办公室礼仪和事务处理艺术.ppt

1、办公室礼仪和事务处理艺术,中国地质大学后勤党委书记 周明,办公室礼仪,人无礼则不生， 事无礼则不成， 国家无礼则不宁。 -荀子,办公室礼仪,什么是礼仪？,办公室礼仪,礼仪,教养,准则,方法,个人修养 礼仪是一个人内在修养和素质的外在表现,道德准则 礼仪是为人处世的行为规范或者标准做法,交际方法 礼仪是人际交往中适应的一种艺术，也可以说是一种交际方法,办公室礼仪,办公室礼仪之服饰礼仪,第一印象非常重要！ -良好的第一印象能够提升你的职场成功率 怎么样获得良好的第一印象？ 衣着得体，文明礼貌,办公室礼仪之服饰礼仪,着装礼仪,文明礼貌,办公室礼仪之服饰礼仪,男士办公室着装原则： 正式、整洁、规范 三

2、色原则、三一定律 七种配饰、八大禁忌,办公室礼仪之服饰礼仪,西服礼仪小贴士 扣子： 穿双排扣西装,一般应将纽扣都扣上，而且不能内穿西服背心。 穿单排扣西装，其钮扣有单粒扣、双粒扣和三粒扣之别。在非正式场合，一般可不扣钮扣。但在正式场合和半正式场合，要求将单粒扣、双粒扣的第一粒、三粒扣的中间一粒或上面两粒扣扣上，以示庄重。 鞋子： 在正式和社交场合，男性一般应该穿黑色平跟皮鞋。穿西装时不宜穿休闲皮鞋、布鞋、凉鞋或旅游鞋。 领带打法 在外事活动和正规场合中，领带的打法要正规，要打标准型领带。尤其注意夹克是休闲装，不能穿夹克打领带。,办公室礼仪之服饰礼仪,黑色西装： 庄重大方、 沉着素静 搭配： 白

3、衬衫+ 红黑领带,咖啡色西服： 风度翩翩 搭配： 黄褐色衬衫+ 咖啡色领带,墨绿色西服： 典雅而华贵， 恬淡而生辉 中黄色衬衫+ 深黄色领带,暗蓝色西装： 格外精神 搭配： 灰蓝衬衫+ 暗蓝色领带,中灰西装： 格调高雅， 端庄稳健 搭配： 暗灰衬衫+ 银灰领带,办公室礼仪之服饰礼仪,女性办公室着装原则： 尽量使用套装 裙装与裤装的区别 庄重得体 强调“整体美”,套装目前是最适合职业女性的工作服。 套装以其严谨的形式、 多变却不怪异的款式， 成为职业女性最规范的工作装。,在国际交往中，裙装是正装， 裤装是便装或者工作服。 因此在重大社交场合必须穿裙装。,职业女性的着装原则是 “在流行中略带保守”

4、。 过分性感、暴露、艳丽、怪异的 服装绝不能出现在公务场合。,从发型与化妆、到服饰、到鞋袜， 从头至脚的整体装扮要注意协调。,办公室礼仪之服饰礼仪,过分杂乱 过分鲜艳 过分裸露 过分透视 过分短小 过分紧身 浓妆艳抹,职业套装 针织毛衣 连衣裙 制式皮鞋 肤色丝袜 优雅淡妆 整体协调,办公室礼仪之服饰礼仪,图示：女性蹲姿,办公室礼仪之文明礼貌,接待三声 文明五句 热情三到,来有迎声 问有答声 去有送声,问候语：你好 礼貌语： 请 道谢：谢谢 抱歉语：对不起 送别语：再见,眼到：真诚友善地注视对方 口到：讲普通话，注意称谓 意到：尊重友善，不卑不亢,办公室礼仪之交往礼仪,交往礼仪,办公室礼仪之交

