承办会议合同协议

承办会议合同协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方承办该会议相关事宜，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期][结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.参会人数：预计[x]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括但不限于会议议程、活动安排、场地布置设计等，并提交甲方审核。策划方案应充分考虑会议主题、目标受众及甲方特殊要求，确保会议的顺利进行和达到预期效果。2.场地租赁及布置乙方负责租赁符合会议要求的场地，并确保场地的合法性、安全性及适用性。根据会议主题和风格，进行场地的整体布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、灯光布置、桌椅摆放、横幅及背景板制作等。场地布置应符合甲方提供的设计稿或相关指示，营造出适宜的会议氛围。3.餐饮服务提供会议期间的餐饮服务，包括但不限于早餐、午餐、茶歇等。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品的质量、安全和卫生。根据参会人数和用餐时间，合理安排餐饮供应，并确保餐饮服务的及时性和高效性。4.会议设备及技术支持配备并调试会议所需的设备，如投影仪、麦克风、电子白板、音响系统等，确保设备正常运行，满足会议的视听需求。安排专业技术人员在会议期间提供技术支持，及时解决设备故障等技术问题，保障会议的顺利进行。5.会议资料准备根据甲方提供的资料和要求，制作会议所需的各类资料，如会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等，并确保资料内容准确、清晰、完整。会议资料应在会议前及时交付甲方审核，根据甲方意见进行修改完善，确保最终资料符合会议要求。6.会议接待服务在会议举办地点设立接待处，安排专业接待人员负责参会人员的签到、引导、咨询等服务，确保参会人员能够顺利到达会议场地并得到周到的接待。为重要嘉宾或参会人员提供个性化的接待服务，如接送机（站）、住宿安排等，具体服务内容和标准根据甲方要求确定。7.会议安保及后勤保障负责会议期间的安保工作，制定安保方案，确保会议场地及周边区域的安全秩序，防止发生意外事件和安全事故。安排专人负责会议期间的后勤保障工作，如饮用水供应、环境卫生维护、设备设施巡检等，为会议的顺利进行提供全方位的支持。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督、检查，并提出意见和建议。有权根据实际情况对会议内容、议程、场地布置等进行调整，但应提前通知乙方。在乙方未按照本协议约定履行义务时，有权要求乙方采取补救措施或解除协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程安排、特殊要求等，并确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。协助乙方办理会议相关的审批手续（如有需要），并提供必要的支持和配合。在会议举办期间，负责组织参会人员按时参加会议，并遵守会议现场的各项规定和要求。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定收取承办费用。在履行本协议过程中，根据实际情况合理调整服务方案，但应提前告知甲方并取得甲方同意。在甲方未按照本协议约定履行义务时，有权要求甲方支付相应费用或采取补救措施，如因甲方原因导致乙方遭受损失的，有权要求甲方赔偿。2.义务严格按照本协议约定的服务内容及要求，组织实施会议承办工作，确保会议的顺利进行和达到预期效果。遵守国家法律法规及相关行业规范，诚实守信，为甲方提供优质、高效、专业的服务。对甲方提供的资料和信息予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露。在会议举办前，将会议筹备情况及时告知甲方，并根据甲方意见进行调整和完善。负责会议期间的各项安全保障工作，制定应急预案，确保会议安全、有序进行。如发生意外事件或安全事故，应及时采取措施进行处理，并承担相应责任。在会议结束后，向甲方提供会议总结报告，包括会议效果评估、经验教训总结等内容。四、费用及支付方式1.承办费用本协议项下的承办费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。承办费用包含但不限于场地租赁、布置、餐饮、设备租赁、资料制作、接待服务、安保后勤等各项费用，但不包括甲方因会议产生的其他额外费用，如参会人员的交通费用、住宿费用等。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起[x]个工作日内，向乙方支付承办费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在会议举办前[x]个工作日，甲方支付承办费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。会议结束后[x]个工作日内，甲方根据乙方提供的服务情况进行验收，如无异议，支付剩余承办费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。3.乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停会议承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时乙方有权解除本协议，甲方应按照协议总金额的[x]%向乙方支付违约金。如因甲方逾期付款给乙方造成其他损失的，甲方还应承担相应的赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容及要求履行义务，导致会议无法正常进行或未达到预期效果，乙方应采取补救措施予以解决。如乙方未能在合理期限内解决问题或给甲方造成损失的，乙方应退还甲方已支付的费用，并按照协议总金额的[x]%向甲方支付违约金。如因乙方违约行为给甲方造成其他损失的，乙方还应承担全部赔偿责任。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[x]元（大写：[大写金额]）。如因违约行为给对方造成损失的，违约方还应承担相应的赔偿责任。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。在不可抗力或政府行为等原因消除后，双方应协商确定是否继续履行本协议或变更协议内容。六、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。补充协议内容与本协议不一致的，以补充协议为准。