食堂财务档案管理制度

食堂财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强食堂财务档案的科学管理，保证财务档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥财务档案在食堂管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂的财务档案管理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预算、财务决算、财务审计报告、经济合同、收费票据、银行对账单等与食堂财务活动相关的各类资料。（三）管理原则1.统一管理原则：食堂财务档案由专门的档案管理部门或人员进行统一管理，确保档案的集中存放和有序保管。2.分类归档原则：按照财务档案的类别、时间、来源等进行分类整理，便于查找和使用。3.安全保密原则：采取必要的安全措施，确保财务档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规和公司的相关规定，规范财务档案的管理流程。二、财务档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善食堂财务档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理食堂的财务档案，建立档案台账，记录档案的种类、数量、存放位置、保管期限等信息。3.对财务档案进行分类、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化和标准化。4.负责财务档案的安全保管，配备必要的保管设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。5.按照规定的期限保管财务档案，期满后按照国家有关规定进行鉴定和销毁。6.为公司内部各部门和外部有关单位查阅财务档案提供服务，并做好登记和借阅记录。（二）财务部门职责1.负责财务档案的形成、积累和整理工作，确保财务资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将财务档案移交归档，并办理交接手续。3.协助档案管理部门对财务档案进行整理、编目等工作，提供必要的业务指导。4.在规定的期限内保管财务档案的副本或复印件，以备日常查阅和使用。5.对涉及财务机密的档案，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门与食堂财务活动相关资料的收集、整理，并及时移交财务部门或档案管理部门。2.在使用财务档案过程中，应妥善保管，不得擅自涂改、损毁、丢失，并按时归还。三、财务档案的分类与编号（一）分类标准1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务会计报告，财务情况说明书等。4.财务预算类：包括年度财务预算、预算调整方案等。5.财务决算类：包括年度财务决算报表、决算分析报告等。6.财务审计报告类：包括内部审计报告、外部审计报告等。7.经济合同类：包括食堂物资采购合同、餐饮服务外包合同、设备租赁合同等。8.收费票据类：包括食堂餐费收据、发票存根等。9.银行对账单类：包括银行存款对账单、银行贷款对账单等。10.其他类：包括财务印章使用记录、财务档案借阅登记等与财务活动相关的其他资料。（二）编号规则1.采用数字编号法，按照分类标准依次为每一类档案编制唯一的编号。2.编号格式为：类别代码年份顺序号。其中，类别代码采用两位数字表示，具体如下：01会计凭证类；02会计账簿类；03财务报告类；04财务预算类；05财务决算类；06财务审计报告类；07经济合同类；08收费票据类；09银行对账单类；10其他类。年份采用四位数字表示，顺序号采用三位数字表示。3.例如，2023年第5号会计凭证的编号为：012023005。四、财务档案的整理与装订（一）会计凭证整理与装订1.每月终了，财务人员应及时将本月的会计凭证进行整理。按照记账凭证的编号顺序，检查原始凭证是否齐全、完整，记账凭证与原始凭证是否相符。2.将整理好的会计凭证，去除金属物，左上角对齐，用棉线在左上角装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容。3.装订后的会计凭证应加封皮，由装订人员在封皮骑缝处签名或盖章。（二）会计账簿整理与装订1.年度终了，各种会计账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一整理。2.对于活页账簿，应抽出空白账页，再将已使用的账页依次编号，并加具账页目录，注明每个账户的名称和页次，然后装订成册。3.订本式账簿应保持原装订成册，不得任意拆封。对于有损坏的账簿，应进行修补或更换。4.在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数、编号等内容，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。（三）财务报告整理与装订1.月度、季度财务报告应按月度、季度分别整理，年度财务报告应按年度整理。2.将财务报告的各项资料按照一定的顺序排列，加具封面，注明单位名称、年度、月份、季度、报告种类等内容。3.财务报告应装订成册，一式多份，由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。（四）其他财务档案整理与装订1.财务预算、财务决算、财务审计报告、经济合同、收费票据、银行对账单等其他财务档案，应根据其各自的特点进行分类整理。2.对于篇幅较长的档案，可进行分页编号，并加具目录，注明每部分的标题和页码。3.整理后的档案应装订成册或装入档案盒，并在封面或盒面上注明档案名称、年度、月份、编号等信息。五、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.财务预算类、财务决算类、财务审计报告类：保管期限为10年。5.经济合同类：保管期限为合同履行完毕后10年。6.收费票据类：保管期限为5年。7.银行对账单类：保管期限为5年。8.其他类：根据实际情况确定保管期限，但不得少于5年。（二）保管地点1.食堂应设立专门的财务档案保管室，配备必要的档案柜、保险柜等保管设备，确保财务档案的安全存放。2.保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，温度、湿度应适宜，以保证财务档案的质量。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，标识清晰，便于查找和使用。2.定期对财务档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对于电子财务档案，应定期进行备份，并存储在安全的介质上，如光盘、硬盘等，同时做好防病毒、防数据丢失等工作。4.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员陪同。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请表进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员只能查阅与申请内容相关的财务档案，不得擅自翻阅其他无关档案。查阅过程中应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应将查阅的档案归还档案管理部门，并由档案管理人员进行清点和核对，确认无误后在申请表上签字。（二）借阅规定1.公司外部单位因工作需要借阅财务档案时，须持有单位介绍信，并填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅内容、借阅目的、借阅时间、归还时间等信息，经公司分管领导签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门审核通过后，与借阅单位签订《财务档案借阅协议书》，明确双方的权利和义务，包括保密责任、归还期限、违约责任等。3.借阅单位应指定专人负责档案的借阅和归还，并在档案管理人员的陪同下办理借阅手续。借阅人员不得将档案转借他人或带出公司指定的查阅场所。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。延期最长不得超过[X]个工作日。5.借阅期满，借阅单位应按时归还档案。档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅单位承担相应的赔偿责任。七、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且经过鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.对于涉及未了事项的原始凭证，如正在进行的经济业务尚未完成、存在争议或法律纠纷等，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.由档案管理部门会同财务部门提出财务档案销毁意见，编制《财务档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、类别、编号、年度、保管期限、销毁原因等内容。2.《财务档案销毁清册》经单位负责人审核批准后，报上级主管部门备案。3.销毁财务档案时，应由档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销。监销人员应认真核对《财务档案销毁清册》，确保销毁的档案与清册一致。4.销毁过程中，监销人员应进行现场监督，防止档案被遗漏或丢失。销毁完毕后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字确认。（