5、往礼仪,交往礼仪包括： 目光、仪态、握手、介绍、名片递接、交谈礼仪 目光： 注视的部位：近亲密注视、远亲密注视、社交注视 注视的时间长短：交流过程中用60%-70%的时间进行目光交流。 注视的方式 ：以正视为主，环视为辅。 仪态： 行姿：从容，轻盈； 坐姿：端庄，大方； 站姿：挺拔，直立,办公室礼仪之交往礼仪,交往礼仪包括： 目光、仪态、握手、介绍、 名片递接、交谈礼仪 握手： 握手的顺序：“尊者居前”原则 主人、上级、年长者、女士伸手后，客人、下级、年幼者、男士才能伸手相握。 告别时客人先伸手 女士握位：食指位 男士握位：整个手掌 注意，不要三心二意，心不在焉，和异性握手一般不用双手，握手时

6、不能戴帽、戴墨镜、戴手套。,办公室礼仪之交往礼仪,交往礼仪包括： 目光、仪态、握手、介绍、名片递接、交谈礼仪 介绍： 介绍顺序：介绍双方时，遵循“尊者居后”原则。即应该先把身份、地位较低的一方介绍给身份、地位相对而言较尊贵的一方，以表示对尊者的敬重之意。介绍每一方时（如有多人），遵循“尊者居前”原则。即先介绍尊者，后介绍卑者。 介绍称呼：“就高不就低”原则。 职务性称呼， 职称性称呼， 学术性称呼， 行业性称呼。,办公室礼仪之交往礼仪,交往礼仪包括： 目光、仪态、握手、介绍、 名片递接、交谈礼仪 名片递接： 准备：原则上应该使用名片夹 递：双手递送，应说些“请多关照”、“请多指教”之类的寒喧语

7、言 接：必须起身并双手接收名片 互换名片时，应用右手拿着自己的名片，用左手接对方的名片后，用双手托住,办公室礼仪之交往礼仪,交往礼仪包括： 目光、仪态、握手、介绍、 名片递接、交谈礼仪 交谈礼仪： 选择合适的话题：文艺、体育、旅游、时尚、习俗等，避免争论性的话题、哀伤的话题、谣言与闲话 记住别人的名字 真诚，善于倾听 学会换位思考 就事论事 注意细节,办公室礼仪之接待礼仪,接待礼仪,办公室礼仪之接待礼仪,接待礼仪包括： 电话礼仪、指引礼仪、排座礼仪 电话礼仪： 态度礼貌，声音清楚，语言简练， 电话机旁准备好电话号码簿、电话记录本和记录用笔 铃响三声内接电话,左手持听筒，首先说你好，并自报工作单

8、位及姓名，需要时做好记录并及时转达转告信息 一般让对方先挂机 叫人接电话时用手盖住话筒 请将“请、谢谢、对不起、稍等”挂在嘴边,办公室礼仪之接待礼仪,接待礼仪包括： 电话礼仪、指引礼仪、排座礼仪 指引： 在路上的引导方法。总的原则是“内侧高于外侧，前方高于后方。” 在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面;若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面,并注意客人的安全。 在电梯的引导方法。出入无人控制的电梯：陪同人员应先进后出并控制好开关钮。 在客厅的引导方法。当客人走入客厅时，接待人员应该主动替客人开门或关门，并用手指示，请客人坐上座，看到客人坐下后，才能行

9、点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座。,办公室礼仪之排座礼仪,国际惯例以右为上，居中为上,办公室礼仪之排座礼仪,中国传统政务礼仪:以左为上,居中为上,1,2,3,1,2,办公室礼仪之排座礼仪,主席台座次 目前我国的惯例：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。,办公室礼仪之会议排座礼仪,领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，其他领导依此类推。参见中央政治局常委座次排列图。,办公室礼仪之会议排座礼仪,领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。其他领导依此类推。参见中央政治局常委座次

