第4章 word.ppt

1、计算机应用基础,第4章 Word文档处理,第4章 Word文档处理,Office和Word 文档的基本编辑和格式设置功能 文档中表格和列表的处理 长文档的提纲和目录 文档的审阅 邮件合并 小结,1.Office和Word,办公软件Office 字处理软件Word Word的特点 Word环境,办公软件Office,Office的功能和成员 (本课程讲的)： 文档处理Word 演示文稿PowerPoint （幻灯片） 表格计算和数据分析Excel 小型数据库管理Access,办公软件的特点,信息共享性 相同Office类文件的共享 不同Office类文件的共享 不同类型文件的共享 操作类同性 基

2、本操作 Office软件特有的 Word特有的,文档处理软件Word,字处理软件功能 字处理软件的功能，主要是进行文档的 处理，包括文字的编辑、图形图像等对象的插入、文件的排版打印以及电子文档的各种处理。 Word 微软的办公软件Office中最主要的一个部分,Word的特点,功能强大 一般文本编辑 图文并茂的对象插入 长文档（书稿、论文）处理 文档审阅 批量文档（邮件）处理 易学难精,Word环境,版本 中文版：5.0，6.0，95，97，2000，XP，2003，2007， 启动 有多种启动方法 窗口 标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和工作区,Word窗口（2003版）图示,2. 基本编辑和

3、格式设置,求助方法 建立新文档 编辑和修改文档 格式设置和排版 打印输出,求助方法,简单直接的帮助功能 鼠标指针指向，有提示 对话框上有 ，可以了解有关功能 菜单栏右侧可以输入问题，求得帮助 Microsoft Office Word帮助（F1键） Office助手 有自动提示，主动提问 微软在线帮助,建立新文档,新建命令与按钮 命令打开任务窗格，可以选择模板 按钮直接建空文档，用通用模板（normal.dot) 文本的录入 插入点中文输入法 退格键 回车键（Enter）和空格键的使用 文档保存 保存和另存为第一次保存和以后保存 关闭和退出,保存选项,命令 “工具”/“选项”命令 “另存为”对

4、话框上的“工具”/“保存选项”命令 自动保存 可以设置时间间隔 默认文件格式 一般为Word文档，可以设置成其他允许的格式 保存位置的默认值 不是在“保存”选项，而是在“文件位置”选项 同样用“工具”/“选项”命令，选“文件位置”标签,文档的属性设置,命令 “文件”/“属性”命令 “另存为”对话框上“工具”/“属性” 在保存选项中设置，第一次保存时提示设置属性（否则自动设为默认值） 属性的内容 “常规”：文件名，类型，位置，大小，创建修改和存取的时间等(不能设)； “摘要”：标题，主题，作者，单位，类别，关键词等；“自定义”：加项目。,编辑和修改文档,打开已有文档 “打开”命令或按钮“打开”对

5、话框 “打开”对话框上的搜索功能 “文件”菜单底部的文件名 基本编辑操作：增、删、改 文字块处理 查找和替换文本,基本编辑操作（1）,插入和改写 插入：插入点右侧的内容右移 改写：替换插入点右侧的内容 切换：Insert（Ins）键，或状态栏 不同的删除键 Del：删除插入点右侧的字符 Back Space：删除插入点左侧的字符 指没有选定文字块的情况,基本编辑操作（2）,移动插入点： 用鼠标 显示要放置的插入点附近的内容 鼠标单击指定位置 用光标移动键 上、下、左、右方向键 Page Up、Page Down、Home、End 用定位命令 “编辑”菜单命令双击状态栏定位框 文档结构图,基本编

6、辑操作（3）,增、删、改 增：在插入状态下键入 删：使用删除键 改：1.在改写状态键入 2.在插入状态先删除再键入，或选定要改的文本再键入 撤消和恢复 撤消：可以连续多步撤消 恢复：撤消“撤消”操作 重复：将刚完成的操作重复进行,文字块处理（1）,文字块的选定 只用鼠标： 拖过要选定的文本 在窗口左侧选定区用鼠标单击或拖 用鼠标和键盘：单击要选定的文本一端，按住Shift键单击另一端 只用键盘：插入点放在要选定的文本一端，按住Shift键移插入点到另一端 F8键的选定扩展,文字块处理（2）,文字块的操作 移动 复制 删除替换 一般操作方法：利用剪贴板 移动：剪切+粘贴 复制：复制+粘贴或选择性

