食堂费用审核管理制度

食堂费用审核管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂费用的管理与控制，规范费用审核流程，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，提高资金使用效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部食堂的所有费用支出审核管理，包括食材采购费用、设备采购与维护费用、人员薪酬及福利费用、水电费、燃气费等相关费用。（三）基本原则1.真实性原则：费用支出必须真实发生，相关凭证和票据应真实、合法、有效。2.合理性原则：费用支出应符合公司食堂运营的实际需求，与业务活动相关且合理必要。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规、公司财务制度及相关政策规定，确保费用支出合规。4.审批流程原则：所有费用支出均需按照规定的审批流程进行审核批准，不得越级审批或简化流程。二、费用预算管理（一）预算编制1.食堂管理部门应根据公司员工人数、就餐标准、过往费用支出情况等因素，于每年年末编制下一年度食堂费用预算草案。2.预算草案应详细列出各项费用的预算金额，包括食材采购预算、人员费用预算、设备采购及维护预算、水电费预算、其他费用预算等，并对预算编制依据和理由进行说明。3.食堂管理部门将编制好的预算草案提交给财务部门进行审核。财务部门根据公司整体预算安排、成本控制目标以及相关历史数据，对预算草案的合理性和准确性进行审核，并提出修改意见。4.食堂管理部门根据财务部门的审核意见对预算草案进行修改完善后，报公司管理层审批。公司管理层综合考虑公司经营状况、财务状况、员工需求等因素，对预算进行最终审批确定。（二）预算执行与监控1.食堂管理部门应严格按照经批准的费用预算执行，确保各项费用支出控制在预算范围内。2.财务部门负责对食堂费用预算执行情况进行监控，定期（每月或每季度）对预算执行情况进行分析，对比实际支出与预算的差异，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。3.如因特殊情况需要调整预算，食堂管理部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，并按照预算编制与审批流程进行申请和审批。未经批准，不得擅自调整预算。三、费用报销审核（一）报销凭证要求1.所有费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，包括发票、收据、采购清单、验收单等。2.发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票或开具与业务无关的发票。3.收据必须是财政部门监制或税务部门监制的正规收据，且应注明收款事由、金额、收款日期等信息。内部收据或白条不得作为报销凭证。4.采购清单应详细列出采购的食材、物品等名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖供应商公章或财务专用章。采购清单应与发票或收据内容相互印证。5.验收单应由食堂验收人员填写，包括验收日期、验收项目、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收单应证明采购物品已实际验收入库且符合质量要求。（二）报销流程1.费用报销人：费用发生后，报销人应及时整理相关报销凭证，并按照公司财务制度规定的格式填写费用报销单。报销单应注明报销日期、报销部门、报销事由、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字。2.部门负责人：报销人所在部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，确认费用与本部门业务相关且符合规定后，在报销单上签字审批。3.食堂管理人员：食堂管理人员对费用的必要性、合规性进行审核，重点审核食材采购的数量、价格是否合理，设备采购与维护费用是否符合预算安排等。审核通过后，在报销单上签字。4.财务审核：财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用报销的计算准确性进行审核。审核报销凭证是否符合要求，费用是否在预算范围内，报销金额计算是否正确等。