10、排列图。,办公室礼仪之会议排座礼仪,办公室礼仪之会议排座礼仪,办公室礼仪之宴请排座礼仪,宴请排座礼仪：面门为上、以右为尊、居中为上,办公室礼仪之宴请排座礼仪,办公室礼仪之用车排座礼仪,办公室礼仪,黄金礼仪法则： 你希望他人怎样对你，你就怎样对他人！,办公室事务处理艺术,办公室事务处理艺术,办公室事务处理艺术,办公室事务处理艺术,办公室事务处理艺术,办公室事务处理艺术,办公室事务处理艺术,办公室事务“三件事”,办公室事务处理艺术,办公室事务“三个人”,办公室事务处理艺术,办公室事务“三件事”之 日常事务,办公室事务处理艺术,印章管理 文件管理 接待工作 督促检查 汇报工作 .,日常事务内容,日常

11、事务的特点： 繁杂的、经常的、大量的、重复性的 处理事务总技巧： 坚定的原则 明确的目标 规范的办事流程 注重抓中心环节和薄弱环节,办公室事务处理艺术,印章管理 作用：权威作用、证明作用、标志作用 种类：领导人名章、专用章、公章、钢印、套印 管理：严格管理，健全制度，及时记录 文件管理 内容：对所有文件、材料的存放、清退、销毁等工作 种类：公文、合同、会议资料、往来票据、电子文档 管理：科学分类、集中管理、方便使用、严格保密 方法：定位管理法、跟踪管理法 卡片管理法、制度管理法,办公室事务处理艺术,汇报工作 技巧：条理分明、逻辑清楚、 详略得当、语言流畅、 注意修辞、重点突出 用事实说话、褒贬

12、恰到好处 禁忌：长篇大论，没有结论， 汇报中参杂个人恩怨 汇报时间、地点、场合不合适,办公室事务处理艺术,督促检查 督查途径：听汇报、看现场、查资料、和群众座谈，掌握真实的、准确的、全面的情况，以免以偏概全 思想方法： 实事求是、动态发展、具体分析、群众路线 分析方法： 矛盾分析法、定性定量分析法、系统分析法 督查技巧： 着力促进各级领导改进作风 尽职尽责、有查必果、突出重点、注重实效 充分发挥综合协调作用、举一反三、扩大效果,办公室事务处理艺术,办公室事务“三件事”之 短期项目,办公室事务处理艺术,大型会议管理 运动会筹备 工会活动组织 外事联谊宣传 .,短期项目内容,短期项目特点： 有时间

13、限制、涉及人多面广 处理总技巧： 明确项目目的， 合理分工，明确责任人 合理分配人、财、物、时间等可调动资源 及时沟通、协调、总结,办公室事务处理艺术,确定会议名称 确定时间地点 确定与会人员 制发会议通知 组织会议报道 拟制编组名单 准备会议文件,会前管理,会议管理,会后管理,大型会议管理内容,组织签到 做好会议记录 编发会议简报 特殊情况处理,整理会议记录 印发会议纪要 安排与会人员离会 会议文件立卷归档 决定事项的传达催办 会议的新闻报道 会议财务决算 总结会议工作,办公室事务处理艺术,大型会议管理 总原则： 会议议题明确、效率高、服务精确化、人性化 会务管理技巧： 1.会议时间宜短不宜

14、长 2.提前安排制发证件、会议文件、排列座次、安排食宿交通 3.认真核实报道人员的身份并进行登记 4.分发文件、证件、餐券时要有秩序有记录的集中办理 5.编发会议简报应该坚持少而精、简短而迅速 6.变更日程、增加与会人员等临时变动，要做好相应临时调度 7.重要会议需准备新闻通稿，迅速及时并严格审核 8.会务总结工作要做好经验总结，表扬和批评,办公室事务处理艺术,办公室事务“三件事”之 突发事件,办公室事务处理艺术,生产事故 食品安全 行车意外 火灾盗窃 矛盾纠纷 .,突发事件内容,突发事件特点： 事发突然，影响重大 处理总原则： 及时了解全面情况并向领导汇报请示 尽快控制局面，将负面影响控制到

