CEPMHBPM费用报销操作手册V3.0

中教信息管理平台建设项目- 1 - IBM / 中教股份保密中国教育出版传媒股份有限公司信息管理平台建设项目费用报销系统版本号：V1.0作 者： 项目小组 保存日期： 2016 年 1 月 22 日参考资料： 状 态： 初稿中教信息管理平台建设项目- 2 - IBM / 中教股份保密中教信息管理平台建设项目- 3 - IBM / 中教股份保密1. 目录1. 目录 .22. 系统概览 42.1、说明 42.2、系统登陆 .42.3、系统整体介绍 53. 费用报销 63.1 前置审批单 .63.2 借款单 143.2.1、会议费 .143.2.2、差旅费 .173.2.3、其他费用 .263.2.4、特别说明 .273.3 费用报销单 .283.3.1、会议费 .283.3.2、 差旅费 333.3.3、 招待费 413.3.4、 固定资产采购 .463.3.5、 医药费 513.3.6、 日常费用 .513.4 工资支付单 .563.5 其他业务支付单 563.5.1 税金相关请款 .563.5.2 投资相关请款 .613.5.3 代管事项请款 .653.5.4 理财相关请款 .693.5.5 资金转账请款 .743.6 费用挂账支付单 783.6.1 退款再付款（待补充和修改） 783.6.2 系统维护费 .824. 生产支付 874.1、预付款申请 874.2、对公稿酬及版税申请 884.2.1、稿酬 .884.2.2、版税 .904.3、对私稿酬及劳务申请 93中教信息管理平台建设项目- 4 - IBM / 中教股份保密4.3.1、对私稿酬及劳务 .944.3.2、培训劳务费 .954.4、排印装费用申请 .95业务说明： .954.4.1、排制费用支付 .954.4.1、印装费用支付 .954.5、代印管理费宣传推广费申请 .954.5.1、代印管理费 .954.5.2、宣传推广费 .964.6、日常劳务申请 964.6.1、日常劳务费 .965. 单据审批 975.1、业务审核 975.2、财务复核 995.2.1、单据审核 995.2.2、合并计税及发票校验 1016. 收付确认 1046.1、输入说明 1046.2、执行 .1056.3、付款确认 1066.4、过账： .1067. 通用功能 1087.1、单据查询 1087.1.1、在 BPM 中查询费用报销单据 .1087.1.2、在 ERP 中查询费用报销单据 .1117.2、单据打印 1117.2.1、 BPM 中起单、审批、查询等功能界面只要有打印字样，都提供了单据的打印，但必须是已经产生了单号的单据才可以打印 .1117.2.2、凭证冲销流程 .1127.2.3、资金支付平台 .1127.3、单据复制 1127.3.1、历史单据复制 .1127.3.2、单据行明细复制 .1147.3.3、单据行批量上载 .1148. 异常处理 1158.1、审批流错误 1151、 通过临时加签或者减签的功能将该流程指向正确的审批节点； 1152、 再任意一个审批节点终止该审批流，调整正确的审批流程后重新发起审批流 115中教信息管理平台建设项目- 5 - IBM / 中教股份保密8.2、报销金额错误 1158.3、凭证过账错误 1152. 系统概览2.1、说明本操作手册截图在开发系统（120）和测试系统（300）中完成，开发系统与测试系统所有功能与流程与生产系统一致，可能在看到的界面显示上稍有不同，但不影响该手册指导用户在生产系统中进行操作。