车辆物资耗材管理制度

车辆物资耗材管理制度一、总则1.目的为加强公司车辆、物资及耗材的管理，规范使用流程，提高资源利用效率，降低运营成本，确保各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有车辆、物资及耗材的采购、使用、维护、保管等相关活动。3.管理原则统一管理原则：公司对车辆、物资及耗材实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。合理配置原则：根据公司业务需求，合理配置车辆、物资及耗材资源，避免浪费。节约高效原则：倡导节约意识，提高资源使用效率，降低运营成本。责任到人原则：明确各部门及人员在车辆、物资及耗材管理中的职责，做到责任到人。二、车辆管理1.车辆购置需求申请：各部门因工作需要购置车辆时，应提前填写《车辆购置申请表》，详细说明购置理由、车型、配置、预算等信息，经部门负责人审核后报公司领导审批。采购流程：经公司领导审批同意后，由行政部门负责按照公司采购制度进行车辆采购。采购过程中应严格遵循招投标程序，选择具有良好信誉和质量保证的供应商。验收交付：车辆购置后，行政部门应组织相关人员进行验收，检查车辆的型号、配置、外观、性能等是否符合合同要求。验收合格后，办理车辆交接手续，将车辆交付使用部门，并建立车辆档案。2.车辆调度调度原则：车辆调度应遵循先急后缓、统筹安排、提高效率的原则，优先保障公司重要公务、紧急任务及客户接待等用车需求。调度流程：使用部门提前填写《用车申请表》，注明用车时间、地点、事由、人数等信息，经部门负责人审核后报行政部门。行政部门根据车辆使用情况和申请顺序进行调度安排，并及时通知用车部门和驾驶员。特殊情况处理：对于紧急用车需求，使用部门可通过电话等方式向行政部门申请，行政部门应在确保安全的前提下，优先安排车辆。事后，使用部门应及时补办《用车申请表》手续。3.车辆使用驾驶员职责：驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。出车前要对车辆进行全面检查，确保车辆性能良好；行车过程中要注意观察路况，谨慎驾驶；收车后要及时对车辆进行清洁、保养，并将车辆停放在指定地点。用车规定：乘车人员应遵守乘车秩序，爱护车内设施，保持车内整洁。严禁在车内吸烟、乱扔垃圾、大声喧哗等行为。未经行政部门同意，不得擅自改变行车路线或使用车辆办理私事。车辆维护：行政部门应制定车辆定期维护计划，安排驾驶员按时对车辆进行保养、维修。车辆出现故障时，驾驶员应及时报告行政部门，由行政部门安排维修事宜。维修费用应按照公司财务制度进行报销。4.车辆费用管理燃油费：车辆燃油费实行定点加油制度，由行政部门统一办理加油卡。驾驶员凭加油卡到指定加油站加油，并保留好加油发票。每月末，行政部门根据车辆行驶里程和油耗标准，核算各车辆燃油费用。过路费：过路费实报实销，驾驶员应妥善保存过路费票据，在报销时注明出车事由、时间、路线等信息。停车费：停车费按照实际发生金额报销，驾驶员应在停车时索取正规发票，并注明停车地点、时间等信息。保险费：车辆保险费由公司统一缴纳，行政部门应及时办理续保手续，并按照保险合同规定理赔相关费用。5.车辆报废与处置报废条件：车辆达到规定使用年限、行驶里程或因严重损坏无法修复等情况，符合报废条件的，由行政部门提出报废申请。报废审批：报废申请经公司领导审批同意后，行政部门负责联系有资质的报废回收公司进行车辆报废处理，并办理相关手续。处置收入：车辆报废处置收入应按照公司财务制度上缴国库，不得挪作他用。三、物资管理1.物资采购采购计划：各部门应根据工作需要，提前制定物资采购计划，填写《物资采购申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后报行政部门。采购审批：行政部门对各部门的采购计划进行汇总审核，根据库存情况和预算安排，编制公司月度物资采购计划，报公司领导审批。超过一定金额的采购项目，应按照公司招投标制度进行采购。采购实施：经公司领导审批同意后，行政部门负责组织采购活动。采购人员应选择合格的供应商，签订采购合同，并确保物资按时、按质、按量供应。2.物资验收验收标准：物资到货后，行政部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、外观、质量等。验收程序：验收人员应认真填写《物资验收单》，详细记录验收情况。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系退换货事宜。3.物资库存管理库存盘点：行政部门应定期对物资库存进行盘点，确保账实相符。每月末，组织一次全面盘点；每季度末，进行一次抽查盘点。盘点结果应形成盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。