车辆油卡管理制度规定

车辆油卡管理制度规定一、总则（一）目的为加强公司车辆油卡管理，规范油卡使用流程，降低车辆油耗成本，提高车辆使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备油卡的车辆。（三）管理原则1.统一管理原则：公司车辆油卡由[指定部门]统一负责管理和充值。2.规范使用原则：严格按照规定的流程和范围使用油卡，确保油卡使用的合理性和合规性。3.成本控制原则：通过科学管理和监控，降低车辆油耗，节约用油成本。二、油卡申请与发放（一）油卡申请1.车辆使用部门或驾驶员根据车辆行驶里程和油耗情况，预估每月用油需求，填写《油卡申请表》，详细注明申请油卡的金额、车辆牌号等信息。2.《油卡申请表》经部门负责人审核签字后，提交至[指定部门]。（二）油卡发放1.[指定部门]接到《油卡申请表》后，对申请信息进行核实，根据公司资金状况和实际用油需求，确定是否批准申请。2.如申请获批，[指定部门]负责办理油卡开户及充值手续，并将油卡发放给车辆使用部门或驾驶员。3.油卡发放时，需填写《油卡发放登记表》，记录油卡卡号、发放时间、领取人等信息，领取人签字确认。三、油卡使用（一）使用范围1.公司车辆在执行公务过程中所需的燃油费用支出。2.因工作需要，经公司领导批准，车辆用于应急救援、抢险救灾等特殊任务时的燃油费用支出。（二）使用规定1.油卡仅限公司车辆使用，严禁转借他人或用于非公司车辆。2.驾驶员应严格按照车辆规定的油耗标准使用油卡，不得浪费燃油。在加油时，应选择正规加油站，并要求加油站工作人员提供加油明细小票。3.加油明细小票应详细记录加油时间、加油量、加油金额、加油站名称及地址等信息。驾驶员应在每次加油后及时将小票粘贴在《油卡使用登记表》相应位置，并签字确认。4.如遇车辆故障、维修等特殊情况需要在非正规加油站加油，驾驶员应事先向部门负责人报告，并说明原因。经批准后，方可加油，但事后需补齐正规发票。5.禁止使用油卡为私人车辆加油，一经发现，将严肃处理，并处以油卡充值金额[X]倍的罚款，同时追回违规使用的油款。四、油卡充值与报销（一）油卡充值1.[指定部门]应定期对公司车辆油卡使用情况进行统计分析，根据油卡余额和车辆预计行驶里程，合理安排油卡充值时间和金额。2.油卡充值由[指定部门]统一办理，充值时应核对油卡卡号、充值金额等信息，确保充值准确无误。3.充值完成后，[指定部门]应及时更新油卡余额信息，并将充值凭证妥善保存。（二）油卡报销1.驾驶员每月末应将当月所有加油明细小票整理齐全，并填写《油卡使用报销单》，详细注明车辆牌号、加油日期、加油量、加油金额、行驶里程等信息。2.《油卡使用报销单》经部门负责人审核签字后，提交至[指定部门]。3.[指定部门]对报销单据进行审核，核对加油明细小票与报销单信息是否一致，检查油卡使用是否符合规定。如审核无误，在报销单上签字批准，并按照公司财务报销流程进行报销。4.财务部门在报销时，应严格审核报销凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的报销单据予以退回。五、油卡盘点与监控（一）油卡盘点1.[指定部门]应定期对公司车辆油卡进行盘点，确保油卡数量与记录一致，油卡余额准确无误。2.盘点周期为[具体时间周期，如每月/每季度]，盘点时应填写《油卡盘点表》，详细记录油卡卡号、余额、使用情况等信息。3.如发现油卡丢失、被盗或余额异常等情况，应立即采取措施进行挂失，并查明原因，及时向上级领导报告。（二）油卡监控1.[指定部门]应建立油卡使用监控机制，通过定期分析车辆油耗数据、行驶里程等信息，监控油卡使用情况是否正常。2.对于油耗异常偏高的车辆，应及时通知车辆使用部门或驾驶员进行原因排查，并要求提交书面报告。如发现存在违规使用油卡的行为，应按照本制度规定进行处理。3.公司鼓励员工对油卡使用过程中的违规行为进行监督举报，一经查实，将对举报人给予适当奖励。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用油卡为私人车辆加油。2.将油卡转借他人使用。3.伪造或篡改加油明细小票。4.故意浪费燃油，导致油耗明显高于规定标准。5.其他违反本制度规定的油卡使用行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的驾驶员，给予警告处分，并责令其退还违规使用的油款。2.对于多次违规或情节严重的驾驶员，除退还违规油款外，还将处以油卡充值金额[X]倍的罚款，并视情节轻重给予降职、降薪、辞退等处理。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。七、附