区域图管理制度

区域图管理制度一、总则（一）目的为加强公司区域图的管理，确保区域图的准确性、完整性和规范性，为公司各项工作的开展提供清晰、有效的地理信息支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及区域图使用、制作、更新等相关工作的部门和人员。（三）基本原则1.准确性原则：区域图应准确反映公司业务涉及的地理区域、场所位置等信息。2.完整性原则：涵盖公司所有相关区域，不遗漏重要地点。3.规范性原则：遵循统一的制图标准和规范进行绘制和管理。4.及时性原则：根据公司业务变化及时更新区域图。二、区域图的分类与内容（一）分类1.公司整体区域图：展示公司总部及各分支机构所在地理位置、分布情况。2.部门区域图：详细呈现各部门在公司整体区域内的具体办公区域划分。3.特定业务区域图：如生产区域图、物流配送区域图等，针对特定业务流程涉及的区域进行绘制。（二）内容1.地理位置信息：包括具体的地址、经纬度等。2.场所标识：如建筑物名称、房间号、设备位置等。3.交通路线：标注主要的进出通道、附近公交站点、地铁站等。4.功能区域划分：明确不同区域的用途，如办公区、生产区、仓储区等。5.安全设施位置：如消防设施、应急疏散通道等。三、区域图的制作（一）制作主体1.对于公司整体区域图和部门区域图，由行政部门负责牵头制作。2.特定业务区域图根据业务性质，由相关业务部门配合行政部门共同制作，如生产区域图由生产部门提供详细信息，行政部门负责整合绘制。（二）制作流程1.需求调研行政部门或相关业务部门确定区域图的使用目的和需求，收集相关资料，如公司场地规划图、建筑图纸等。与各部门沟通，了解其对区域图内容的具体要求，例如特定区域的详细标注、特殊功能区域的说明等。2.数据收集与整理对收集到的资料进行分析和整理，提取准确的地理位置、场所信息等数据。实地勘查，核实各区域的实际情况，确保数据的真实性和完整性。3.绘制初稿根据整理好的数据，由专业制图人员或使用专业制图软件进行区域图的初稿绘制。绘制过程中要遵循制图规范，确保图形清晰、标注准确、比例恰当。4.审核校对初稿完成后，提交给相关部门负责人和公司领导进行审核。审核内容包括区域图的准确性、完整性、规范性以及是否满足使用需求等。根据审核意见进行校对和修改，确保区域图质量。5.最终定稿经过审核校对无误后，确定区域图的最终版本，并进行编号和存档。四、区域图的使用（一）使用范围1.公司内部管理：用于办公区域指引、人员调配、资源分配等工作。2.对外交流：向合作伙伴、客户等展示公司的地理位置和布局。3.应急管理：在突发事件发生时，为应急救援人员提供区域信息支持。（二）使用方式1.纸质版区域图在公司各办公区域、会议室等显著位置张贴，方便员工随时查看。为相关部门和人员发放纸质版区域图手册，供其在工作中参考使用。2.电子版区域图在公司内部办公系统中上传，员工可通过网络随时查阅。制作便携式电子区域图，如手机应用程序或平板电脑端软件，方便员工在外出时也能获取区域信息。（三）使用要求1.员工应熟悉所在区域及相关区域图的内容，能够准确找到所需地点。2.在使用区域图时，要保持图面整洁，不得随意涂改、损坏。3.如发现区域图内容与实际情况不符，应及时向行政部门反馈，以便进行更新。五、区域图的更新（一）更新原因1.公司场地变更：如办公地点搬迁、新场地启用等。2.业务调整：业务范围扩大或缩小、部门职能变动等。3.设施设备更新：建筑物内部结构改造、新设备安装等。4.信息变更：地址变更、场所名称变更等。（二）更新流程1.变更申请涉及公司场地、业务、设施设备等变更的部门或相关人员，提前向行政部门提交区域图更新申请。申请内容包括变更事项的详细说明、预计更新时间等。2.数据收集与核实行政部门根据变更申请，组织相关人员进行数据收集和核实工作。实地查看变更后的情况，确保获取准确的最新信息。3.修改绘制根据收集到的数据，对区域图进行相应的修改和绘制。绘制完成后进行内部审核，确保更新后的区域图质量。4.发布更新将更新后的区域图以纸质版和电子版两种形式发布。纸质版区域图要及时更换张贴；电子版区域图要在办公系统中更新，并通知员工下载查看。六、区域图的存档与保管（一）存档方式1.纸质版区域图应按照编号顺序进行分类存放，建立专门的区域图档案柜。2.电子版区域图应存储在公司指定的服务器空间或存储设备中，并进行备份，以防止数据丢失。（二）保管责任1.行政部门负责区域图的存档和保管工作，指定专人负责管理。2.保管人员要定期对区域图进行检查，确保图面整洁、无损坏，并及时发现和处理可能出现的数据丢失等问题。（三）借阅与归还1.因工作需要借阅区域图的，应填写借阅申请表，注明借阅用途、借阅时间等信息。2.经行政部门负责人批准后，方可借阅区域图。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。3.借阅人员要妥善保管区域图，不得转借他人，不得在图上随意标记、涂改。归还时，保管人员要认真检查区域图的完整性和完好性。七、区域图的保密管理（一）保密范围区域图中涉及的公司商业秘密、敏感信息、未公开的业务布局等内容属于保密范畴。（二）保密措施1.对涉及保密内容的区域图，在制作、存储、使用和传输过程中要采取加密等安全措施。2.限制区域图的访问权限，只有经过授权的人员才能查看和使用保密区域图。3.与接触保密区域图的人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。4.对违反保密规定的行为，按照公司相关规定进行严肃处理。八、监督与考核（一）监督机制1.行政部门定期对区域图的使用和管理情况进行检查，包括图面准确性、更新及时性、存档保管情况等。2.设立意见反馈渠道，鼓励员工对区域图管理工作提出意见和建议，对反馈的问题及时进行处理。（二）考核办法1.将区域图管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。2.考核指标包括区域图制作的准确性和及时性、更新工作的落实情况、使用过程中的规范程度、存档保管的质量等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进