面料仓库发货管理制度

面料仓库发货管理制度一、总则（一）目的为规范面料仓库发货流程，确保发货的准确性、及时性和高效性，满足客户需求，同时保障公司面料库存的安全与合理管理，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司面料仓库的所有发货活动，包括但不限于成品面料发货、面料样品发货以及因生产补料等原因的发货业务。（三）基本原则1.准确性原则：发货信息必须准确无误，确保所发面料的品种、规格、数量、颜色等与订单要求一致。2.及时性原则：按照客户要求的交货期，及时安排发货，避免延误。3.先进先出原则：优先发放库存时间较长的面料，保证面料质量和库存的合理性。4.安全原则：在发货过程中，要确保面料的安全，防止损坏、丢失等情况发生。二、发货流程（一）订单接收与审核1.业务部门接收订单：业务部门负责接收客户订单，并对订单信息进行初步整理，确保订单内容清晰、完整。订单信息应包括客户名称、订单编号、面料品种、规格、数量、颜色、交货期、交货地点等。2.订单审核：业务部门将订单提交给相关负责人进行审核，审核内容包括订单的真实性、客户信用状况、交货期合理性等。对于审核通过的订单，业务部门应及时将订单信息传递给面料仓库。（二）仓库备货1.库存查询：面料仓库管理人员接到订单信息后，首先查询库存系统，确认所订面料的库存数量、存放位置等信息。2.备货准备：根据订单要求，仓库管理人员安排仓库工作人员进行备货。备货过程中，要严格按照先进先出原则，挑选质量合格、无瑕疵的面料。同时，对所备面料进行仔细核对，确保品种、规格、数量、颜色等与订单一致。3.备货标识：备货完成后，仓库工作人员应对所备面料进行标识，标明订单编号、客户名称、面料品种、规格、数量等信息，以便于发货时识别和核对。（三）发货通知1.发货前通知：仓库管理人员在备货完成后，及时通知业务部门订单已备货完成，并告知预计发货时间。业务部门应将发货通知及时传达给客户，确认客户是否有特殊要求或变更。2.客户确认：客户收到发货通知后，应在规定时间内进行确认。如客户有任何疑问或变更要求，业务部门应及时与仓库管理人员沟通协调，并对订单信息进行相应调整。（四）发货操作1.发货单生成：根据订单信息和备货情况，仓库管理人员生成发货单。发货单应详细记录订单编号、客户名称、面料品种、规格、数量、颜色、发货日期、发货方式等信息。发货单一式多联，分别用于仓库发货、财务记账、客户签收等环节。2.包装与标识：仓库工作人员按照订单要求对所发面料进行包装。包装材料应符合产品保护要求，确保面料在运输过程中不受损坏。同时，在包装外应清晰标明订单编号、客户名称、面料品种、规格、数量、颜色等信息。3.称重与计量：对于按重量或长度计量的面料，仓库工作人员应进行准确称重或计量，并记录实际重量或长度。称重或计量设备应定期校准，确保数据准确可靠。4.发货装车：发货单审核无误后，仓库工作人员安排车辆将所发面料装车。装车过程中，要注意合理堆放，避免面料相互挤压、碰撞，确保面料安全。同时，要安排专人负责监装，核对所装面料与发货单信息是否一致。（五）运输与交付1.选择运输方式：根据订单交货期、交货地点以及面料特性等因素，业务部门选择合适的运输方式。运输方式包括公路运输、铁路运输、航空运输等。对于贵重或易损面料，应优先选择安全可靠的运输方式。2.运输委托：业务部门负责与选定的运输公司签订运输合同或委托运输协议，明确双方的权利和义务。运输合同应包括运输费用、运输时间、运输安全责任等条款。3.货物跟踪：发货后，业务部门应及时跟踪货物运输情况，确保货物按时、安全送达客户指定地点。如发现运输过程中出现异常情况，如延误、损坏等，业务部门应及时与运输公司沟通协调，采取相应措施解决问题，并将情况及时反馈给客户。4.货物交付：货物到达客户指定地点后，运输公司应及时通知客户提货。客户提货时，应按照发货单核对所提货物的品种、规格、数量、颜色等信息，并在发货单上签字确认。如客户发现货物存在问题，应及时与业务部门联系，协商解决办法。（六）发货记录与存档1.发货记录：仓库管理人员应详细记录每一笔发货业务的相关信息，包括订单编号、客户名称、发货日期、发货品种、规格、数量、运输方式、运输单号等。发货记录应准确、完整，以便于查询和追溯。2.存档管理：发货完成后，仓库管理人员将发货单、运输合同、货物跟踪记录等相关资料进行整理归档。档案保存期限应符合公司相关规定，以便于日后查阅和审计。三、发货相关人员职责（一）业务部门职责1.负责接收客户订单，并对订单信息进行初步整理和审核。2.将审核通过的订单信息及时传递给面料仓库，并跟踪订单发货进度。3.与客户沟通协调发货事宜，及时处理客户的疑问和变更要求。4.选择合适的运输方式，并与运输公司签订运输合同或委托运输协议。5.跟踪货物运输情况，及时反馈货物运输信息给客户和相关部门。（二）面料仓库职责1.