2.2、系统登陆在个人计算上打开任意一种浏览器,并在浏览器地址栏输入生产机的登陆地址： 并回车输入用户名输入登录密码，点击登陆进入费用报销系统中教信息管理平台建设项目- 6 - IBM / 中教股份保密2.3、系统整体介绍图 1：系统登陆地址，初次登陆后可以 ctrl+d 保存图 2：费用报销业务模块，所有费用相关的报销业务都在该业务模块内完成图 3：生产支付业务模块，所有与生产支付相关的业务都在该业务模块内完成图 4：待办任务，应该完成还未完成的工作将罗列在待办任务清单中，对应业务人员来说是待发起的单据未发起流程，对于审批人来说是待审批的单据未完成审批；图 5：业务导航面板，根据不同的业务进行分类的业务操作口径；图 6：单据信息的操作界面图 7：新的会话，同一用户可以打开多个界面；中教信息管理平台建设项目- 7 - IBM / 中教股份保密图 8：注销按钮，点击可以退出系统；图 9：全屏按钮，图 10：系统个性化相关设置3. 费用报销3.1 前置审批单业务说明：前置审批单主要针对某些费用的借款或者需要发生并报销前需要完成审批方可进行借款或者发生及报销的费用，主要费用类型包括：会议费、差旅费；3.1.1、会议费进入操作界面：登陆系统后点击 ，在左边业务导航面板点击 ，如下图1、基本信息输入及说明公司代码 系统默认为当前登陆用户所属公司代码不可修改会计年度 系统默认当前年度 不可修改申请日期 默认为当天 可修改日期单号 系统自动生成中教信息管理平台建设项目- 8 - IBM / 中教股份保密查找单号 可以查找已经完成的单据 只能查找状态报销人 默认为当前登陆用户成本中心 系统自动带出当前审批用户名 系统默认当前用户审批状态 系统默认 A 起草状态B 提交状态C 业务审批状态D 财务付款状态E 财务过账状态F 流程结束状态G 流程中止结束状态Z 异常单据状态经办人 系统默认当前用户为经办人2、业务信息输入及说明项目相关 单选值 如果选择项目相关，要求输入一个 WBS 编码（选题、书名等）合同相关 单选值 选择合同，在系统信息中需要输入合同明细信息：合同号码、合同金额等信息资金专项 单选值 选在该项，要求选择一个资金来源资金来源 单选值 社外政府资金、社外非政府资金自有资金资金来源订单 内部订单 系统会通过项目、资金来源自动带出一个内部订单附件张数 数量值 默认为 1，可修改事由 文本描述 必输中教信息管理平台建设项目- 9 - IBM / 中教股份保密系统已经根据实际业务需求确定会议费是否项目相关、是否资金相关，若是必输项，系统会自动检查是否完成输入项目相关：勾选项目相关，并输入具体的项目（选题）资金相关：勾选资金专项，并输入资金来源属性，系统自动带出资金来源订单3、系统信息输入及说明单据明细：费用发生的具体内容点击增加：中教信息管理平台建设项目- 10 - IBM / 中教股份保密按顺序在上面的界面中输入 费用类型：下拉菜单选择费用明细：点击选择费用类型下面的明细子项项目，表头的业务信息中输入，则自动带出提示：（也可直接在费用明细中输入 A0401，系统自动带出费用类型）完成输入点击确定进入下一步4、会议费子屏幕字段填写说明项目 项目相关必填 业务信息已填则自动带出，否则需要点击选择会议地点 开会地点 选填协办单位 单位名称 选填参会人数 计划参加会议的人数 必填会议标准 会议费用标准，元/每人/每天必填：系统根据企业实际要求配置会议每人每天发生的费用限额及会中教信息管理平台建设项目- 11 - IBM / 中教股份保密议天数会议开始（结束）日期 会议开始和结束的日期 必填：系统自动根据标准天数进行检查，若标准中没有限制天数则不检查各项费用 会议中发生的各项费用的具体金额，如，住宿费用根据实际情况选填要发生的费用报销金额 系统根据用户填写的各项费用自动计算信息录完，点击任意一栏金额输入框并回车，系统自动算出报销金额（计划发生的金额） ；点击确定系统根据标准、天数、参会人数校验报销金额是否超标，若超标则系统进行提示，需要调整报销的金额：点击确定中教信息管理平台建设项目- 