对不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求报销人补充或更正相关凭证；对不合理或超预算的费用，财务部门有权拒绝报销。财务审核通过后，在报销单上签字。5.审批人：根据公司授权审批制度，由相应级别的审批人对报销费用进行最终审批。审批人应综合考虑公司财务状况、费用支出合理性等因素进行审批。审批通过后，在报销单上签字批准报销。6.报销支付：报销单经各级审批通过后，财务部门按照公司财务支付流程进行报销款项的支付。支付方式可以是银行转账、现金支付等，具体支付方式按照公司财务制度执行。（三）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的小额费用支出（如农贸市场采购少量食材等），报销人应提供对方出具的收款收据，并详细注明采购日期、采购物品名称、数量、单价、金额等信息，同时由食堂管理人员签字证明情况属实后，方可按照报销流程进行报销，但此类费用报销累计金额应控制在一定额度内（如每月不超过[X]元）。2.因业务需要发生的临时紧急费用支出，无法提前履行审批手续的，报销人应在费用发生后及时向部门负责人和食堂管理人员说明情况，并在费用发生后的规定时间内（如[X]个工作日）补办审批手续。如未及时补办审批手续，财务部门有权暂停该报销人的费用报销直至补办手续为止。四、食材采购费用审核（一）采购计划1.食堂管理部门应根据公司员工就餐人数、菜品供应计划等因素，每周制定食材采购计划。采购计划应明确列出各类食材的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划应经食堂管理人员审核后报公司分管领导审批，确保采购计划的合理性和准确性。审批通过后的采购计划作为食材采购的依据。（二）供应商选择与管理1.食堂管理部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行评估和筛选，选择优质供应商合作。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括食材的品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同应报公司法务部门审核备案，确保合同的合法性和有效性。3.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩措施，如继续合作、暂停合作、取消合作等，以激励供应商提高服务质量和产品质量。（三）采购价格审核1.食堂管理部门应定期收集市场食材价格信息，与供应商的报价进行对比分析，确保采购价格合理。同时，应关注市场价格波动情况，及时调整采购策略。2.对于批量采购或长期合作的食材采购项目，应通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定采购价格，确保采购价格具有竞争力。3.财务部门在审核食材采购费用时，应关注采购价格是否在合理范围内，是否与市场价格相符，是否符合采购合同约定的价格条款。如发现采购价格异常，应要求食堂管理部门提供说明或重新审核采购价格。（四）采购验收审核1.食材采购到货后，食堂验收人员应按照采购合同和验收标准对食材的品种、规格、数量、质量等进行验收。验收合格后，验收人员应在验收单上签字确认。2.验收单应详细记录验收情况，包括验收日期、供应商名称、食材名称、规格、数量、质量状况、验收结论等信息。验收单应作为食材采购费用报销的重要附件。3.财务部门在审核食材采购费用时，应核对验收单与采购发票、采购清单等凭证的一致性，确保采购数量、金额与验收情况相符。如发现验收单与其他凭证不一致或存在验收不合格的情况，应要求食堂管理部门说明原因或进行相应的账务处理。五、设备采购与维护费用审核（一）设备采购1.食堂因业务需要采购设备时，应提前编制设备采购计划，明确设备的名称、规格、型号、数量、预算金额等信息。设备采购计划应报公司管理层审批，经批准后方可实施采购。2.设备采购应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购设备的质量和性价比。3.采购设备时，应与供应商签订采购合同，明确设备的技术参数、质量标准、交货时间、安装调试、售后服务、付款方式等条款。采购合同应报公司法务部门审核备案。4.设备到货后，应组织相关人员进行验收，包括设备的外观、数量、规格、型号、技术参数等方面的验收。验收合格后，验收人员应在验收单上签字确认。同时，应要求供应商提供设备的质量证明文件、保修卡、使用说明书等资料。5.