供销企业化管理制度

供销企业化管理制度一、总则（一）目的为加强公司管理，规范供销业务流程，提高工作效率，确保公司各项供销工作有序开展，实现公司经济效益最大化，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及供销业务的部门及员工，包括采购部门、销售部门、仓储物流部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，依法开展供销活动。2.效益原则：以提高公司经济效益为核心，优化供销资源配置，降低成本，增加利润。3.诚信原则：在供销业务中秉持诚实守信的态度，维护公司良好形象，与合作伙伴建立长期稳定的合作关系。4.风险防控原则：对供销业务中的各类风险进行有效识别、评估和控制，确保公司经营安全。二、组织架构与职责（一）组织架构公司设立供销业务管理委员会，由总经理担任主任，采购部门负责人、销售部门负责人、仓储物流部门负责人等为成员。供销业务管理委员会下设采购部、销售部、仓储物流部等具体执行部门。（二）职责分工1.供销业务管理委员会负责制定公司供销业务发展战略和方针政策。审议重大供销业务决策，如重大采购合同、销售项目等。协调各部门之间的工作关系，解决供销业务中的重大问题。2.采购部负责市场调研，寻找合适的供应商，建立供应商档案。制定采购计划，组织实施采购活动，确保物资及时供应。负责采购合同的签订、执行与管理，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。对采购物资进行质量检验和验收，确保物资符合要求。3.销售部负责市场开拓，制定销售策略和计划，提高公司产品或服务的市场占有率。客户关系管理，收集客户信息，建立客户档案，维护客户关系，及时处理客户投诉。组织销售活动，签订销售合同，跟踪销售订单执行情况，确保货款及时回收。分析市场动态和竞争对手情况，为公司决策提供市场信息支持。4.仓储物流部负责公司物资的仓储管理，包括物资的入库、存储、保管、盘点等工作。制定仓储管理制度，确保物资存储安全，减少损耗。组织物资的出库配送工作，保证物资及时、准确送达客户或使用部门。负责物流成本控制，优化物流配送方案，提高物流效率。三、采购管理（一）采购计划1.采购部应根据公司年度经营计划、生产计划、销售计划等，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等。2.在执行采购计划过程中，如遇市场变化、生产计划调整等因素影响采购需求，采购部应及时对采购计划进行调整，并报供销业务管理委员会审批。（二）供应商管理1.采购部应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，对潜在供应商进行初步筛选和评估。2.对符合基本要求的供应商，采购部应进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、信誉状况等情况，并填写供应商考察报告。3.根据考察结果，采购部建立供应商档案，对供应商进行分类管理。供应商档案应包括供应商基本信息、考察报告、合作记录等内容。4.采购部定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（三）采购流程1.采购申请：使用部门根据实际需求填写采购申请表，注明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途等，经部门负责人审核后提交采购部。2.采购审批：采购部收到采购申请表后，对采购申请进行审核。对于金额较小的采购申请，由采购部负责人审批；对于金额较大的采购申请，需报供销业务管理委员会审批。3.采购询价：采购部根据采购申请，向多家供应商发出询价单，要求供应商报价。采购部对供应商的报价进行比较分析，选择合适的供应商进行谈判。4.采购谈判：采购部与选定的供应商进行谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。5.采购合同签订与执行：采购合同经双方签字盖章后生效。采购部负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商违约，采购部应及时采取措施，追究其违约责任。6.采购验收：物资到货后，采购部通知仓储物流部和使用部门共同进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量等。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，采购部应及时与供应商协商解决。（四）采购成本控制1.采购部应通过与供应商谈判、招标采购、集中采购等方式，降低采购成本。