12 - IBM / 中教股份保密增加：按以上操作步骤增加行项目删除：选择明细中的行项目进行删除修改：选择明细中的行项目进行修改复制：选择明细中行项目进行复制并增加一条行项目附件：若需要附件，可在完成单据后点击保存，再点击附件，进行新建，并在本地路径上传附件5、发起流程所有信息录入完毕后，可进行以下操作：1：发起流程：点击直接发起流程，系统自动保存单据并根据审批流程将单据发送到下一级审批节点2：保存：点击保存，系统将该单据数据进行保存到数据库，单不发起流程，单据不会发送到任何审批节点；3：打印，若要打印该单据，需首先保存再进行打印；中教信息管理平台建设项目- 13 - IBM / 中教股份保密点击确定发起流程以上结果反馈：该单据保存并发起了流程，新建单据及发起流程结束。6、通过复制单据来新建单据1、 进入业务操作界面点击查找单号中教信息管理平台建设项目- 14 - IBM / 中教股份保密点击查询3.1.2、差旅费差旅费的前置审批单创建与会议费操作步骤一致，只是因为费用类型不同，增加明细行项目的子屏幕信息稍有不同：点击确定中教信息管理平台建设项目- 15 - IBM / 中教股份保密输入金额即可3.2 借款单3.2.1、会议费若会议费、差旅费需要前置审批单，则先创建前置审批单，创建完前置审批单发起流程后即可创建该费用的借款单，其他费用无需前置单，则直接可创建借款单按下图顺序点击进入会议费借款单的业务操作界面1、 基本信息输入及说明：借款人默认当前用户不可修改，遵循谁借款，谁发起的原则，即用户只能为自己借款，不能代替他人借款2、 业务信息输入及说明：请参考 3.1.1 节的 2 小节：业务信息输入及说明；中教信息管理平台建设项目- 16 - IBM / 中教股份保密A、有前置单的情况：可通过前置审批单直接复制如上图，在业务信息中点击勾选前置审批，并点击输入框选择前置审批单选择相应前置审批单，会将该单据信息复制到借款单下一步需要将业务信息补充完整：收款对象等信息根据实际情况点击选择收款单位，选择后系统将自动带出收款单位相关银行账户等信息，若是一次性供应商，则选择完单位后手工输入银行账户等信息中教信息管理平台建设项目- 17 - IBM / 中教股份保密核对完以上信息后，可发起流程或者保存单据说明：若有前置审批单的费用类型创建借款单，可通过选择前置审批输入前置审批单据号码直接复制信息，但请注意：一张前置审批单可复制生成多张借款单，但生成的借款单总金额不允许超过前置申请单金额，否则系统会进行报错处理；B、 无前置单的情况3、系统信息输入及说明点击增加，输入费用类型及费用明细，中教信息管理平台建设项目- 18 - IBM / 中教股份保密4、 会议费子屏幕输入及说明(参考 3.1.4 前置审批单会议费-会议费子屏幕输入及说明)3.2.2、差旅费差旅费：根据各家单位管理上不同，操作方式有所不同，一种情况是差旅费必须先走前置审批单，一种情况无需先走前置申请单，可直接借款；进入操作界面：登陆系统后点击 ，在左边业务导航面板点击 ，如下图中教信息管理平台建设项目- 19 - IBM / 中教股份保密1、 基本信息输入及说明公司代码 系统默认为当前登陆用户所属公司代码不可修改会计年度 系统默认当前年度 不可修改申请日期 默认为当天 可修改日期单号 系统自动生成查找单号 可以查找已经完成的单据只能查找状态借款人经办人系统默认当前用户=借款人=经办人根据财务要求，经办人只能给自己借款，该字段不能修改成本中心 系统自动带出 借款人所在部门当前审批用户名 系统默认当前用户审批状态 系统默认，新建单子时、保存后为 A，发起流程后为 CA 起草状态B 提交状态C 业务审批状态D 财务付款状态E 财务过账状态F 流程结束状态G 流程中止结束状态Z 异常单据状态2、 