外贸公司管理制度

外贸公司管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范公司外贸业务流程，提高工作效率，确保公司业务的顺利开展，保障公司和员工的合法权益，提升公司在国际市场的竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于业务部门、采购部门、物流部门、财务部门等与外贸业务相关的各个岗位。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及国际贸易相关规则和惯例。2.诚实守信原则：在业务活动中保持诚实，信守承诺，维护公司良好声誉。3.效率优先原则：优化业务流程，提高工作效率，以快速响应市场需求。4.团队协作原则：各部门之间密切配合，形成合力，共同推动公司外贸业务发展。二、组织架构与职责（一）组织架构公司设立董事会，下设总经理、副总经理等高级管理人员职位。业务部门分为国际销售部、国内采购部、国际采购部；职能部门包括物流部、财务部、人力资源部、行政部等。（二）职责分工1.董事会：制定公司发展战略和重大决策，监督公司运营。2.总经理：全面负责公司的日常管理和运营，执行董事会决策。3.副总经理：协助总经理开展工作，分管相关业务部门或职能部门。4.国际销售部：负责开拓国际市场，寻找客户，洽谈订单，签订销售合同等。5.国内采购部：负责在国内寻找合适的供应商，采购商品，确保商品质量和供应及时性。6.国际采购部：负责在国际市场采购商品，与国外供应商沟通协调，把控采购成本和质量。7.物流部：安排货物的运输、报关、报检等物流环节，确保货物安全、及时送达客户。8.财务部：负责公司财务管理，包括账务处理、资金管理、成本核算、税务申报等。9.人力资源部：负责人事招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。10.行政部：负责公司行政管理，包括办公设施管理、文件档案管理、后勤保障等。三、业务流程规范（一）客户开发与维护1.市场调研国际销售部定期收集国际市场信息，分析行业动态、竞争对手情况、目标客户需求等。关注国际经济形势、贸易政策变化等因素对公司业务的影响。2.客户开发渠道通过参加国际展会、行业研讨会、网络营销等方式拓展客户资源。利用社交媒体、专业平台等进行公司品牌推广和客户联系。与行业协会、商会等组织建立合作关系，获取客户线索。3.客户跟进与沟通对潜在客户进行分类管理，制定跟进计划，定期与客户沟通，了解需求意向。及时回复客户咨询和邮件，保持良好的沟通态度和频率。建立客户档案，记录客户基本信息、沟通记录、业务往来情况等。（二）订单处理1.订单接收国际销售部收到客户订单后，仔细审核订单内容，包括产品规格、数量、价格、交货期、付款方式等。如发现订单有疑问或不合理之处，及时与客户沟通确认。2.订单评审组织相关部门对订单进行评审，评估公司生产能力、采购能力、物流能力等是否满足订单要求。评审内容包括订单成本、利润、风险等方面，确保订单可行。3.订单下达经评审通过的订单，由国际销售部下达给相关部门执行。明确各部门的任务和时间节点，确保订单按时、按质、按量完成。（三）采购管理1.国内采购流程国内采购部根据订单需求，寻找国内供应商，进行询价、比价、议价。与选定的供应商签订采购合同，明确采购商品的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款。跟踪供应商生产进度，确保按时交货。对采购商品进行检验，如发现质量问题，及时与供应商协商解决。2.国际采购流程国际采购部根据订单需求，在国际市场寻找供应商，通过邮件、电话、实地考察等方式与供应商沟通。进行国际采购的询价、比价、议价，考虑汇率、关税等因素，确定采购成本。签订国际采购合同，明确合同条款和双方权利义务。协调国际物流运输、报关报检等事宜，确保货物顺利进口。对进口商品进行验收，如发现问题，及时与供应商协商索赔等事宜。（四）物流管理1.货物运输安排根据订单交货期和货物情况，物流部选择合适的运输方式，如海运、空运、陆运等。与货运代理公司或物流公司签订运输合同，确保运输服务质量和价格合理。安排货物的装箱、集港等工作，确保货物包装牢固、标识清晰。2.报关报检按照国家法律法规和海关、检验检疫部门的要求，准备报关报检资料。协助报关行进行报关申报，缴纳相关税费。配合检验检疫部门对货物进行检验检疫，确保货物符合相关标准。3.物流跟踪与反馈及时跟踪货物运输状态，获取货物运输信息，如提单号、船期、航班号等。将物流信息及时反馈给国际销售部和客户，如有异常情况及时沟通协调解决。（五）出口退税管理1.资料准备财务部负责收集、整理出口退税所需资料，包括出口报关单、发票、装箱单、提单等。确保资料的真实性、完整性和准确性。2.申报流程按照国家税务部门规定的时间和要求，进行出口退税申报。填写出口退税申报表，提交相关资料至税务部门。配合税务部门的审核工作，如有问题及时整改补充资料。3.