部门集中采购管理制度

部门集中采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司部门集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门使用自有资金或公司统一安排资金进行的集中采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现经济效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，所有参与采购的供应商机会均等，严格按照规定的程序和标准进行操作。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。（二）采购执行部门公司设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责如下：1.贯彻执行采购决策机构的决议。2.制定采购计划和采购方案。3.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.协调采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。5.建立和维护供应商管理档案。6.对采购过程和采购结果进行记录和归档。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供详细的采购要求和技术规格，配合采购部门进行采购活动，并对采购产品的质量和使用效果进行验收。其职责包括：1.根据业务需要，准确编制采购申请。2.参与采购项目的技术谈判和评标工作。3.负责采购产品的验收工作，并及时反馈验收结果。4.对采购产品的使用情况进行跟踪和评价。（四）监督部门公司内部审计、纪检等部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购活动合规、公正、透明。其职责包括：1.制定采购监督检查计划。2.对采购过程进行全程监督，检查采购程序的执行情况。3.受理采购活动中的投诉和举报，进行调查处理。4.对违规采购行为提出整改意见和处理建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度的业务发展规划和工作任务，编制本部门的采购需求计划，提交至采购部门。2.采购需求计划应详细列出采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等内容。3.采购部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、整理和分析，结合公司实际情况，编制年度部门集中采购计划，报采购决策委员会审批。（二）采购预算编制1.采购部门根据年度部门集中采购计划，编制采购预算草案，明确各项采购项目的预算金额。2.采购预算草案应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价、资金来源等内容。3.采购预算草案经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。经审批后的采购预算作为采购活动的资金控制依据。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因业务发展需要或其他原因，确需调整采购计划和预算的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整的原因、内容和金额。2.采购部门对需求部门提出的调整申请进行审核，并会同财务部门提出调整建议，报采购决策委员会审批。3.未经批准，不得擅自调整采购计划和预算。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购到性价比高的产品和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：当出现招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的情况，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交至采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行审核，审核通过后报相关领导审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。3.采购准备：采购部门根据采购项目的特点和要求，制定采购方案，明确采购方式、采购流程、时间安排等内容。同时，采购部门应开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。4.供应商选择：采购部门根据采购方案，从供应商库中选择合适的供应商，并向其发出采购邀请。供应商应按照采购邀请的要求，提供相关资料和报价。采购部门对供应商的报价和资料进行评审，选择报价合理、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为中标候选人。5.采购谈判：对于需要进行采购谈判的项目，采购部门应组织需求部门、技术部门等相关人员与中标候选人进行谈判。谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。通过谈判，达成双方都能接受的采购合同条款。6.合同签订：采购部门根据谈判结果，起草采购合同，经法务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。7.采购执行：采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保采购产品按时、按质、按量交付。需求部门应配合采购部门做好采购产品的验收工作。8.验收付款：需求部门负责对采购产品进行验收，验收合格后填写验收报告。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照公司财务制度的规定，对采购款项进行审核和支付。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入标准，明确供应商的资质要求、生产能力、产品质量、售后服务等方面的条件。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、生产许可证等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况。经审核和考察合格的供应商，纳入公司供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商后续合作的重要依据。2.采购部门应建立供应商评价档案，记录供应商的基本信息、评价和考核结果等内容。3.对于评价和考核结果较差的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应暂停与其合作，并从供应商库中删除。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.对于连续两次评价和考核结果不合格的供应商，或者出现严重违规行为的供应商，采购部门应将其淘汰出公司供应商库，并禁止其再次参与公司采购活动。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交至法务部门审核，确保合同条款合法合规。3.采购合同经法务部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同的要求，跟踪供应商的合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购产品。2.需求部门应配合采购部门做好采购合同的执行工作，及时提供相关信息和协助。3.如在合同执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因一方违约或其他原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定的解除条件和程序办理。解除合同后，双方应按照合同约定承担相应的责任。（四）合同归档采购部门应将采购合同及相关资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等内容。合同档案的保管期限应按照公司档案管理规定执行。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、交货延迟等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并与其签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。同时，建立供应商评价和考核机制，及时发现和解决供应商存在的问题。2.价格风险管理：关注市场价格动态，定期进行市场调研，合理确定采购价格。同时，与供应商签订价格调整协议，约定价格调整的条件和方式，降低价格波动对采购成本的影响。3.质量风险管理：加强采购产品的质量控制，要求供应商提供质量合格证明文件，并在采购合同中明确质量标准和验收方法。同时，在采购过程中增加检验环节，确保采购产品质量符合要求。4.交货期风险管理：与供应商签订详细的交货期条款，明确交货时间和违约责任。同时，加强对供应商的跟踪和监督，及时掌握其生产进度和交货情况，确保采购产品按时交付。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.采购部门应根据风险监控结果，发布风险预警信息，提醒相关部门采取相应的应对措施。如风险预警信息发布后，相关部门未及时采取应对措施，导致风险发生的，应追究相关部门和人员的责任。八、采购信息化管理（一）采购信息系统建设公司应建立采购信息系统，实现采购业务的信息化管理。采购信息系统应包括采购申请、采购审批、采购计划、供应商管理、采购合同管理、采购执行、验收付款等功能模块。（二）信息录入与维护采购部门应指定专人负责采购信息系统的信息录入和维护工作，确保信息的及时、准确、完整。采购信息系统中的信息应与实际采购业务一致，不得随意修改和删除。（三）信息共享与利用采购信息系统应实现与公司其他部门信息系统的互联互通，实现信息共享。各部门应充分利用采购信息系统中的信息，为公司的决策提供支持。同时，采购信息系统应定期进行数据备份，确保数据安全。九、监督与检查（一）内部监督公司内部审计、纪检等部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情