7、粘贴 删除：剪切，或对文字块用删除键 替换：粘贴到选定文本上 注意：先选定，再操作！,文字块处理（3）,鼠标拖动 移动：直接拖 选定，并用鼠标指针指向选定的块 按下鼠标左键 拖到指定位置放开鼠标键 复制：按住Ctrl键拖 按下鼠标左键后、拖动前，按住Ctrl键 放开鼠标键再放Ctrl键 注意：先选定，再操作！,文本查找和替换,查找和替换命令 可以通过菜单，也可以从状态栏定位框双击 “查找内容”和“替换为”的设置 “查找下一个”、“替换”、“全部替换”的使用 搜索选项 “格式”和“特殊字符”按钮,格式设置和排版,多窗口处理 打开多个文档 窗口切换和控制 字符格式和段落格式 工具栏按钮和菜单命令

8、插图和艺术字 页面设置和节,字符格式,“先选择再设置” 选择后设置：针对选定的 未选择就设置：针对之后立即键入的 用工具栏按钮 字体、字号、字型、修饰、颜色 用菜单命令 “格式”菜单“字体”命令 字符间距和位置 动态效果打印无效,段落格式,段落标记 标记段落结束 保存段落格式 对齐方式 左对齐 右对齐 居中 两端对齐 分散对齐 缩进和间距 制表位 换行和分页控制,段落格式缩进和间距,缩进 左缩进 右缩进 首行缩进 悬挂缩进 行距 单倍 多倍 最小值 固定值 段前间距 段后间距,插图和艺术字,插入图片 使用艺术字 对象的操作和格式设置 其它插入对象 文本框数学公式 电子表格超级链接 声音,对象的

9、格式设置,“图片” 裁剪；颜色、亮度、对比度 “颜色与线条” 填充；线条；箭头 “大小” ：尺寸和旋转；缩放；原始尺寸 “版式” ：各种环绕方式 “文本框” ：框内的边距 “网站” ：可以录入文字，在丢失时显示,建立超级链接,插入超链接命令 链接到哪里？ 原有的文件或网页：浏览，指定 本文档中的位置：文档顶端，标题，书签 新文档或电子邮件，等 链接的显示和特别提示：可以没有 书签 可以用命令插入在文档的任何位置 是不显示的位置标记，用于定位,分栏和节,分栏 先选定与不选定（针对整个文档） 命令和按钮 节的概念 节：页面设置的单位 分节符的插入 自动插入：分栏、页面设置等 人工插入：“插入”/“

10、分隔符”命令,页面设置命令,页边距 上、下、左、右边距，装订线 纸张 纸张大小、纸张来源 版型 节、页眉页脚、垂直对齐方式 文档网格 文字排列方向、栏数,3.表格和列表的处理,表格的生成和编辑 表格的格式设置 列表和制表位 项目符号和编号 页码和页眉页脚,表格的处理,表格的生成 表格的编辑 表格的格式设置 边框和底纹 行、列、单元格设置 套用格式,表格的生成和编辑,表格的生成 插入：菜单命令和常用工具栏的“插入表格”按钮 绘制：“表格和边框”工具栏 转换：将列表文本转换成表格 表格的编辑 行、列、单元格的选定、插入和删除 单元格的合并和拆分 标题行重复功能,表格的格式设置,表格边框和底纹 边框

11、的格式设置 底纹：文字的背景颜色和图案 页面边框和页面背景 表格中行、列、单元格的设置 表格套用格式 表头的斜线格式,列表的处理,列表 是文本，但是每行内容分为不同的列 没有表格边框线，用制表位对齐各列 制表位 项目符号和编号 项目符号 编号 多级编号,制表位,各种制表位 左对齐 小数点对齐 右对齐 竖线 对中 制表位的作用 设置Tab键后的字符的位置 用于无表线的多列的列表,页码和页眉页脚,页码 自动分页和强制分页 插入页码 页眉页脚的处理 编辑页眉页脚 设置不同的页眉页脚,页眉和页脚,编辑页眉和页脚 “视图”菜单“页眉和页脚”命令 “页眉和页脚”工具栏 “即点即输”不仅用于页眉页脚 不同的