15、最小 做好经验总结，建立修改完善相关预案,办公室事务处理艺术,食品卫生 安全事故 处理流程,办公室事务处理艺术,救火？ 防火！,1、完善制度。在教育部、卫生食品医药监督局及相关部门下发有关制度的基础上，对本校卫生以及食品安全制度要进行全面修订完善。 2、强化督查。学校要以各项卫生以及食品安全制度落实为重点，结合其它安全工作，进行定期和不定期的督查。 3、落实职责。领导小组成员负责做好自己岗位职责内各项工作，工作考核实行学校卫生食品安全事故一票否决制。 4、加强教育。加强对广大师生特别是食堂、学校商店从业人员的卫生以及食品安全知识的宣传教育，通过举办专题培训班、知识讲座等形式，增强卫生安全意识。

16、 5、添置设备。各校要对照卫生、食堂设备设施配备标准，逐步落实卫生以及食品安全设施的配备。,办公室事务处理艺术,办公室事务 “三个人”之 上 司,办公室事务处理艺术之与上司交往艺术,一般原则,交往艺术,以大局为重 维护上级的威信 多换位思考 为上级分忧解难 正确审视自己 使期望与自我相符 认清自身角色，不越“位” 与上级往来疏密有度,把握好沟通时机场合 摸清领导的思路构想 积极适应上级的要求 经得住领导表扬批评 积极化解与上级矛盾 保持距离勿过分清热 巧妙沟通勿隔岸观火 敢于负责忌踢球讨好,办公室事务处理艺术之与上司交往艺术,要有独挡一面的工作能力： 把被忽略的事承担下来 不依赖于领导 有独立

17、的见解 能独立承担重任 通过领导来获得工作成果 从能力和人品上获得信任,多做实事，少露锋芒： 韬光养晦，收敛锋芒 避免引起领导提防和同事嫉妒,向领导提建议的技巧： 潜移默化、润物无声 借题发挥、巧妙引申 迂回表达反对意见 不做“百晓”不当“万能”,处理领导间矛盾的技巧： 要保持距离，不过分亲热 要一碗水端平，不厚此薄彼 要超然事外，不介入矛盾 要巧妙沟通，不隔岸观火,办公室事务处理艺术之与上司交往艺术,忌越位： 做事越位 表态越位 决策越位 某场合越位 答复问题越位,维护上级威信尊严： 认真执行上级决策 说话注意场合分寸 不重撞领导的喜欢忌讳 不要贬低上级抬高自己,为上级分忧： 积极的执行，忌

18、当传话筒 良好的参谋，忌出馊主意,当好参谋的艺术： 慎重参谋 掌握分寸，不要强加于人 将意见变成问题提出来 提出几个方案供领导选择 婉转提供坏消息，及时建议,办公室事务处理艺术之与上司交往艺术,准确把握与异性领导相处的“度”： 尽量少给异性领导办工作以外的事 要以“德”制“情”，严于律己 保持适度的空间和心理距离,不要频繁找上级领导： 过于显示工作热情和工作成绩 千方百计接近领导投其所好谋己所需,忌介入矛盾： 不煽风点火添油加醋 不通风报信两边讨好 不挑拨离间吹捧投靠 不嘀嘀咕咕乱发议论,让领导替下级受赏： 领导脸上光彩 下级脸上更光彩,办公室事务处理艺术,办公室事务“三个人”之 同 事,办公室事务处理艺术之与同事交往艺术,竞争与协同关系 与人为善，以诚相待 宽容别人，学会自制 相互尊重，彼此信任 见贤思齐，强者为师,建立友好合作关系 掌握分寸，分清职责 经常联系，沟通情况 心平气和，以理服人 主