广告刻章管理制度

广告刻章管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告刻章管理，规范刻章行为，保障公司合法权益，维护公司正常经营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及广告刻章的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保刻章行为合法合规。2.专人专管原则：明确专人负责刻章管理工作，实行严格的审批和登记制度。3.安全保密原则：采取有效措施确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，对印章相关信息严格保密。二、刻章种类及用途（一）公章用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等，代表公司的法定效力。（二）财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（三）合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力。（四）法人章在特定情况下，用于公司法人的授权代表签字，或用于银行预留印鉴等。（五）广告业务专用章用于公司广告业务相关的文件、资料、宣传品等的盖章确认，表明该文件或物品与广告业务相关。三、刻章申请与审批（一）申请流程1.各部门因工作需要刻章时，应填写《广告刻章申请表》，详细说明刻章的种类、用途、数量等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人需对申请事项的必要性和真实性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至行政部门。行政部门负责对申请事项进行进一步审核，核实相关信息，并检查是否符合公司刻章规定。4.行政部门审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体情况和工作需要，对刻章申请进行最终审批。（二）审批要求1.审批人员应严格按照公司规定和实际工作需求进行审批，确保刻章申请的合理性和必要性。2.对于涉及重要业务或重大事项的刻章申请，应进行重点审查，并征求相关部门或领导的意见。3.审批通过后，审批人员应在申请表上签署明确的审批意见，并注明审批日期。四、刻章承办单位选择（一）资质要求1.选择具有合法经营资质、信誉良好的正规刻章单位进行刻章业务。2.刻章单位应具备公安机关颁发的《特种行业许可证》，确保其具备合法刻章的资格。（二）考察与评估1.行政部门负责对拟合作的刻章单位进行考察和评估，了解其经营状况、刻章设备、技术水平、服务质量等方面的情况。2.可以通过查阅刻章单位的相关资质证书、实地走访、与其他合作单位交流等方式进行考察评估。3.根据考察评估结果，建立刻章单位名录，选择综合实力较强、口碑较好的刻章单位作为公司的合作对象。五、刻章过程管理（一）专人负责1.公司指定专人作为刻章业务的联系人，负责与刻章单位沟通协调刻章相关事宜。2.联系人应熟悉公司刻章规定和流程，具备一定的责任心和保密意识，确保刻章过程顺利进行。（二）现场监督1.在刻章过程中，联系人应前往刻章单位现场进行监督，确保刻章单位按照公司要求进行刻章操作。2.监督内容包括刻章的材质、规格、样式、文字内容等是否符合公司要求，以及刻章过程是否规范、安全。（三）信息核对1.刻章完成后，联系人应仔细核对印章的各项信息，确保与《广告刻章申请表》及公司相关规定一致。2.核对内容包括印章的名称、字体、字号、图案、尺寸等，如有不符，应及时要求刻章单位进行整改。六、印章领取与交付（一）领取流程1.印章刻制完成后，由刻章单位通知公司联系人领取印章。2.联系人在领取印章时，应携带本人有效身份证件及公司开具的介绍信，并在刻章单位的印章领取登记表上签字确认。3.领取印章后，联系人应及时将印章带回公司，交至行政部门进行登记和保管。（二）交付要求1.行政部门在收到印章后，应立即对印章进行登记，记录印章的名称、规格、领取时间、领取人等信息。2.按照公司规定的印章使用范围和审批流程，将印章交付给需要使用的部门或人员，并办理交接手续。3.交接时，双方应在印章交接登记表上签字确认，明确印章的交接时间、交接人、接收人等信息，确保印章交接过程清晰、可追溯。七、印章保管（一）保管人员职责1.公司设立专门的印章保管人员，负责印章的日常保管工作。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.保管人员应严格按照公司规定的保管制度和流程，妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。3.定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完好，如有损坏或磨损，应及时报告并申请更换。（二）保管方式1.公章、财务专用章、合同专用章等重要印章应实行双人保管制度，分别由两人负责保管印章的不同部分或钥匙，使用时需两人同时在场。2.广告业务专用章等一般性印章可由专人单独保管，但应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙进行加密管理。3.印章保管地点应具备防火、防盗、防潮等安全条件，确保印章不受损坏或丢失。八、印章使用（一）使用原则1.严格按照公司规定的使用范围和审批流程使用印章，未经批准，任何人不得擅自使用印章。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务需求，确保印章使用的严肃性和规范性。（二）使用流程1.使用部门或人员填写《广告印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、文件名称、份数等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人需对使用事项的真实性和必要性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至行政部门。行政部门根据公司规定和审批流程，对使用申请进行进一步审核，核实相关信息。4.行政部门审核通过后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据具体情况进行审批，对于重要事项或涉及金额较大的业务，可能需公司法定代表人审批。5.审批通过后，使用部门或人员凭审批通过的《广告印章使用申请表》到印章保管人员处领取印章，并在印章使用登记表上签字确认。6.印章使用完毕后，使用人员应及时将印章归还保管人员，并在印章使用登记表上记录使用结束时间。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程使用印章时，使用部门或人员应及时向公司分管领导报告，并说明情况。2.分管领导在了解情况后，可先行口头批准使用印章，但事后应及时补办审批手续。3.对于涉及重大决策、重要合同等关键业务的印章使用，即使在紧急情况下，也应尽量确保审批流程的完整性，并做好相关记录和说明。九、印章停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、磨损严重，无法继续正常使用的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用流程1.由行政部门提出印章停用申请，填写《广告印章停用申请表》，详细说明停用印章的名称、原因、停用时间等信息。2.将申请表提交至公司分管领导审批，分管领导批准后，行政部门负责通知相关部门和人员印章停用事宜。3.停用印章应及时收回，并进行封存保管，防止印章被误用或丢失。（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《广告印章销毁申请表》，经公司分管领导审批后，选择具有资质的销毁单位进行销毁。2.销毁单位应按照国家相关规定和要求，采用安全、可靠的方式对印章进行销毁，并出具销毁证明。3.行政部门将销毁证明存档，作为印章销毁的记录和凭证。十、印章监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对印章管理情况进行内部监督检查，检查内容包括印章的保管、使用、审批流程执行情况等。2.可以通过查阅印章使用登记表、审批文件、实地查看印章保管情况等方式进行监督检查，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.公司定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括印章管理的合规性、有效性等方面。2.配合审计机构的工作，提供相关资料和信息，对于审计提出的问题，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计机构。十一、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自刻章的。2.擅自使用印章或超越印章使用范围使用印章的。3.未按规定保管印章，导致印章被盗用、冒用、伪造等情况发生的。4.私自将印章转借他人或带出公司的。5.在印章使用过程中弄虚作假、提供虚假信息的。6.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、警告等处理，并要求责任人立即整改。2.对于违规行为造成一定损失或影响的，视情节轻重给予相应的经济处罚，如