公司业务章管理制度

公司业务章管理制度一、总则（一）目的为加强公司业务章的管理，规范业务章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在开展业务活动过程中对业务章的使用和管理。（三）定义业务章是指公司在对外开展业务活动时，用于签署合同、协议、文件、票据等各类业务文件的印章，具有代表公司行使相关业务权利和承担相应业务责任的法律效力。二、业务章的种类及用途（一）合同专用章用于公司对外签订各类经济合同、合作协议等具有法律约束力的文件。（二）财务专用章用于公司办理财务收支、结算、票据等相关财务业务，如开具发票、支票、汇票等。（三）发票专用章专门用于公司开具各类发票时加盖，确保发票的真实性和合法性。（四）法人章主要用于特定的财务、法律文件或经法定代表人授权的其他文件上，作为法定代表人的个人印鉴。（五）其他业务专用章根据公司业务需要，经公司批准刻制的用于特定业务领域的印章，如项目专用章、销售专用章等，其用途由公司根据实际情况明确规定。三、业务章的刻制与备案（一）刻制申请1.各部门因业务需要刻制业务章时，应填写《业务章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、预计使用期限等内容，并经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门对申请进行初步审核，审核内容包括申请理由是否充分、印章用途是否符合公司业务规定等。审核通过后，报公司分管领导审批。（二）刻制流程1.经公司分管领导批准后，行政管理部门负责统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制单位完成印章刻制后，应向行政管理部门提供印章印模及相关证明文件。行政管理部门对印章进行验收，检查印章材质、规格、样式等是否符合公司要求，并与《业务章刻制申请表》进行核对。（三）印章备案1.行政管理部门将新刻制的业务章印模及相关资料整理归档，并按照公安机关的要求，及时办理印章备案手续。备案完成后，将备案回执复印件交至财务部门留存。2.对于涉及公司重大事项或具有较高风险的业务章，行政管理部门还应将备案情况通知法务部门备案，以便法务部门在必要时提供法律支持。四、业务章的保管（一）保管原则1.业务章应实行专人保管制度，确保印章安全、妥善存放。2.保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管职责1.合同专用章保管人职责负责合同专用章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、遗失或损坏。根据公司授权，严格按照合同审批流程用印，对用印文件进行认真审核，确保用印内容与审批内容一致。在用印过程中，应详细登记用印日期、文件名称、文号、用印份数、经办人等信息，并留存用印文件复印件。定期对合同专用章的使用情况进行统计和分析，发现异常情况及时向部门负责人报告。2.财务专用章保管人职责负责财务专用章的保管，按照财务制度规定的用途使用印章。严格执行财务印鉴分管制度，不得一人保管支付款项所需的全部印章。在办理财务收支、结算等业务时，对需要加盖财务专用章的票据、文件等进行认真审核，确保手续齐全、内容真实、合规合法。在用印后，及时登记用印日期、业务内容、金额、经办人等信息，并将用印凭证妥善保管。定期对财务专用章的使用情况进行核对和盘点，保证账实相符。3.发票专用章保管人职责负责发票专用章的保管，确保印章用于公司正常开具发票业务。在开具发票时，按照发票管理规定准确加盖发票专用章，不得在其他非发票业务文件上使用。对发票专用章的使用情况进行详细记录，包括发票号码、开票日期、购货单位名称、金额等信息，并定期与发票开具情况进行核对。妥善保管发票专用章，防止印章丢失或被盗用。如发现印章丢失，应立即报告部门负责人，并采取相应的挂失措施。4.法人章保管人职责负责法人章的保管，严格按照公司授权和相关规定使用印章。在办理涉及法人授权的重要文件、合同、票据等业务时，经法定代表人签字同意后，方可加盖法人章。对法人章的使用情况进行详细登记，记录用印时间、文件名称、文号、用印事项等信息，并留存相关文件复印件。定期检查法人章的使用记录，确保印章使用合规、准确。5.其他业务专用章保管人职责负责各自保管的其他业务专用章的日常管理，按照公司规定的用途使用印章。在用印前，对用印文件进行审核，确保文件内容符合公司业务要求和审批程序。详细登记每一次用印情况，包括用印日期、文件名称、用印事由、经办人等信息，并妥善保管用印文件。