库存限额：根据公司业务需求和物资使用情况，设定各类物资的库存限额。对于超限额库存物资，行政部门应及时与相关部门沟通协调，采取措施进行处理，如调剂使用、降价促销、报废处理等。库存安全：加强物资仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。物资仓库应保持整洁、通风良好，物资应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.物资领用领用流程：各部门因工作需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后到行政部门仓库领取。领用审批：行政部门仓库管理人员根据库存情况和审批意见，办理物资发放手续。对于贵重物资、限量物资或有特殊要求的物资，领用审批应更加严格，确保物资使用合理、规范。领用登记：仓库管理人员应做好物资领用登记工作，记录领用部门、时间、物资名称、规格、型号、数量等信息，以便于查询和统计。5.物资报废与处置报废条件：物资因损坏、过期、淘汰等原因无法继续使用的，符合报废条件的，由使用部门提出报废申请。报废审批：报废申请经部门负责人审核后报行政部门，行政部门组织相关人员进行鉴定，确认符合报废条件的，报公司领导审批。处置方式：报废物资经公司领导审批同意后，行政部门负责联系有资质的回收公司进行处置，并办理相关手续。处置收入应按照公司财务制度上缴国库，不得挪作他用。四、耗材管理1.耗材采购采购计划：各部门应根据工作需要，每月制定耗材采购计划，填写《耗材采购申请表》，注明耗材名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，经部门负责人审核后报行政部门。采购审批：行政部门对各部门的采购计划进行汇总审核，结合库存情况，编制公司月度耗材采购计划，报公司领导审批。对于常用耗材，可根据实际情况适当增加采购频次，确保库存充足。采购实施：经公司领导审批同意后，行政部门负责组织耗材采购。采购人员应选择质量可靠、价格合理的供应商，签订采购合同，并跟踪采购进度，确保耗材按时供应。2.耗材验收验收标准：耗材到货后，行政部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括耗材的规格、型号、数量、外观、质量等。验收程序：验收人员应认真填写《耗材验收单》，详细记录验收情况。对于验收合格的耗材，办理入库手续；对于验收不合格的耗材，应及时与供应商联系退换货事宜。3.耗材库存管理库存盘点：行政部门应定期对耗材库存进行盘点，确保账实相符。每月末，组织一次全面盘点；每季度末，进行一次抽查盘点。盘点结果应形成盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。库存限额：根据公司业务需求和耗材使用情况，设定各类耗材的库存限额。对于超限额库存耗材，行政部门应及时与相关部门沟通协调，采取措施进行处理，如调剂使用、促销推广、报废处理等。库存安全：加强耗材仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。耗材仓库应保持整洁、通风良好，耗材应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.耗材领用领用流程：各部门因工作需要领用耗材时，应填写《耗材领用申请表》，注明耗材名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后到行政部门仓库领取。领用审批：行政部门仓库管理人员根据库存情况和审批意见，办理耗材发放手续。对于贵重耗材、限量耗材或有特殊要求的耗材，领用审批应更加严格，确保耗材使用合理、规范。领用登记：仓库管理人员应做好耗材领用登记工作，记录领用部门、时间、耗材名称、规格、型号、数量等信息，以便于查询和统计。5.耗材使用监督建立使用台账：各部门应建立耗材使用台账，详细记录耗材的领用、使用情况，包括使用时间、用途、数量等信息。行政部门定期对各部门的耗材使用台账进行检查，确保耗材使用记录真实、准确。定期统计分析：行政部门每月对公司耗材使用情况进行统计分析，对比各部门的使用量、费用等指标，及时发现异常情况，并采取措施进行调整。对于浪费严重的部门，应进行通报批评，并要求其制定整改措施。节约奖励措施：鼓励员工节约使用耗材，对在耗材节约方面表现突出的部门和个人给予奖励。奖励方式包括物质奖励、精神奖励等，具体奖励标准由公司另行制定。五、监督与检查1.内部审计：公司审计部门定期对车辆、物资及耗材管理情况进行审计，检查采购流程、使用情况、费用报销等是否符合规定，发现问题及时提出整改意见。2.行政检查：行政部门不定期对车辆、物资及耗材的使用、保管情况进行检查，重点检查车辆安全、物资库存、耗