公司刻公章管理制度

公司刻公章管理制度总则目的为规范公司公章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构公章的管理。定义1.公章：指公司法定名称章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章等。2.印章使用审批：指印章使用前，根据印章使用事项的性质和权限，由相应的审批人进行批准的程序。公章刻制刻制原则1.公章刻制应严格遵循国家法律法规及公司相关规定，确保公章的合法性和规范性。2.依据实际工作需要，合理确定公章的种类和数量，避免不必要的刻制。刻制流程1.申请因工作需要刻制公章的部门或分支机构，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、原因、用途、预计使用时间等信息，并经部门负责人签字确认。将申请表提交至公司行政管理部门。2.审核行政管理部门收到申请表后，对申请事项进行审核。重点审核申请的必要性、公章名称的准确性以及是否符合公司整体印章管理规定。对于涉及重要业务或敏感事项的公章刻制申请，行政管理部门应会同相关业务部门、法务部门进行联合审核，确保申请事项符合公司利益和法律法规要求。3.审批经审核通过的申请表，按照公司审批权限流程提交审批。一般情况下，行政公章的刻制需经公司总经理审批；合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，还需经董事长审批。审批人应认真审查申请内容，签署审批意见。如同意刻制，应明确刻制要求和完成时间；如不同意，应说明理由并退回申请表。4.刻制行政管理部门根据审批意见，选择具有合法资质的印章制作单位进行公章刻制。在选择印章制作单位时，应考察其信誉、资质、设备及技术水平等，确保公章质量。与印章制作单位签订详细的制作合同，明确双方的权利义务，包括公章样式、材质、规格、制作费用、交付时间、质量标准及违约责任等条款。要求印章制作单位严格按照公司提供的样式和要求进行刻制，制作过程中应加强监督，确保公章内容准确无误、外观清晰规范。5.备案公章刻制完成后，行政管理部门应及时将新刻制的公章样本（包括印模、尺寸、材质等信息）报当地公安机关备案。备案所需材料应按照公安机关要求准备齐全，并确保备案信息的真实性和准确性。将备案回执妥善保存，作为公章合法有效的证明文件之一，并归入公司印章管理档案。公章使用使用范围1.行政公章以公司名义发布的各类文件、通知、报告、函件等正式公文。公司对外签订的合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。公司员工的各类证明文件，如工作证明、收入证明、介绍信等。公司参与各类招投标活动、项目申报、资质认证等事务时需加盖的文件。其他需要以公司名义代表公司进行的重大事项或活动。2.合同专用章公司对外签订的各类经济合同、业务合作协议等。涉及公司债权债务关系的相关文件，如还款协议、担保合同等。3.财务专用章公司的财务报表、财务审计报告、税务申报资料等财务文件。公司各类资金收付凭证，如支票、汇票、本票、收据等。与银行、税务等金融机构及相关部门办理业务时需加盖的文件。使用流程1.申请使用人需填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、使用时间、发放对象等信息，并签字确认。对于涉及合同签订、重大项目合作等重要事项的用章申请，还需附上相关合同文本、合作协议或项目文件等资料的复印件，以便审批人全面了解用章背景和内容。2.审批根据用章事项的性质和权限，由相应的审批人进行审批。一般事项用章，经部门负责人审批后即可；重要事项用章，如合同签订、涉及大额资金的文件等，需经公司总经理或董事长审批。审批人应认真审查申请内容，核实用章事项的真实性、合法性和必要性，签署审批意见。如同意用章，应明确用章要求和使用期限；如不同意，应说明理由并退回申请表。3.用章经审批同意用章的申请，申请人应携带审批通过的《公章使用申请表》及相关文件资料，到公章保管部门办理用章手续。公章保管人员应严格按照审批意见进行用章操作，仔细核对用章文件内容与申请表信息是否一致，确保用章准确无误。用章时，应在专用的《公章使用登记簿》上详细记录用章时间、用章事项、用章文件名称、份数、申请人、审批人等信息，并由用章人签字确认。对于需加盖多页文件的情况，应逐页加盖公章，并确保各页公章清晰、完整，避免遗漏或重叠。4.盖章后文件的处理用章完成后，申请人应及时将加盖公章的文件妥善保管，按照公司规定的流程进行发放、传递或存档。对于涉及对外报送的文件，应确保文件封装完整，并按照规定的方式和渠道进行发送，跟踪文件的送达情况，确保对方及时收到并确认。