在采购过程中，应充分考虑物资的性价比，确保采购物资既能满足公司需求，又能降低采购成本。2.采购部应定期对采购成本进行分析，对比不同时期、不同供应商的采购价格，找出成本变动原因，采取有效措施加以控制。四、销售管理（一）市场调研与分析1.销售部应定期开展市场调研活动，收集市场信息，包括市场需求、市场趋势、竞争对手情况、客户需求等。2.对收集到的市场信息进行分析整理，形成市场调研报告，为公司制定销售策略和计划提供依据。（二）销售策略与计划1.根据市场调研结果，销售部制定年度销售策略和计划，明确销售目标、销售区域、销售产品或服务、销售渠道等。2.将年度销售策略和计划分解为季度、月度销售计划，并组织实施。在执行销售计划过程中，如遇市场变化等因素影响销售进度，销售部应及时调整销售计划，并报供销业务管理委员会审批。（三）客户开发与管理1.销售部通过多种渠道开发客户，如网络营销、电话营销、参加展会、行业活动等。对潜在客户进行跟踪和拜访，了解客户需求，建立客户联系档案。2.对已建立合作关系的客户，销售部应定期进行回访，了解客户使用产品或服务的情况，收集客户反馈意见，及时解决客户问题，维护良好的客户关系。3.建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估。根据客户信用等级，制定相应的销售政策，如信用额度、付款方式等，降低销售风险。（四）销售流程1.客户需求沟通：销售部与客户进行沟通，了解客户需求，介绍公司产品或服务，为客户提供解决方案。2.销售报价：根据客户需求，销售部制定销售报价单，明确产品或服务的价格、规格、数量、交货期等条款，并报客户确认。3.销售合同签订：客户对销售报价无异议后，双方签订销售合同。销售合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的交付、验收、付款方式、违约责任等条款。4.销售订单执行：销售部根据销售合同，下达销售订单给相关部门，如生产部门安排生产、仓储物流部安排发货等。销售部跟踪销售订单执行情况，及时协调解决执行过程中出现的问题。5.货款回收：销售部负责货款回收工作，按照销售合同约定的付款方式和时间，及时催收货款。对逾期未付款的客户，销售部应采取有效措施，如发催款函、上门催收等，确保货款及时回收。（五）销售业绩考核1.建立销售业绩考核指标体系，包括销售额、销售利润、销售增长率、市场占有率、客户满意度等指标。2.定期对销售人员的销售业绩进行考核评估，根据考核结果给予相应的奖励或处罚。对销售业绩突出的销售人员，给予表彰和奖励；对未完成销售任务的销售人员，进行绩效面谈，分析原因，制定改进措施。五、仓储物流管理（一）仓储管理1.仓库规划与布局：仓储物流部根据公司物资存储需求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、成品区、待检区等。2.物资入库管理：物资到货后，仓储物流部仓库管理员根据送货单和采购合同，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行核对。核对无误后，办理入库手续，填写入库单，并将物资存放到指定的存储区域。3.物资存储管理：仓库管理员按照物资的特性和存储要求，对物资进行分类存放，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作。定期对物资进行盘点，确保账实相符。如发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并报相关部门处理。4.物资出库管理：根据销售订单、生产领料单等凭证，仓库管理员办理物资出库手续。填写出库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、领用部门等信息。物资出库时，仓库管理员应核对物资信息，确保出库物资准确无误。5.库存盘点：仓储物流部定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点结束后，编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析总结。如发现账实不符，应及时查明原因，调整账目，并追究相关责任人的责任。（二）物流管理1.物流配送计划：仓储物流部根据销售订单和客户需求，制定物流配送计划。明确物资的发货时间、发货方式、运输路线、配送车辆等信息，并与物流公司进行沟通协调，确保物流配送工作顺利进行。2.物流成本控制：仓储物流部通过优化物流配送方案、合理选择物流公司、控制运输损耗等方式，降低物流成本。定期对物流成本进行核算和分析，找出成本控制的关键点，采取有效措施加以改进。3.物流信息跟踪：建立物流信息跟踪系统，对物资的运输过程进行实时跟踪。