合同员管理制度

合同员管理制度总则目的为加强公司合同管理，规范合同员的工作行为，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及合同签订、履行、变更、终止等相关工作的合同员及相关部门。职责分工1.合同管理部门负责制定和完善合同管理制度，指导和监督合同员的工作，审核合同文本，协调合同履行过程中的问题。2.合同员负责具体合同的起草、审核、签订、履行跟踪、归档等工作，确保合同的合法性、完整性和有效性。3.其他部门协助合同员做好合同相关工作，提供必要的信息和资料，配合合同履行。合同员任职资格基本条件1.具有良好的职业道德和责任心，诚实守信，保守公司商业秘密。2.具备大专及以上学历，法律、经济、管理等相关专业优先。3.熟悉国家法律法规和公司合同管理制度，具有一定的合同管理经验。专业技能1.具备较强的文字表达能力和沟通协调能力，能够准确起草和审核合同文本。2.掌握基本的法律知识，能够识别合同中的法律风险并提出防范措施。3.熟练使用办公软件，具备一定的信息化管理能力。培训与考核1.公司定期组织合同员参加相关培训，提高其业务水平和综合素质。2.建立合同员考核机制，对合同员的工作表现进行定期考核，考核结果与绩效挂钩。合同签订管理合同起草1.合同员根据业务需求，按照公司合同模板或相关法律法规要求起草合同文本。2.合同文本应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式等主要条款，确保条款清晰、准确、完整。合同审核1.合同起草完成后，合同员应将合同文本提交给合同管理部门审核。2.合同管理部门应从法律合规、风险防范、公司利益等方面对合同进行审核，并提出修改意见。3.合同员根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合公司要求。合同审批1.修改后的合同文本经合同管理部门审核通过后，提交给公司相关领导审批。2.公司领导应根据合同的重要性和风险程度进行审批，签署审批意见。3.未经审批或审批未通过的合同不得签订。合同签订1.合同经审批通过后，合同员应与对方当事人签订合同。2.签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度办理印章使用手续。3.合同签订过程中，合同员应确保双方当事人的签字（盖章）真实、有效，合同份数符合公司要求。合同履行管理履行跟踪1.合同签订后，合同员应及时跟进合同履行情况，定期与对方当事人沟通，了解合同执行进度。2.合同履行过程中出现问题或风险时，合同员应及时向合同管理部门和公司相关领导汇报，并提出解决方案。变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，合同员应及时与对方当事人协商，达成一致意见后签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同员应将变更协议及时提交给合同管理部门备案。终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同员应及时与对方当事人办理合同终止手续。2.合同终止后，合同员应将合同履行情况进行总结，整理相关资料并归档。合同档案管理档案收集1.合同签订后，合同员应及时收集合同文本、审批文件、变更协议、履行记录等相关资料，并进行整理。2.合同资料应齐全、完整，能够反映合同签订、履行的全过程。档案整理1.合同员应按照公司档案管理制度的要求，对合同资料进行分类、编号、装订。2.合同档案应建立电子和纸质档案，确保档案的安全性和可查阅性。档案保管1.合同档案应由专人负责保管，存放于安全、保密的场所。2.定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.查阅合同档案应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。3.涉及公司商业秘密的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。合同风险防范风险识别1.合同员应在合同签订和履行过程中，识别可能存在的风险，如法律风险、信用风险、市场风险等。2.对于识别出的风险，应进行详细分析和评估，确定风险等级。风险防范措施1.根据风险评估结果，合同员应制定相应的风险防范措施，如增加担保条款、约定违约责任、加强合同履行监督等。2.在合同起草和审核过程中，应充分考虑风险因素，确保合同条款能够有效防范风险。风险预警与处理1.合同员应建立风险预警机制，及时发现合同履行过程中的风险信号，并向合同管理部门和公司相关领导汇报。2.对于出现的风险事件，应及时采取措施进行处理，降低风险损失。同时，应总结经验教训，完善风险防范措施。监督与检查内部监督1.合同管理部门应定期对合同员的工作进行检查，包括合同签订、履行、档案管理等方面。2.检查结果应及时反馈给合同员，并要求其对存在的问题进行整改。外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对合同管理工作进行审计，检查合同管理制度的执行情况和合同风险防范措施的有效性。2.审计报告应及时提交给公司管理层，针对审计发现的问题提出改进建议。奖励与处罚奖励1.对于在合同管理工作中表现突出，为公司避免重大经济损失或挽回经济损失的合同员，公司给予表彰和奖励。2.奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升等。处罚1.对于违反合同管理制度，导致公司利益受损的合同员，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。