业务信息输入及说明中教信息管理平台建设项目- 20 - IBM / 中教股份保密项目相关 单选 根据实际需要选择合同相关 单选 根据实际需要选择资金专项 单选 根据实际需要选择资金来源 若选择资金专项，则必须输入资金的来源属性资金来源订单 内部订单 系统通过项目+资金来源自动带出资金订单前置审批单 单选 若有前置审批单，则选择前置审批单号，则系统信息中的行项目明细通过前置审批单自动带出收款对象类型 单选，个人借款选择经办人或者借款人，单位借款需选择单位付款方式 系统默认为电汇，付款方式根据实际情况选择，付款方式决定了后续财务付款过账的科目属性收款对象 供应商（单位或者个人）编码 若选择经办人或者借款人，系统自动带出相关银行名称、账户等信息，选择单位则需要选择对应的供应商编码并自动带出银行信息，若选择的是一次性供应商，则需用户手工输入银行信息附件张数及事由 必输系统已经根据实际业务需求确定差旅费是否项目相关、是否资金相关，若是必输项，系统会自动检查是否完成输入项目相关：勾选项目相关，并选择输入具体的项目（选题）中教信息管理平台建设项目- 21 - IBM / 中教股份保密资金相关：勾选资金专项，并输入资金来源属性，系统自动带出资金来源订单若是有前置审批单则勾选前置审批单（系统会根据配置要求哪些费用类型时必须要前置申请单的）3、 系统信息输入及说明此步骤用于差旅费无需前置申请单的单位操作中教信息管理平台建设项目- 22 - IBM / 中教股份保密单据明细：费用发生的具体内容附件：增加：新建单据行项目删除：选中一条行项目进行删除修改：选中一条行项目可以修改行项目内容复制：选中一条行项目点击复制可复制一条行项目点击增加按顺序在上面的界面中输入 费用类型：下拉菜单选择费用明细：点击选择费用类型下面的明细子项项目，表头的业务信息中输入，则自动带出提示：（也可直接在费用明细中输入 A0501，系统自动带出费用类型）完成输入点击确定进入下一步中教信息管理平台建设项目- 23 - IBM / 中教股份保密4、差旅费子屏幕字段填写说明借款日期 日期 选填：借款的日期借款金额 金额 必填：借款的金额摘要 文本行描述 选填：行项目说明信息录完，点击确定附件：若需要附件，可在完成单据后点击保存，再点击附件，进行新建，并在本地路径上传附件5、发起流程所有信息录入完毕后，可进行以下操作：中教信息管理平台建设项目- 24 - IBM / 中教股份保密1：发起流程：点击直接发起流程，系统自动保存单据并根据审批流程将单据发送到下一级审批节点2：保存：点击保存，系统将该单据数据进行保存到数据库，单不发起流程，单据不会发送到任何审批节点；3：打印，若要打印该单据，需首先保存再进行打印；点击确定发起流程，若有前置审批单，则该借款单金额不能超过前置单的金额，否则系统会阻止当前操作并报错，如下图：修改行项目金额或者删除行项目来达到降低金额的目的，再点击发起流程中教信息管理平台建设项目- 25 - IBM / 中教股份保密以上结果反馈：该单据保存并发起了流程，新建单据及发起流程结束。6、通过复制单据来新建单据2、 进入业务操作界面点击查找单号中教信息管理平台建设项目- 26 - IBM / 中教股份保密点击查询选择一条单据号码点击复制可以保存，也可以直接发起流程点击确定，发起流程成功中教信息管理平台建设项目- 27 - IBM / 中教股份保密3.2.3、其他费用操作说明：会议费、差旅费、招待费、固定资产、医药费以外的费用都为其他费用，其他费用没有前置申请单，不能通过复制只能按常规步骤进行新建单据，其他费用的借款单基本信息、业务信息、系统信息与差旅费的常规操作一致，且明细子屏幕没有特殊要求，一般只需输入借款金额即可，以办公费A0201 为例：字段填写说明：参考差旅费系统信息：增加明细行项目