12、页眉页脚 奇偶页不同 首页不同,4.长文档的提纲和目录,文档大纲的编写和调整 自动生成目录 加入脚注和尾注 用题注给表格和图片编号 “域”的概念和应用,文档大纲的编写和调整,视图 标题样式和大纲级别 建立大纲 文章结构调整,视图,普通视图 方便录入和显示文本 Web版式视图 自动适应窗口大小 页面视图 “所见即所得”，接近打印的结果 大纲视图 用来处理文档的大纲结构,标题样式和大纲级别,Word内设样式： 正文、标题、索引 标题样式： 标题1，标题2，标题9 大纲级别属于段落格式 标题和正文具有不同的大纲级别 正文文本的级别低于任何标题,样式,什么是样式 一组格式 段落样式和字符样式 可以改变

13、样式的定义 标题样式的使用： 选定标题，设置样式。,文档大纲的建立,先写提纲 在已有的文档中建立大纲 应用标题样式 自定义包含大纲级别的样式 直接为标题段落设置大纲级别,文章结构的调整,大纲视图中的显示控制 在大纲视图下选定 标题级别的调整 章节顺序的调整,大纲视图的显示控制,显示到不同级别 显示各级标题 显示全部内容 只显示各段落的第一行 显示格式,在大纲视图下选定内容,标题以及正文前的记号 带下属内容的标题记号 不带下属内容的标题记号 正文记号 标题记号的作用 单击记号：选定标题及其内容 单击选定区：只选定指定段落,标题级别的调整,用工具栏按钮 升级 降级 降为正文 用鼠标拖,章节顺序的调

14、整,操作方法 用工具栏按钮 用鼠标拖 移动的内容 只移动标题不选下属内容 包括下属内容同时选定,自动生成目录,一般操作步骤 使用自定义样式 建立内嵌标题 目录的更新,生成目录步骤,设置插入点 单击“插入”菜单“引用”子菜单的“索引和目录.”命令 在“目录”选项卡上操作,对话框的“目录”选项卡,用自定义样式生成目录,样式中包含大纲级别 样式中不含大纲级别 “目录选项”对话框,“目录选项”对话框,建立内嵌标题,什么是内嵌标题 生成目录中包含内嵌标题的困难不是单独的段落 具体操作步骤,建立内嵌标题的步骤,将内嵌标题变成独立段落 对标题应用标题样式 更改标题字符格式 显示段落标记 将段落标记设置为“隐

15、藏” 隐藏段落标记,目录的更新,目录的选定： 利用选择区选定 将插入点移动到目录中 更新目录的命令 按 F9 键 用快捷菜单“更新域”命令,注释,脚注和尾注 注释的加入 注释的编辑处理 注释格式的编辑 脚注和尾注的转换 复制、移动和删除,脚注和尾注,脚注： 位于本页下端，页脚之上 多用于内容的解释和说明 尾注： 位于文章或节的末尾 多用于指出引用资料的来源 注释参考标记 注释文本,注释的加入,插入脚注和尾注的命令 “插入”菜单的“脚注和尾注” 脚注和尾注文本的编辑 将插入点放在注释文本区 注释文本的查看 鼠标指向时的显示,脚注和尾注对话框,注释的编辑处理,脚注和尾注格式的编辑 注释文本的编辑

16、标记的格式编辑 脚注和尾注的转换 脚注和尾注的移动和复制 脚注和尾注的删除,为图和表格等编号,题注：对图、表格等对象编号 插入题注 插入OLE对象时自动添加 人工添加 题注位置、标签和编号的设置 位置：对象上方或下方 标签：选择，也可以新建 编号：类型、是否包含章节号,域的概念和应用,域 Word用域表示可变的信息 具有特定格式的指令代码，Word根据代码进行处理，并显示结果 可以在域代码和结果之间切换 域的应用示例：在一张纸上打印左、右两页,左、右分别插入奇偶页码,页脚左侧 域代码： =2* PAGE -1 值：当前页码的二倍再减一 页脚右侧 域代码： =2* PAGE 值：当前页码的二倍,