及时掌握物资的运输状态，如运输位置、预计到达时间等，并将物流信息反馈给销售部和客户。如遇物流异常情况，如延误、损坏等，应及时通知相关部门，并采取措施妥善处理。六、合同管理（一）合同签订1.公司对外签订的供销合同，必须由公司法定代表人或其授权代理人签订。签订合同前，业务部门应将合同草本提交法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。2.审核通过的合同草本，经供销业务管理委员会审批后，由授权代理人与对方签订正式合同。合同签订后，业务部门应及时将合同副本交财务部、仓储物流部等相关部门存档。（二）合同执行与跟踪1.合同签订后，各业务部门负责合同的执行工作。按照合同约定的条款，及时履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.业务部门应定期对合同执行情况进行跟踪检查，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。如遇对方违约，应及时收集相关证据，采取法律措施维护公司合法权益。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时与对方协商，达成一致后签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应按照合同约定的解除程序办理相关手续。解除合同后，双方应进行清算，明确各自的责任和义务。（四）合同档案管理1.财务部负责建立合同档案管理制度，对公司签订的供销合同进行分类整理、编号归档。合同档案应包括合同正本、副本、变更协议、解除协议、往来信函等相关资料。2.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。未经授权，任何人不得查阅、借阅合同档案。如因工作需要查阅合同档案，应办理相关审批手续，并在规定的期限内归还。七、财务管理（一）预算管理1.财务部应根据公司年度经营计划和供销业务情况，编制年度财务预算，包括采购预算、销售预算、成本预算、费用预算等。2.各业务部门应根据公司财务预算，结合本部门实际工作，编制部门预算，并报财务部审核汇总。3.财务预算经公司管理层审批后，作为公司年度财务管理的依据。各部门应严格按照预算执行，不得随意调整预算。如遇特殊情况需要调整预算，应报供销业务管理委员会审批。（二）资金管理1.财务部负责公司资金的统筹管理，合理安排资金使用，确保公司资金安全和正常运转。2.加强资金收支管理，严格执行资金审批制度。所有资金收支业务，必须经过相关部门负责人和财务负责人审批后，方可办理。3.定期对公司资金状况进行分析，合理控制资金存量，提高资金使用效率。优化资金结构，降低资金成本，确保公司资金效益最大化。（三）成本核算与控制1.财务部负责公司成本核算工作，按照规定的成本核算方法和流程，准确计算采购成本、生产成本、销售成本等各项成本费用。2.各业务部门应配合财务部做好成本核算工作，提供相关成本核算资料。加强成本控制，采取有效措施降低各项成本费用，提高公司经济效益。3.定期对公司成本情况进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，制定相应的改进措施，并跟踪落实情况。（四）财务报表与分析1.财务部应按照国家财务会计制度和相关法律法规的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.对财务报表进行分析，为公司管理层提供财务信息支持。分析内容包括财务指标分析、财务状况分析、经营成果分析等，帮助管理层了解公司财务状况和经营情况，做出合理决策。八、风险管理（一）风险识别与评估1.公司各部门应定期对本部门业务活动中的风险进行识别和评估，包括市场风险、信用风险、操作风险、法律风险等。2.供销业务管理委员会负责组织对公司整体供销业务风险进行全面评估，确定风险等级和风险应对策略。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、分析市场趋势、调整销售策略等方式进行应对；对于信用风险，可加强客户信用评估和管理、完善货款回收制度等方式进行防范；对于操作风险，可加强内部管理、规范业务流程、提高员工风险意识等方式进行控制；对于法律风险，可加强法务审核、聘请法律顾问等方式进行规避。2.各部门应严格按照风险应对措施执行，确保风险得到有效控制。定期对风险应对措施的执行效果进行评估，及时调整和完善风险应对策略。九、监督与检查（一）内部审计1.公司设立内部审计部门，负责对公司内部各部门的财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。2.内部审计部门定期制定审计计划，对供销业务相关