退税款项管理跟踪出口退税款项的到账情况，及时与税务部门沟通协调。对退税款项进行账务处理，确保资金安全和合理使用。四、合同管理（一）合同签订1.业务部门在与客户或供应商达成合作意向后，起草合同文本。合同内容应明确双方的权利义务、产品或服务规格、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.合同文本经相关部门审核，包括法务部门（如有）、财务部门、业务部门等。审核重点包括法律合规性、财务风险、业务可行性等方面。3.审核通过后的合同，由双方授权代表签字盖章生效。合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行与监控1.各部门按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.业务部门负责跟踪合同执行情况，及时发现问题并与对方沟通协调解决。3.定期对合同执行情况进行检查和评估，分析合同执行过程中的风险和问题，提出改进措施。（三）合同变更与解除1.如因市场变化、客户需求变更等原因需要变更合同条款，业务部门应及时与对方协商，签订合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核和签订。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应按照法律法规和合同约定办理相关手续，及时通知对方，并妥善处理善后事宜。五、财务管理（一）财务预算1.财务部每年末根据公司战略规划和业务发展目标，编制下一年度财务预算。2.财务预算包括收入预算、成本预算、费用预算、利润预算等方面。3.各部门配合财务部提供相关预算数据和资料，确保预算的准确性和合理性。（二）资金管理1.建立健全资金管理制度，加强资金的收支管理和风险控制。2.合理安排资金，确保公司运营资金的充足和安全。3.加强资金预算管理，提高资金使用效率，降低资金成本。（三）成本核算1.财务部负责对公司业务成本进行核算，包括采购成本、生产成本、物流成本等。2.建立成本核算体系，明确成本核算方法和流程。3.定期分析成本变动情况，为公司成本控制和决策提供依据。（四）税务管理1.财务部按照国家税收法律法规的要求，及时申报缴纳各项税费。2.加强税务筹划，合理降低公司税负。3.关注税收政策变化，及时调整税务策略，确保公司税务合规。（五）财务审计1.定期开展内部财务审计工作，检查财务制度执行情况、财务收支的真实性和合法性等。2.配合外部审计机构进行年度审计工作，提供相关资料和信息。3.根据审计结果，及时整改存在的问题，完善财务管理工作。六、人力资源管理（一）招聘与录用1.根据公司业务发展需求，人力资源部制定招聘计划。2.通过多种渠道发布招聘信息，吸引合适的人才应聘。3.对应聘人员进行面试、笔试、背景调查等环节，选拔优秀人才。4.对录用人员办理入职手续，签订劳动合同，明确双方权利义务。（二）培训与发展1.为员工提供各类培训机会，包括业务技能培训、行业知识培训、语言培训等。2.制定培训计划，组织内部培训课程或安排员工参加外部培训。3.鼓励员工自我学习和提升，对取得相关证书或技能提升的员工给予适当奖励。（三）绩效考核1.建立科学合理的绩效考核体系，明确考核指标和标准。2.定期对员工进行绩效考核，考核结果与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩。3.针对绩效考核结果不理想的员工，提供培训辅导和改进计划，帮助其提升工作绩效。（四）薪酬福利1.制定具有竞争力的薪酬体系，根据员工岗位、绩效等因素确定薪酬水平。2.按时发放员工工资，缴纳社会保险、住房公积金等福利费用。3.提供其他福利待遇，如带薪年假、节日福利、员工体检等。（五）员工关系管理1.加强与员工的沟通交流，了解员工需求和意见，营造良好的工作氛围。2.处理员工投诉和纠纷，维护员工合法权益。3.组织开展各类员工活动，增强员工凝聚力和归属感。七、行政与后勤管理（一）办公设施管理1.行政部负责公司办公设施的采购、配置和维护。2.建立办公设施台账，定期对办公设施进行盘点和检查。3.及时维修和更换损坏的办公设施，确保办公设施正常使用。（二）文件档案管理1.制定文件档案管理制度，规范文件的起草、审核、审批、印发、归档等流程。2.对公司各类文件档案进行分类管理，确保文件档案的完整性和安全性。3.方便员工查阅和使用文件档案，提高工作效率。（三）后勤保障管理1.负责公司办公区域的环境卫生、安全保卫等后勤保障工作。2.合理安排公司车辆使用，确保业务出行需求。3.管理公司食堂、宿舍等生活设施，为员工提供良好的生活条件。八、风险管理（一）风险识别与评估1.定期对公司业务进行风险识别，包括市场风险、信用风险、汇率风险、政策风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.如市场风险可通过拓展市场渠道、优化产品结构等方式降低；信用风险可加强客户信用管理、签订担保条款等；汇