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因特殊情况确需预盖公章的，必须经公司总经理批准，并严格登记预盖公章的用途、份数、使用期限等信息，使用完毕后及时收回并核销。2.公章使用应严格按照规定的使用范围和审批程序进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限用章。3.未经公司书面授权，任何部门或个人不得以公司名义对外签订合同、协议或进行其他具有法律效力的行为，不得私自使用公章为他人或其他单位提供担保、证明等。公章保管保管原则1.实行专人保管制度，明确公章保管责任人，确保公章保管安全、可靠。2.公章保管应做到专柜存放、专人负责、专册登记，严格限制无关人员接触公章。保管责任人职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。2.严格按照公章使用流程进行用章操作，认真审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝盖章，并及时向上级报告。3.负责《公章使用登记簿》的记录工作，详细记录公章使用情况，做到账目清晰、可追溯。4.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、模糊等情况，应及时报告并申请更换。5.在公章保管期间，如因工作调动、离职等原因不再负责公章保管时，应及时办理公章交接手续，确保公章交接清楚、责任明确。保管地点公章应存放在公司专门设置的保险柜或安全的印章保管室中，保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件。公章停用与销毁停用情形1.公司名称变更、机构撤销、业务调整等原因，导致原公章不再使用。2.公章损坏、遗失或被盗，经批准重新刻制新章后，原公章需停用。3.根据法律法规、公司规定或其他原因，需要停用公章的其他情形。停用流程1.当出现公章停用情形时，由相关部门或分支机构填写《公章停用申请表》，详细说明公章停用原因、停用时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交至公司行政管理部门。2.行政管理部门收到申请表后，进行审核确认。对于因公司名称变更、机构撤销等原因导致公章停用的，应会同相关业务部门、法务部门进行联合审核，确保停用事项符合公司整体战略和法律法规要求。3.经审核通过的申请表，按照公司审批权限流程提交审批。一般情况下，行政公章的停用需经公司总经理审批；重要印章的停用，还需经董事长审批。4.审批人签署审批意见后，行政管理部门应及时通知公章保管责任人停止使用公章，并将停用的公章收回。销毁流程1.对于停用的公章，应及时进行销毁处理，防止公章被非法使用。2.由行政管理部门负责组织公章销毁工作，制定销毁方案，明确销毁方式、时间、地点、参与人员等信息。3.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保公章无法恢复使用。在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁过程符合规定要求。4.销毁完成后，由监督人员、销毁人员在《公章销毁登记表》上签字确认，记录销毁时间、地点、方式、公章名称及数量等信息，并将销毁登记表妥善保存，作为公章销毁的证明文件归入公司印章管理档案。监督与检查内部监督1.公司行政管理部门负责定期对公章的使用、保管情况进行检查，检查内容包括用章审批程序是否规范、用章记录是否完整、公章保管是否安全等。2.对于检查中发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.定期组织公章保管责任人进行培训，提高其对公章管理重要性的认识，增强其责任意识和风险防范意识，规范公章管理行为。审计监督1.公司审计部门定期对公章管理情况进行审计，审查公章管理制度的执行情况、用章业务的合规性、公章保管的安全性等。2.通过审计发现问题的，应及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，并对整改情况进行跟踪检查。3.将公章管理审计情况纳入公司内部审计报告，作为评价公司内部控制有效性的重要内容之一，为公司管理层决策提供参考依据。法律责任1.因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，由直接责任人承担相应的赔偿责任；如因故意或重大过失导致公司损失的，公司将依法追究其法律责任。2.违反本管理制度规定，擅自刻制、使用、保管公章或超越审批权限用章的，公司将视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。3.公章保管责任人因保管不善导致公章被盗、遗失或损坏的，应及时报告公司