钉钉电子公文管理制度

钉钉电子公文管理制度一、总则（一）目的为规范公司钉钉电子公文的管理，提高公文处理效率，确保公文传递的准确性、及时性和安全性，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间通过钉钉平台进行的电子公文处理活动。（三）基本原则1.准确规范原则：公文内容应符合国家法律法规、公司规章制度及相关行业标准，格式规范统一。2.及时高效原则：公文处理应遵循规定的流程和时限，确保信息传递及时，工作高效开展。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密规定，加强公文的安全管理，防止信息泄露。二、公文种类及格式（一）种类1.通知：用于传达公司内部各项工作安排、要求等事项。2.报告：向上级部门汇报工作进展、情况等。3.请示：就工作中遇到的问题、事项等向上级部门请求指示或批准。4.批复：对下级部门的请示给予答复。5.函：用于部门之间商洽工作、询问和答复问题等。6.会议纪要：记录会议主要内容、决议等。（二）格式1.页面设置：统一采用A4纸，纵向排版。2.字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文用三号仿宋体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体加粗。3.段落格式：正文段落首行缩进2个字符，行距为固定值28磅。4.页眉页脚：页眉可设置公司名称等信息，页脚注明页码。5.公文编号：按照一定规则进行编号，如"[部门简称][年份][序号]"，例如"行政部[2023]01号"。6.落款：注明发文部门、日期，并加盖电子印章（如有）。三、公文处理流程（一）起草1.公文起草应明确发文目的、主题和主要内容，语言表达准确、简洁、通顺。2.涉及多个部门的公文，由主办部门负责起草，并征求相关部门意见。3.重要公文需经部门负责人审核后起草。（二）审核1.公文起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核公文内容的准确性、完整性、格式规范性等。2.涉及重要事项、政策法规等的公文，需提交公司分管领导进行审核把关。3.审核通过的公文方可进入下一流程。（三）签发1.一般公文由部门负责人签发。2.重要公文、涉及全局性工作的公文等，需经公司总经理签发。3.签发人应认真审阅公文内容，签署明确意见和姓名、日期。（四）发送1.通过钉钉平台的"工作"模块，选择相应的公文类型进行发送。2.在发送时，准确填写公文的标题、正文、附件（如有），并选择合适的接收部门和人员。3.发送后，可查看公文的送达状态和阅读情况。（五）接收与阅读1.接收人员在钉钉上收到公文通知后，应及时点击查看。2.对于重要公文，需在规定时间内阅读并回复确认。3.接收人员应认真阅读公文内容，领会发文意图，如有疑问及时与发文部门沟通。（六）办理与反馈1.根据公文要求，相关部门和人员应及时办理，并在规定时间内反馈办理结果。2.办理结果以书面或电子文档形式提交，经部门负责人审核后回复发文部门。3.对于需要跟踪落实的公文，发文部门应定期进行督促检查。（七）归档1.公文办理完毕后，相关人员应按照公司档案管理规定进行归档。2.归档的公文应保持齐全、完整，电子文档应进行分类存储，便于查询和利用。四、电子印章管理（一）电子印章的申请1.因工作需要使用电子印章的部门或人员，应填写《电子印章申请表》，注明申请原因、使用范围等。2.申请表经部门负责人审核后，提交公司行政部门审批。3.行政部门根据审批结果，为申请人开通相应的电子印章使用权限。（二）电子印章的使用1.使用电子印章时，应确保公文内容已经过严格审核和签发。2.在钉钉平台上选择相应的电子印章进行加盖，操作应规范、准确。3.加盖电子印章后的公文应进行备份，并存档保管。（三）电子印章的保管1.电子印章的使用密码等信息应严格保密，不得泄露给他人。2.如发现电子印章使用异常情况，应及时报告行政部门，并采取相应措施。3.因人员变动等原因不再需要使用电子印章时，应及时申请注销。五、公文安全与保密（一）安全管理1.加强钉钉平台的安全防护，定期进行系统维护和安全检查，防止信息泄露和系统故障。2.对涉及公司机密的公文，应采取加密等安全措施，确保信息安全。3.禁止在不安全的网络环境下处理和传输重要公文。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对公文内容予以保密。2.涉及公司商业秘密、敏感信息等的公文，应明确密级，并按照相应的保密规定进行处理。3.严禁将公文内容泄露给无关人员，未经批准不得擅自复制、转发公文。六、培训与监督（一）培训1.公司行政部门应定期组织钉钉电子公文管理相关培训，提高员工的操作技能和公文处理水平。2.培训内容包括公文种类、格式要求、处理流程、电子印章使用等方面。3.鼓励员工自主学习和交流，不断提升公文处理能力。（二）监督1.行政部门负责对公司各部门钉钉电子公文处理情况进行监督检查。2.重点检查公文处理的及时性、准确性、规范性以及安全保密措施的落实情况。3.对于违反本制度的行为，及时进行纠正，并按照公司规定进行处