面料库管理制度

面料库管理制度一、总则（一）目的为加强公司面料库的管理，确保面料的安全、完整，合理储备，满足生产需求，提高面料使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司面料库的所有管理活动，包括面料的采购、验收、存储、发放、盘点等环节。（三）管理原则1.安全第一原则：确保面料库的安全，防止火灾、盗窃、损坏等事故发生。2.分类管理原则：按照面料的种类、规格、颜色、用途等进行分类存放，便于管理和查找。3.先进先出原则：保证面料在存储过程中按照先进先出的顺序发放，避免面料积压过期。4.账物相符原则：面料库的账目记录与实际库存数量一致，定期进行盘点核对。二、面料采购管理（一）采购计划1.生产部门应根据生产订单和销售预测，提前制定面料采购计划，明确面料的种类、规格、数量、交货时间等要求。2.采购计划经部门负责人审核后，报公司领导审批。（二）供应商选择1.采购部门应通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择合格的面料供应商。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估，建立供应商档案。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括面料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同经公司法律部门审核后，报公司领导审批。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，及时下达采购订单给供应商，确保面料按时、按质、按量供应。2.采购订单应明确面料的具体要求，如颜色、图案、花型等，并与供应商进行沟通确认。（五）采购跟踪1.采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解面料的生产进度、运输情况等。2.如发现供应商有违约行为或出现交货延迟等问题，应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，确保公司生产不受影响。三、面料验收管理（一）验收准备1.仓库管理人员在面料到货前，应做好验收准备工作，包括清理验收场地、准备验收工具等。2.根据采购合同和采购订单，核对面料的规格、数量、颜色、花型等要求，确保验收标准明确。（二）数量验收1.面料到货后，仓库管理人员应按照送货单或发票核对面料的数量，确保数量准确无误。2.如发现数量不符，应及时与供应商联系，查明原因，并做好记录。（三）质量验收1.质量检验人员应按照质量标准对到货面料进行质量检验，包括面料的外观质量、内在质量等。2.外观质量检验主要检查面料的色泽、手感、疵点、门幅等；内在质量检验主要检查面料的物理性能、化学性能等。3.如发现质量问题，应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理，并做好记录。（四）验收记录1.仓库管理人员和质量检验人员应在验收过程中做好验收记录，包括面料的名称、规格、数量、质量情况、验收日期、验收人员等信息。2.验收记录应妥善保存，以备查阅。（五）验收结果处理1.验收合格的面料，仓库管理人员应及时办理入库手续，并将面料存放至指定的库位。2.验收不合格的面料，仓库管理人员应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、降价处理等。四、面料存储管理（一）库位规划1.根据面料的种类、规格、颜色、用途等，对仓库进行库位规划，划分不同的存储区域。2.每个存储区域应设置明显的标识牌，注明面料的类别、规格、型号等信息，便于查找和管理。（二）面料存放1.面料应按照分类存放的原则，整齐有序地存放在相应的库位上，不得随意堆放。2.对于易受潮、易霉变、易褪色的面料，应采取防潮、防霉、防褪色等措施，如密封包装、放置干燥剂、避免阳光直射等。3.对于易燃易爆的面料，应按照相关规定进行存储，设置专门的存储区域，并配备相应的消防器材。（三）库存盘点1.仓库管理人员应定期对库存面料进行盘点，确保账物相符。2.盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，平时可进行不定期抽查。3.盘点时，应按照库位逐一清点面料的数量，并与库存账目进行核对，如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。（四）库存预警1.建立库存预警机制，根据面料的采购周期、生产用量、安全库存等因素，设定库存上下限。2.当库存数量低于下限或高于上限时，系统自动发出预警信息，提醒相关人员及时采取措施，如采购、调整生产计划等。（五）库存安全管理1.加强面料库的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.配备必要的消防器材、防盗设备等，确保仓库安全。3.定期对仓库进行安全检查，及时消除安全隐患。4.严禁在仓库内吸烟、明火作业等，确保仓库环境安全。五、面料发放管理（一）发放流程1.生产部门根据生产计划填写面料领料单，注明面料的名称、规格、数量、用途等信息。2.面料领料单经部门负责人审核后，提交给仓库管理人员。3.仓库管理人员根据面料领料单，核对库存情况，如库存充足，应及时发放面料，并在领料单上签字确认。4.如库存不足，仓库管理人员应及时通知采购部门，由采购部门安排补货。（二）发放原则1.按照先进先出的原则发放面料，确保面料的新鲜度和质量。2.严格按照面料领料单上的数量发放，不得擅自更改。3.对于贵重面料或特殊面料，应实行限额领料制度，严格控制发放数量。（三）发放记录1.仓库管理人员应在面料发放过程中做好发放记录，包括面料的名称、规格、数量、领料日期、领料部门、领料人等信息。2.发放记录应妥善保存，以备查阅。（四）退料管理1.生产过程中如有剩余面料，生产部门应及时办理退料手续，填写退料单，注明退料的名称、规格、数量、原因等信息。2.退料单经部门负责人审核后，提交给仓库管理人员。3.仓库管理人员对退料进行验收，如质量合格，应及时办理入库手续，并在退料单上签字确认。六、面料库存盘点管理（一）盘点计划1.仓库管理人员应根据公司的要求，制定库存盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等。2.盘点计划经部门负责人审核后，报公司领导审批。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织盘点人员进行盘点，盘点人员应认真负责，确保盘点结果的准确性。2.盘点过程中，应采用实地盘点的方法，逐一清点面料的数量，并记录在盘点表上。3.对于贵重面料或特殊面料，应进行重点盘点。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应将盘点表汇总，与库存账目进行核对，编制盘点报告。2.如发现账物不符，应查明原因，属于记账错误的，应及时调整账目；属于盘盈或盘亏的，应填写盘盈盘亏报告表，报公司领导审批。3.盘盈的面料，应办理入库手续；盘亏的面料，应查明原因，属于责任人过失的，应由责任人赔偿；属于不可抗力因素造成的，应按照公司规定进行处理。七、面料库信息化管理（一）系统选型1.选择适合公司面料库管理需求的信息化管理系统，如ERP系统、WMS系统等。2.对信息化管理系统进行评估，确保系统的功能满足公司的业务流程和管理要求。（二）系统实施1.组织相关人员进行信息化管理系统的培训，使其熟悉系统的操作流程和功能。2.在系统实施过程中，按照系统要求进行数据初始化，确保系统数据的准确性和完整性。3.逐步将面料库的各项业务流程纳入信息化管理系统，实现面料库管理的信息化、自动化。