铁路项目合同管理制度

铁路项目合同管理制度总则目的为加强铁路项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司参与的所有铁路项目合同的管理，包括工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同、技术服务合同等各类与铁路项目相关的合同。基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等地位上，充分表达真实意愿，协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。合同管理职责合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。2.项目管理部门负责组织铁路项目合同的谈判、起草工作。对合同执行情况进行跟踪、监督和检查，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责合同文件的收集、整理、归档工作。3.财务部门参与合同条款中涉及财务方面的审核，提出财务风险防控建议。负责合同款项的收付管理，监督合同资金的使用情况。协助处理合同纠纷中的财务相关事宜。合同承办人员职责1.负责合同的具体洽谈、起草、修改等工作。2.及时向合同管理部门汇报合同签订、履行过程中的相关情况。3.严格按照合同约定履行义务，协调解决合同履行中的问题。合同签订管理合同签订流程1.项目启动：项目管理部门根据铁路项目需求，确定合同签订意向，并组织相关人员进行前期调研和准备工作。2.合同谈判：由项目管理部门牵头，会同法务、财务等部门与合同对方进行谈判。谈判人员应充分了解对方情况，明确合同标的、价款、质量、履行期限、违约责任等主要条款，争取有利的合同条件。3.合同起草：谈判达成一致后，由承办人员负责起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、表述准确，符合法律法规和公司要求。4.审核会签合同起草完成后，先由承办部门负责人进行初审，审核合同内容是否符合项目要求和公司利益。初审通过后，提交法务部门进行合法性审查，法务部门重点审查合同条款的合法性、合规性以及风险防范措施。经法务部门审查通过的合同，再提交财务部门进行财务审核，财务部门审核合同价款、支付方式、结算办法等财务条款的合理性和可行性。最后，由合同管理部门汇总各部门审核意见，报公司领导审批。5.合同签订：经公司领导审批同意后，由法定代表人或其授权代表与合同对方签订合同。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，分送相关部门留存。合同文本要求1.合同文本应使用规范的汉字表述，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的词汇和语句。2.合同条款应明确、具体，包括但不限于以下内容：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。合同标的的详细描述，如工程范围、物资规格型号、服务内容等。合同价款及支付方式，包括总价、单价、计价方式、付款时间节点等。合同履行期限、地点和方式。质量标准及验收方法。双方的权利和义务。违约责任及争议解决方式。3.对于重要合同或风险较大的合同，应根据实际情况约定担保条款、保密条款、不可抗力条款等特殊条款。合同履行管理合同交底1.合同签订后，合同承办人员应及时向项目管理部门、施工班组、物资采购部门等相关部门和人员进行合同交底。2.合同交底内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等，确保相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责。合同执行跟踪1.项目管理部门负责对合同执行情况进行跟踪，定期检查合同履行进度，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.建立合同执行台账，详细记录合同签订时间、履行期限、标的内容、价款支付、质量验收、变更情况等信息，以便对合同执行情况进行动态监控。3.对于合同履行过程中出现的偏差或异常情况，应及时分析原因，采取有效措施进行纠正，确保合同顺利履行。合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办人员应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、对合同价款、履行期限等条款的影响，并按照合同签订流程进行审核会签和审批。3.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力，相关部门应及时调整合同执行台账和相关文件资料。合同价款调整1.因合同变更、不可抗力等原因导致合同价款需要调整的，应按照合同约定的调整方式和程序进行办理。2.合同承办人员应及时收集、整理相关证明材料，如变更通知、工程量签证单、不可抗力事件证明等，作为价款调整的依据。3.经审核批准的价款调整文件应作为合同结算的依据，财务部门按照调整后的价款进行支付结算。合同结算管理结算依据1.合同结算是以合同约定的条款为依据，包括合同标的、价款、质量标准、验收情况等。2.结算时应提供完整的结算资料，如合同文件、发票、验收报告、工程量清单、变更签证等。结算流程1.项目完成后，合同承办人员应及时整理结算资料，并填写合同结算申请表，提交项目管理部门审核。2.项目管理部门对结算资料的完整性、真实性进行审核，核实合同履行情况和工程量完成情况，提出审核意见。3.审核通过后，结算申请表及相关资料提交财务部门进行财务审核。财务部门重点审核合同价款支付情况、费用报销凭证的合法性等。4.财务部门审核通过后，将结算申请表及相关资料报公司领导审批。5.经公司领导审批同意后，由财务部门按照合同约定办理结算支付手续。合同验收管理验收标准1.合同验收应按照合同约定的质量标准和验收方法进行。2.对于工程承包合同，应依据国家和行业相关工程质量验收规范进行验收；对于物资采购合同，应按照合同约定的物资规格、型号、数量、质量等要求进行验收。验收流程1.合同履行完毕后，合同承办人员应及时通知项目管理部门组织验收。2.项目管理部门组织相关人员成立验收小组，对合同标的进行实地检查、测试、评估等验收工作。3.验收小组根据验收情况填写验收报告，明确验收结论。验收合格的，由验收小组全体成员签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并提出整改要求。4.合同承办人员将验收报告提交相关部门存档，并根据验收结果办理后续手续，如结算支付、质量保证金退还等。合同风险管理风险识别与评估1.合同管理部门应定期对铁路项目合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如市场风险、法律风险、信用风险、不可抗力风险等。2.根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、加强防范等措施；对于中风险合同，应采取适当的控制措施，降低风险影响；对于低风险合同，可进行常规管理。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，提前采取应对措施，避免风险扩大。合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办人员应及时报告合同管理部门，并会同法务部门进行调查了解，分析纠纷原因，制定解决方案。2.对于能够协商解决的纠纷，应积极与合同对方协商，争取达成和解协议；对于协商不成的纠纷，应及时收集相关证据，按照合同约定的争议解决方式，如仲裁或诉讼，通过法律途径解决。3.在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据资料，确保公司合法权益得到有效维护。合同档案管理档案收集1.合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、变更协议、验收报告、结算资料、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行收集。2.合同承办人员应及时将合同相关资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。档案整理与保管1.合同档案应按照项目类别、合同类型、时间顺序等进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。2.合同档案应妥善保管，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。电子档案应进行备份，确保数据安全。3.档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后按照档案销毁程序进行处理。档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档