17、5.文档的审阅,电子文档的审阅 指导教师批改论文 专家审阅书稿 修订 批注 文档比较,修订,编辑时标记修订 修订的显示 拒绝或接受修订 审阅工具栏,标记修订,修订功能的打开 “工具”菜单“修订”命令 审阅工具栏的“修订”按钮 状态栏“修订”框显示的状态 修订选项 插入、删除或更改了格式的内容如何表示,修订的处理,修订的显示 在修订选项中设置显示方式 用“工具”菜单的“选项”命令 选择显示的项目、形式和显示状态 在“审阅”工具栏上选择和设置 修订的接受和拒绝 查找修订：用工具栏按钮顺序查找 接受或拒绝：当前的；所有显示的；文档中所有的。,Word的审阅工具栏（2003）,批注,插入批注 批注内容

18、的编辑 批注的显示和处理 审阅窗格,插入和编辑批注,插入批注 用菜单命令 用工具栏按钮 批注内容的编辑 批注框：“气球” 插入时的内容编辑 在批注框中编辑 在审阅窗格中编辑,批注的显示和处理,批注的显示 鼠标指向时的显示（类似脚注和尾注） 用批注框(气球)显示 在审阅窗格中的显示 批注的处理 类似对修订的处理：查找，删除,审阅窗格,主文档的修订和批注 页眉和页脚修订 文本框修订 页眉和页脚文本框修订 脚注修订 尾注修订,文档的比较,比较合并文档 为什么要比较合并文档 比较合并的结果表现 比较合并文档命令 Word的版本功能 在一个文档中保存不同版本 打开文档的一个指定的版本,比较合并文档,为什

19、么要比较合并文档： 找出不同版本的区别 用原文对照别人修改的结果 合并不同审阅者的修订意见(2003) 比较合并文档的结果表现： 将区别作为修订 注意：不同于邮件合并！,比较合并文档命令,命令位置: “工具”菜单，“比较并合并文档” 命令参数： 文件信息（位置、文件名和类型，指定与当前文档进行比较的文档） “查找格式”：选中则比较时检查格式是否相同，清除则不比较格式 “精确比较”：选中则结果在新文档中；清除则可以指定结果位置,合并多位审阅者意见,打开其中一个审阅者的审阅结果，必要时可以将其另存； 进行比较合并： 指定其他某审阅者的审阅结果，作为与当前文档比较的文件 清除“精确比较”，单击“合并

20、”的下拉按钮，从中选择“合并到当前文档” 重复比较合并，直到将所有审阅者的意见合并到一个文档中。,Word的版本功能,保存版本 “文件”菜单的“版本”命令 “另存为”对话框中的“保存版本” 打开文档的指定版本 仍使用“文件”菜单“版本”命令，在对话框中选定版本单击“打开”按钮即可。 可以将打开的指定版本另存为一个独立的文档,以备与其它版本比较,6.邮件合并,什么是邮件合并 邮件合并的步骤 数据源 信封和标签,什么是邮件合并,批量处理的文档： 信函 信封 标签 其中可包含某些不同信息,套用信函示例：复试通知,相同内容 初试合格，要复试 不同信息 考生姓名 专业 复试科目 时间、地点、等等,李新收到的通知,王小文收到的通知,邮件合并的要素,主文档 包含文档中相同的内容 包含合并域（其中有不同信息） 数据源 合并结果,邮件合并的步骤,必须先创建或选择主文档 选类型 选文档或模板 之后确定数据源 接着编辑主文档,插入合并域 最后完成合并(可直接打印),主文档的创建或选择,选择主文档的类型 信函 电子邮件 信封 标签 目录 选择开始文档 使用当前文档 从模板开始:选模板(可以自定义) 从现有文档开始:选文档,确定数据源,选取收件人 使用现有列表