事关系不够融洽的原因，除了重大问题 上的矛盾和直接的利害冲突外，平时不注意自己的言行细节也是一个原因。 那么，哪些言行会影响同事间的关系呢？ 有好事儿不通报 单位里发物品、领金等，你先知道了，或者已经领了，一声不响地坐在那里，像没 事似的，从不向大家通报一下，有些东西可以代领的，也从不帮人领一下。这样几次下 来，别人自然会有想法，觉得你太不合群，缺乏共同意识和协作精神。以后他们有事先 知道了，或有东西先领了，也就有可能不告诉你。如此下去，彼此的关系就不会和谐了。 明知而推说不知 同事出差去了，或者临时出去一会儿，这时正好有人来找他，而你明明知道，却直 通通地说不知道，一旦被人知晓，那彼此的关系就势必会受到影响。外人找同事，不管 情况怎样，你都要真诚和热情，这样，即使没有起到实际作用，外人也会觉得你们的同 事关系很好。 进出不互相告之 你有事要外出一会儿，或者请假不上班，虽然批准请假的是领导，但你最好要同办 公室里的同事说一声。即使你临时出去半个小时，也要与同事打个招呼。这样，倘若领 导或熟人来找，也可以让同事心中有数。如果你什么也不愿说，进进出出神秘兮兮的， 倘若正好有要紧的事，人家就没法说了，有时也会懒得说，受到影响的恐怕还是自己。 互相告之，既是共同工作的需要，也是联络感情的需要，它表明双方互有的尊重与信任。 不说可以说的私事 有些私事不能说，但有些私事说说也没有什么坏处。比如你的男朋友或女朋友的工 作单位、学历、年龄及性格脾气等；如果你结了婚，有了孩子，就有关于爱人和孩子方 面的话题。在工作之余，都可以顺便聊聊，它可以增进了解，加深感情。 有事不肯向同事求助 轻易不求人，这是对的。因为求人总会给别人带来麻烦。但任何事物都是辩证的，