负责面料仓库的日常管理工作，确保面料库存的安全与完整。2.根据订单要求，及时准确地进行备货，并对所备面料进行标识和核对。3.生成发货单，并按照发货单进行发货操作，确保发货信息准确无误。4.安排专人负责监装，确保所发面料安全装车，并核对装车信息与发货单一致。5.做好发货记录和存档管理工作，保存发货相关资料。（三）运输公司职责1.按照运输合同或委托运输协议的要求，及时、安全地将货物运输至客户指定地点。2.在运输过程中，妥善保管货物，防止货物损坏、丢失等情况发生。3.及时向业务部门反馈货物运输情况，如出现异常情况应及时通知业务部门并采取相应措施解决。（四）财务部门职责1.审核发货单等相关财务凭证，确保发货业务的财务处理准确无误。2.按照公司财务制度，及时核算发货成本和收入，并进行相应的账务处理。3.定期与业务部门、面料仓库核对发货数据，确保财务数据与业务数据一致。四、发货质量控制（一）面料质量检验1.在备货前，仓库管理人员应对所备面料进行质量抽检。抽检内容包括面料的外观质量、内在质量（如色泽、手感、强力等）。抽检比例应符合公司相关规定，确保所发面料质量合格。2.对于质量抽检不合格的面料，仓库管理人员应及时隔离存放，并通知质量控制部门进行处理。严禁将不合格面料发货给客户。（二）包装质量检查1.在发货前，仓库工作人员应对包装质量进行检查。检查内容包括包装材料是否完好无损、包装方式是否符合要求、包装标识是否清晰准确等。2.对于包装质量不符合要求的，仓库工作人员应及时进行整改，确保包装质量符合产品保护和运输要求。（三）发货过程质量监控1.在发货装车过程中，安排专人负责质量监控。监控内容包括面料的装卸方式是否正确、是否存在面料相互挤压、碰撞等情况。2.如发现发货过程中存在质量问题，应及时采取措施进行纠正，确保发货质量不受影响。五、发货异常处理（一）库存短缺1.当库存数量不足以满足订单需求时，仓库管理人员应及时通知业务部门。业务部门应与客户沟通协调，争取客户同意延迟发货或部分发货，并协商解决方案。2.对于因库存短缺导致的发货异常情况，相关部门应进行原因分析，查找库存管理中存在的问题，并采取相应措施进行改进，如加强库存监控、优化采购计划等。（二）面料质量问题1.在发货过程中或客户收到货物后发现面料存在质量问题，仓库管理人员应及时通知质量控制部门和业务部门。质量控制部门应立即对质量问题进行调查和分析，确定问题原因。2.根据质量问题的原因，采取相应的处理措施。如属于仓库管理不善导致的质量问题，仓库应承担相应责任，负责对不合格面料进行退换货处理；如属于供应商原因导致的质量问题，业务部门应与供应商协商解决，要求供应商承担退换货费用和相应损失。（三）运输问题1.如货物在运输过程中出现延误、损坏、丢失等情况，运输公司应及时通知业务部门。业务部门应与运输公司协商解决办法，并及时向客户反馈运输情况。2.对于因运输问题导致的发货异常情况，运输公司应承担相应责任，按照运输合同的约定进行赔偿。同时，业务部门应协助客户与运输公司协商赔偿事宜，确保客户损失得到合理补偿。六、发货成本控制（一）库存成本控制1.优化面料库存管理，合理控制面料库存水平，避免库存积压或缺货。通过定期盘点、库存分析等手段，及时调整库存结构，降低库存成本。2.加强库存周转率管理，提高库存资金的使用效率。对于滞销面料，及时采取促销、退货等措施，减少库存占用资金。（二）运输成本控制1.选择合适的运输方式和运输公司，综合考虑运输费用、运输时间、运输安全等因素，降低运输成本。对于批量较大的订单，可以通过与运输公司谈判争取更优惠的运输价格。2.优化运输路线，提高运输效率，减少运输里程和运输时间，降低运输费用。同时，合理安排货物装车，提高车辆装载率，降低单位运输成本。（三）包装成本控制1.在保证包装质量的前提下，选择合适的包装材料和包装方式，降低包装成本。对于一些可以重复使用或回收利用的包装材料，应尽量予以采用。2.优化包装设计，减少包装材料的使用量，同时确保包装能够有效保护产品。通过改进包装工艺和包装尺寸，提高包装效率，降低包装成本。七、发货绩效考核（一）考核指标设定1.发货准确性：考核所发面料与订单要求的符合程度，以发货错误率作为考核指标。发货错误率=发货错误订单数量/总发货订单数量×100%。2.发货及时性：考核发货是否按照客户要求的交货期完成，以按时发货率作为考核指标。按时发货率=按时发货订单数量/总发货订单数量×100%。3.库存管理：考核面料库存的合理性和准确性，以库存准确率作为考核指标。库存准确率=库存实际数量与系统记录数量相符的品种数量/总库存品种数量×100%。4.客户满意度：通过客户反馈调查，考核客户对发货服务的满意度，以客户满意度得分作为考核指标。（二）考核周期发货绩效考核周期为月度考核，每月末对各相关部门和人员的发货绩效进行统计和评估。（三）考核结果应用1.将考核结果与部门和个人的绩效奖金挂钩，对发货绩效优秀的部