文件管理员演示文稿

1、大家好！ 欢迎各位参加文件管理员培训 质量安全部唐利萍 2017.06.29,课程安排,文件的概述,文件的含义： 信息及其承载媒介。 注1：其中媒介可以是纸张，磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。 文件的范围： 如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。,文件的概述,文件的作用 1.增加管理控制功能 2.使操作者得到足够的信息 3.培训 4. 增加各种政策、程序解释的一致性 5.方便程序的审核及修改 6.提供管理效能的证明 7.审核的依据（过程确定、实施及控制）,课程安排,文件管理员,文件管理员作用 1.文件管理员是质量控制过程中保持文件受控状态的重要人员； 2.文件管理

2、员负责相关文件及相关记录的保存、控制和管理，确保文件和记录的安全性和有效性。,文件管理员,文件管理员工作职责 1.负责本部门受控文件的内存、外发、回收和保管； 2.负责对本部门涉及的外来文件进行收发、检查及管理； 3.指导部门受控文件更改，更新受控文件修改后状态，做好修改文件的发放、回收和销毁作废； 4.定期对本部门文件进行检查和评审（受控情况、使用状态、适宜性、是否按规定执行等）； 5.协助部门质量师完成内部、外部审核工作； 6.协助技术人员完成部门技术文件归档工作； 7.负责部门收发文记录工作。,课程安排,文件的分类,质量体系文件,文件的分类,项目/产品有关文件,技术文件 技术规格书、技术

3、协议、要求、图纸等 项目管理文件 质量计划、项目计划等,外来文件,影响我公司策划和运行质量管理体系所需的外来文件。 如：项目有关的公文，主要为研究院下发的与我公司项目相关的公文； 项目有关的外来科技资料； 外来标准资料，包括国家标准、国家军用标准、行业标准等。,课程安排,文件管理,1.体系文件、日常公文发放管理,文件发放 发文部门确定文件的发放范围、拟定发文登记表（格式见HFGA/QP4.2-01-1），并根据发文登记表制作相应份数文件，在每份文件封面注明分发号，并由相应人员签名领取。其中质量手册及相应程序文件在文件封面加盖“受控”章。,文件收取 文件收取人应将收取的文件及时汇入本部门的收文登

4、记表（格式见HFGA/QP4.2-01-2)。,文件管理,2.项目/产品有关文件管理,（1）文件内存 文件定稿后项目负责人应填写文件内存、领用清单（格式见HFGA/QP4.2-01-7），连同文件定稿、一份正本、电子版文件存在部门文件管理员处，文件管理员在正本封面右上角加盖“受控”印章，编为“00”号，作为以后提供利用的母本。,文件管理,2.项目/产品有关文件管理,（2）文件外发、借阅、回收与保管 需对内发放时，领用人员通知文件管理员，提出领用需求，文件管理员填写文件内存、领用清单，按文件发放范围制作相应份数文件，并在文件封面右上角加盖“受控”印章，注明分发号，通知相关部门或者人员登记领取。,

5、文件管理,（3）文件更改的控制,文件修改通知单,设计开发更改申请单、文件修改通知单,文件管理,文件管理,文件管理,文件更改的规定,1、 文件编制人负责完成对相关文件的更改，文件更改必须依据下发的文件更改通知单； 2、 更改标记： A. 同版本文件更改：更改标记随更改次数不同用a、b、c表示。每处的更改标记按阿拉伯数字排序，当只有一处更改时，也要标注阿拉伯数字。如： a3表示第一次的第三处更改 c2表示第三次的第二处更改,3、 换版文件更改：项目相关文件换版时，根据换版次数用文件编号中的“/A”、“/B”、作为更改标记； 4、 换版：文件换版表示文件改动量较大，需重新制作，要求在文件更改通知单中

6、详细阐明文件修改的原则；内容更改完成后还应在文件的标题栏填写更改标记、数量、修改单号及更改人签名。更改数量的统计方法，对于图样，以每一页更改标记来统计；对于文字性、表格性文件，以整本更改标记数来统计； 5、 文件更改通知单应于原文件签署级别相同。,文件管理,文件管理,文件更改的方式方法,A. 划改：将被更改的内容用细线划掉（被划掉部分的内容应能清晰可见），在附近填写更改后的内容，并注明更改标记。示例如下： 显控台的尺寸一般采用长高宽表示。长宽高 a3 图样更改还应自更改标识引细实线至更改部位，示例如下：,B. 换页：编制新页替换原页，编制的新页中应用下划线标识出修改的内容，页码与原页码相同，并

7、在新页的右上角注明更改标记。更换时原则上应将原页撤出，不便撤出时应用细线在原页整页打“”号标识，并将新页紧贴该页布置。,文件管理,文件更改的方式方法,C. 增页：当更改必须在原文件中增加页数时，新增页次应采用被更改页的页号，但必须在页号后标注a、b、c标识。如：更改第11 页时增加了2 页，则新增的页码应编为11a、11b，且应同时在11a、11b 页的右上角注明更改标记。,D. 删页：如整页内容被取消时，应用细线在整页打“”号，但不撤出，并在该页右上角注明更改标记。 E. 换版：文件换版表示文件改动量较大，需重新制作，要求在文件更改通知单中详细阐明文件修改的原则；内容更改完成后还应在文件的标

8、题栏填写更改标记、数量、修改单号及更改人签名。,文件管理,文件管理,修改完成之后,存档的文件要更新（电子版、纸质版） 文件管理员按照更改文件的原发放范围组织对已对外发放的文件，发放文件修改通知单，确保文件的适用性。 项目文件更改的记录随文件一同保存,作废与销毁,技术文件的作废与销毁由各部门自行控制，并且应保留相应的销毁记录。（加盖作废章） 出于某种目的需要保留的作废技术文件，文件使用部门填写作废文件保留申请单与作废保留的文件一起保存。,文件管理,文件归档,部门文件管理员协助技术人员对归档文件材料进行整理、组卷和编目。 归档部门文件管理员对归档文件材料进行质量检查，对不符合归档要求的应及时通知项目负责人进行整改或采取补救措施，符合要求后予以整理、组卷和编目。