财务部门在审核设备采购费用时，应核对采购合同、发票、验收单等凭证的一致性，确保采购设备的数量、金额、规格等与合同约定相符，设备采购费用支出符合预算安排。对于不符合规定的采购费用，财务部门有权拒绝报销。（二）设备维护与维修1.食堂应建立设备维护保养制度，定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。设备维护保养计划应明确维护保养的时间、内容、责任人等信息。2.设备发生故障需要维修时，应填写设备维修申请表，详细说明设备故障情况、维修要求、预计维修费用等信息，并报食堂管理人员审核。3.食堂管理人员根据设备维修申请表的内容，对维修的必要性、合理性进行审核。如维修金额较大（超过[X]元），应组织相关人员进行论证，必要时可邀请外部专业技术人员进行评估。审核通过后，报公司分管领导审批。4.维修完成后，维修人员应填写维修记录，包括维修日期、维修设备名称、故障原因、维修内容、维修费用等信息，并由使用部门和维修人员签字确认。维修记录应作为设备维修费用报销的依据。5.财务部门在审核设备维修费用时，应核对维修申请表、维修记录、发票等凭证的一致性，确保维修费用支出真实、合理、合规。对于不符合规定的维修费用，财务部门有权拒绝报销。六、人员薪酬及福利费用审核（一）薪酬核算1.食堂管理部门应按照公司薪酬制度规定，每月准确核算食堂工作人员的工资、奖金、津贴、补贴等薪酬项目。薪酬核算应依据考勤记录、工作绩效等相关资料进行，确保薪酬计算准确无误。2.工资核算表应详细列出每位工作人员的姓名、岗位、出勤天数、基本工资、绩效工资、加班工资、应发工资、代扣代缴款项、实发工资等信息，并由食堂管理人员签字确认。3.财务部门对食堂人员薪酬核算情况进行审核，重点审核薪酬计算依据是否充分、计算方法是否正确、各项薪酬项目是否符合公司薪酬制度规定等。审核通过后，按照公司财务支付流程发放薪酬。（二）福利费用1.食堂管理部门应按照公司规定，为食堂工作人员发放相应的福利费用，如节日福利、防暑降温费、防寒保暖费等。福利费用的发放标准和范围应符合公司相关政策规定。2.福利费用发放应填写福利费用发放表，详细列出发放人员姓名、福利项目、发放金额等信息，并由发放人员签字确认。3.财务部门在审核福利费用时，应核对福利费用发放表与相关政策规定的一致性，确保福利费用发放符合标准和范围，发放金额计算准确无误。审核通过后，按照公司财务支付流程进行支付。七、水电费、燃气费等其他费用审核（一）水电费1.食堂应安装独立的水电计量装置，每月定期抄表记录水电用量。水电用量记录应真实、准确，由专人负责保管。2.财务部门根据水电供应部门开具的发票和食堂抄表记录，审核水电费支出的合理性。审核内容包括水电用量是否与食堂经营规模相符、水电单价是否与市场价格一致等。3.如发现水电费异常情况，财务部门应及时与食堂管理部门沟通，要求其说明原因。食堂管理部门应提供合理的解释和相关证明材料，如设备运行记录、用水用电设备清单等，以证明水电费支出的合理性。（二）燃气费1.食堂使用燃气时，应建立燃气用量记录制度，定期统计燃气用量。燃气用量记录应详细记录使用日期、燃气表读数、用量等信息，并由专人负责签字确认。2.财务部门根据燃气供应部门开具的发票和食堂燃气用量记录，审核燃气费支出的合理性。审核内容包括燃气用量是否与食堂餐饮业务量相符、燃气单价是否合理等。3.如发现燃气费异常情况，财务部门应与食堂管理部门核实情况。食堂管理部门应提供相关说明和证明材料，如厨房设备使用记录、就餐人数统计等，以证明燃气费支出的合理性。（三）其他费用1.食堂发生的其他费用，如清洁用品费、餐具损耗费、设备折旧费等，应按照公司财务制度规定进行报销审核。报销人应提供相关费用的发票、清单等凭证，并按照报销流程进行审批。2.财务部门在审核其他费用时，应关注费用的真实性、合理性和相关性，确保费用支出符合公司规定和食堂运营实际需要。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对食堂费用进行审计监督，检查费用支出是否符合本管理制度规定，审批流程是否规范，预算执行情况是否良好等。2.内部审计部门通过查阅相关凭证、报表、合同等资料，实地查看食堂运营情况，与相关人员进行访谈等方式进行审计工作。对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门定期对食堂费用进行自查，检查费用报销凭证的合规性、费用支出的合理性、预算执行情况等。2.财务检查可采用抽样检查、全面检查等方式进行。对于检查中发现的问题，财务部门应及时要求食堂管理部门进行整改，并对整改