定期对所保管的业务专用章进行检查，如发现印章损坏、磨损等情况，及时报告行政管理部门申请更换。（三）保管地点与安全措施1.业务章应存放在安全可靠的专用保险柜或保险箱内，并置于有安全防护设施的房间。2.存放业务章的保险柜或保险箱应设置密码锁和钥匙锁，由保管人员分别掌管密码和钥匙。未经保管人员同意，任何人不得擅自开启保险柜或保险箱。3.如因工作需要将业务章带出公司使用，必须经公司分管领导批准，并采取必要的安全措施，确保印章在使用过程中的安全。使用完毕后，应及时归还保管人员。五、业务章的使用（一）使用原则1.业务章的使用必须严格遵循公司规定的审批流程，未经批准不得擅自使用。2.使用业务章时，应确保印章所加盖的文件内容真实、合法、有效，与公司业务实际情况相符。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白票据等文件上加盖业务章。（二）审批流程1.用印申请各部门员工因业务需要使用业务章时，应填写《业务章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、预计用印日期等内容，并附上相关文件或合同草稿。用印申请需经部门负责人审核签字，确保用印事项符合部门业务要求和公司规定。对于重大业务合同或涉及金额较大的文件，还需经公司财务、法务等相关部门审核签字。2.审批权限一般业务文件的用印，由部门负责人审批；涉及金额较大、重要合同或具有较高风险的业务文件，需经公司分管领导审批；对于涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项的文件，还需经公司法定代表人审批。3.用印登记保管人员在收到经审批的《业务章使用申请表》后，应对用印文件进行再次审核，确认无误后，按照申请表上的用印事项和要求进行用印。用印过程中，保管人员应在《业务章使用登记簿》上详细记录用印日期、文件名称、文号、用印份数、经办人、审批人等信息，并要求经办人在登记簿上签字确认。（三）用印要求1.用印位置应准确、清晰，确保印章图案和文字完整、端正地加盖在文件规定的位置上。2.对于多页文件，应在每一页的骑缝处加盖业务章，以防止文件被更换或篡改。3.在用印文件上加盖业务章后，保管人员应仔细检查印章加盖效果，如发现印章模糊、不清或加盖位置不当等问题，应及时要求经办人重新用印。六、业务章的停用、销毁与交接（一）停用1.因公司业务调整、印章损坏、遗失或其他原因，需要停用业务章时，由保管人员填写《业务章停用申请表》，详细说明停用原因，并附上相关证明材料。2.《业务章停用申请表》经部门负责人审核签字后，报行政管理部门审批。行政管理部门审核通过后，通知相关部门停止使用该业务章，并收回印章。3.停用的业务章应及时进行封存，与其他未使用的业务章一同存放于安全地点，由行政管理部门指定专人负责保管。（二）销毁1.对于已停用且无需保留的业务章，由行政管理部门负责组织销毁。2.销毁前，行政管理部门应填写《业务章销毁申请表》，详细列出需要销毁的业务章名称、数量、停用时间等信息，并报公司分管领导审批。3.经公司分管领导批准后，行政管理部门应选择具有资质的销毁机构进行销毁，并要求销毁机构提供销毁证明文件。销毁证明文件应包括销毁业务章的名称、数量、销毁日期、销毁方式等内容。4.行政管理部门应将销毁证明文件存档备案，作为业务章销毁的记录。（三）交接1.业务章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接业务章时，应填写《业务章交接清单》，详细列出所交接的业务章名称、数量、保管期限、使用情况等信息。2.交接双方应在《业务章交接清单》上签字确认，并由部门负责人监交。交接完成后，《业务章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，行政管理部门存档一份。3.新的保管人员应在接收业务章后，按照本制度的规定进行保管和使用，确保印章的安全和规范使用。七、监督与检查（一）内部监督1.行政管理部门定期对业务章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。2.财务部门应定期对财务专用章、发票专用章等涉及财务业务的印章使用情况进行核对，确保财务收支、票据管理等业务的合规性。3.法务部门不定期对业务章使用的文件进行合法性审查，对发现的问题及时提出整改意见，防范法律风险。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用业务章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于