公司设计费管理制度

公司设计费管理制度一、总则（一）目的为规范公司设计费的管理，确保设计费用的合理支出，提高资金使用效益，保障公司和设计方的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及设计费用支付的项目，包括但不限于产品设计、平面设计、室内设计、景观设计等各类设计服务。（三）基本原则1.合规性原则设计费的支付必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，确保各项费用支出合法合规。2.合理性原则根据设计项目的实际需求、工作量、市场行情等因素，合理确定设计费用标准，确保费用支出合理、公平。3.效益性原则在保证设计质量的前提下，优化设计费的支出，提高设计成果对公司业务发展的贡献度，实现公司经济效益最大化。4.权责明确原则明确设计费管理过程中各部门和人员的职责与权限，做到责任清晰、分工明确，确保设计费管理工作的顺利开展。二、设计费预算管理（一）预算编制1.项目发起部门在项目立项时，应根据项目设计需求，预估设计费用，并填写《设计费预算申请表》，详细说明设计项目内容、预计工作量、费用明细等信息。2.申请表提交至财务部门，财务部门结合公司历史数据、市场价格水平等因素进行审核，提出预算调整建议。3.设计部门根据审核后的意见，对设计费预算进行进一步细化和完善，形成初步预算方案。4.初步预算方案经项目负责人、部门经理、财务总监审核后，报总经理审批。总经理审批通过后的预算方案作为设计费支出的控制依据。（二）预算执行1.设计项目实施过程中，设计部门应严格按照预算方案控制费用支出，确保各项费用不超出预算范围。2.如因特殊原因需要调整预算，设计部门应填写《设计费预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额及对项目的影响等，并按照预算审批流程进行审批。未经批准，不得擅自调整预算。（三）预算监控1.财务部门定期对设计费预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并向相关部门反馈。2.项目负责人应对预算执行情况负责，及时协调解决预算执行过程中出现的问题，确保项目顺利进行。三、设计费支付管理（一）支付申请1.设计项目完成并通过验收后，设计方应向公司提交《设计费支付申请单》，附上设计合同、设计成果文件、验收报告等相关资料。2.《设计费支付申请单》应详细填写设计项目名称、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额等信息，并经设计方签字盖章确认。（二）支付审批1.设计部门对设计费支付申请进行初审，核实设计项目完成情况、设计成果质量等是否符合合同要求，并签署意见。2.项目负责人对设计费支付申请进行审核，确认项目费用支出是否合理、合规，是否与预算相符，并签署审核意见。3.财务部门对设计费支付申请进行财务审核，重点审核发票真伪、金额计算是否正确、支付方式是否符合规定等，并签署审核意见。4.设计费支付申请经设计部门、项目负责人、财务部门审核通过后，报总经理审批。总经理审批通过后，方可办理支付手续。（三）支付方式1.设计费支付方式应根据合同约定执行，一般采用银行转账方式。如因特殊情况需要采用现金支付或其他支付方式，应经总经理批准。2.财务部门在办理设计费支付时，应严格按照审批后的支付金额和支付方式进行支付，并确保支付信息准确无误。（四）支付记录1.财务部门应建立设计费支付台账，详细记录每笔设计费的支付日期、支付金额、支付对象、支付方式等信息，确保支付记录完整、准确。2.支付记录应妥善保管，作为公司财务核算和审计的重要依据。四、设计合同管理（一）合同签订1.公司与设计方签订设计合同前，应确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。合同内容应包括项目名称、设计范围、设计要求、设计周期、设计费用、支付方式、双方权利义务、违约责任等条款。2.设计合同由法务部门审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范条款等。法务部门审核通过后，报总经理审批。3.总经理审批通过后的设计合同，由公司法定代表人或其授权代表与设计方签字盖章生效。（二）合同执行1.设计合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。公司应按照合同约定及时向设计方提供必要的资料和信息，协助设计方开展工作。2.设计方应按照合同约定的设计范围、设计要求、设计周期等完成设计任务，并提交合格的设计成果文件。（三）合同变更与终止1.如因项目需求变更等原因需要对设计合同进行变更，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.设计合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，双方应按照合同约定或法律规定办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。（四）合同归档1.设计合同签订后，合同原件由公司档案管理部门负责归档保管。档案管理部门应建立合同档案台账，详细记录合同的编号、名称、签订日期、履行情况等信息。2.设计合同复印件由财务部门、设计部门等相关部门留存，作为费用支付、项目管理等工作的依据。五、设计成果管理（一）成果提交1.设计方应按照合同约定的时间和要求，向公司提交设计成果文件，包括设计图纸、设计说明、效果图、模型等。2.设计成果文件应符合国家相关标准和规范要求，以及合同约定的设计要求。设计成果文件应加盖设计方公章，并由设计负责人签字确认。（二）成果验收1.公司收到设计成果文件后，应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括设计成果是否符合合同要求、是否满足项目实际需求、是否存在质量问题等。2.验收合格的设计成果文件，公司应出具验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告作为设计费支付的重要依据之一。3.如设计成果文件存在质量问题或不符合合同要求，公司应及时通知设计方进行整改。设计方应在规定的时间内完成整改，并重新提交验收。（三）成果使用与保护1.公司有权在项目范围内使用设计成果文件，但不得擅自将设计成果文件用于其他项目或向第三方转让。2.公司应采取必要的措施保护设计成果文件的知识产权，防止设计成果文件被泄露或侵权使用。六、设计费核算与审计（一）核算管理1.财务部门应按照国家财务制度和公司会计核算办法，对设计费进行准确的核算。设计费应按照项目进行明细核算，确保费用支出清晰、准确。2.财务部门应定期编制设计费收支报表，向公司管理层和相关部门提供设计费收支情况的信息，为公司决策提供依据。（二）审计监督1.公司内部审计部门应定期对设计费的管理情况进行审计监督，检查设计费预算执行情况、支付审批情况、合同管理情况、设计成果管理情况等是否符合公司规定。2.审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见