项目部合同管理办法

项目部合同管理办法一、总则1.目的为加强项目部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护项目部合法权益，根据国家相关法律法规及公司有关规定，结合项目部实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于项目部在工程建设、物资采购、劳务分包、设备租赁等活动中所签订的各类合同。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，确保双方权利义务对等。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责1.项目部合同管理小组成立以项目经理为组长，项目技术负责人、商务经理、法务专员等为成员的合同管理小组，负责项目部合同管理的领导和决策工作。其主要职责包括：制定和完善项目部合同管理制度。审查重大合同的签订、变更、终止等事项。协调解决合同履行过程中的重大问题。2.商务经理负责组织合同的起草、谈判、签订等工作。对合同条款进行审核，确保合同内容符合项目部利益和要求。跟踪合同履行情况，及时处理合同执行中的问题。负责合同文件的整理、归档和保管工作。3.项目技术负责人从技术角度对合同条款进行审核，提出技术方面的意见和建议。协助解决合同履行过程中的技术问题。4.法务专员对合同进行法律审查，防范法律风险。参与合同谈判，提供法律咨询和建议。处理合同纠纷，维护项目部合法权益。5.其他部门及人员各部门按照职责分工，配合商务经理做好合同相关工作。合同承办人负责具体合同的签订、履行等工作，并及时向商务经理汇报合同执行情况。三、合同签订管理1.合同签订流程合同立项：项目实施过程中，需要签订合同的事项，由相关部门或人员提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人等基本情况，并附相关背景资料。合同起草：商务经理根据合同立项申请，组织相关人员起草合同文本。合同文本应包括合同首部、正文、尾部等部分，明确双方的权利义务、合同价款、履行期限、质量标准、违约责任等主要条款。合同审核商务经理将起草好的合同文本提交项目技术负责人、法务专员等进行审核。项目技术负责人从技术角度审查合同条款，确保合同约定的技术要求明确、合理，与项目实际情况相符。法务专员从法律角度审查合同条款，检查合同是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，对合同中的法律问题提出修改意见。商务经理根据审核意见对合同文本进行修改完善，形成合同送审稿。合同审批合同送审稿提交项目部合同管理小组进行审批。合同管理小组对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面审查，签署审批意见。对于重大合同，需报公司相关部门审批。经审批通过的合同，方可进入签订程序。合同签订商务经理代表项目部与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息准确无误，合同条款完整、清晰，双方签字盖章齐全。合同签订后，商务经理应及时将合同副本分发给相关部门和人员，以便各部门做好合同履行的准备工作。2.合同相对方的选择与审查选择原则选择具有良好信誉、较强经济实力和履约能力的合同相对方。在选择过程中，应进行充分的市场调研和比较，综合考虑对方的资质、业绩、信誉等因素。资质审查签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、资质证书等进行审查，确保其具备签订合同的合法资格和能力。要求对方提供营业执照副本、资质证书、安全生产许可证等相关证明文件，并进行核实。信誉调查通过查询工商登记信息、信用评级机构报告、行业口碑等方式，对合同相对方的信誉情况进行调查。了解其是否存在违约记录、涉诉案件等情况，避免与信誉不良的单位签订合同。3.合同条款的审查与确定主要条款审查标的条款：明确合同的标的名称、规格、型号、数量、质量等内容，确保标的清晰、准确。价格条款：明确合同价款的金额、计价方式、付款方式及付款期限等，避免价格条款模糊不清或存在歧义。履行期限条款：明确合同双方的履行期限，包括开始履行时间和结束履行时间，确保合同履行的及时性和确定性。质量条款：明确合同标的的质量标准，如国家标准、行业标准或双方另行约定的标准，同时约定质量验收的方式和程序。违约责任条款：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任，包括违约金的数额、赔偿损失的方式等，以约束双方严格履行合同义务。其他条款审查争议解决条款：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼，并约定具体的仲裁机构或管辖法院。保密条款：对于涉及商业秘密、技术秘密等信息的合同，应约定保密条款，明确双方的保密义务和保密期限。不可抗力条款：约定不可抗力的定义、范围及双方在不可抗力事件发生时的权利义务，如通知义务、免责范围等。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，商务经理应组织相关部门和人员进行合同交底。合同交底的内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等。通过合同交底，使各部门和人员熟悉合同内容，明确各自的职责，确保合同的顺利履行。2.履行跟踪与监督合同承办人负责合同的具体履行工作，并定期向商务经理汇报合同履行情况。商务经理应建立合同履行台账，对合同的履行进度、质量、付款等情况进行跟踪记录，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。项目部各部门应按照合同约定履行各自的职责，相互配合，共同推进合同的履行。对于涉及多个部门的合同，商务经理应协调好各部门之间的工作，确保合同履行的顺畅。3.变更管理合同履行过程中，如需变更合同条款，应按照以下程序进行：合同变更事项由相关部门或人员提出，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同价款及履行期限的影响等，并附相关证明材料。商务经理对合同变更申请进行审核，提出审核意见后提交项目部合同管理小组审批。经审批通过的合同变更申请，商务经理应及时与对方当事人协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、合同价款及履行期限的调整等事项，并作为原合同的补充文件。合同变更涉及增加合同价款的，应按照公司相关规定进行审批，并在变更协议中明确付款方式和付款期限。4.终止管理合同履行完毕或出现法定、约定的终止情形时，合同即行终止。合同终止后，合同承办人应及时清理合同文件，办理相关结算手续，并将合同履行情况总结报告商务经理。对于因不可抗力或其他不可归责于双方的原因导致合同无法履行而终止的，双方应按照合同约定分担损失，并办理相关手续。五、合同风险管理1.风险识别与评估法务专员应定期对项目部所签订的合同进行风险识别和评估，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险等。根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，将合同风险控制在可承受范围内。2.风险应对措施法律风险应对加强合同法律审查，确保合同条款符合法律法规规定，避免因合同违法而导致的法律风险。对于重大合同或涉及复杂法律问题的合同，可聘请专业律师提供法律咨询和服务，降低法律风险。建立合同纠纷预警机制，及时发现和处理可能引发合同纠纷的问题，避免纠纷扩大化。市场风险应对加强市场调研，及时了解市场动态和价格变化，合理确定合同价格和履行期限，降低市场风险。在合同中约定价格调整条款，根据市场变化情况对合同价款进行合理调整，减少因市场价格波动给项目部带来的损失。信用风险应对加强对合同相对方的信誉审查，选择信誉良好的合作单位。在合同中约定担保条款或预付款、保证金等条款，以降低信用风险。对于信用状况不佳的合同相对方，可要求其提供有效的担保措施。六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，商务经理应及时收集合同文本及相关资料，包括合同审批表、合同变更协议、往来函件、补充协议等，并进行整理归档。2.档案整理对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间等顺序进行编号，建立合同档案目录，便于查找和管理。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。对于电子档案，应进行备份，并存储于安全的存储设备中。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经商务经理批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。七、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同履行过程中的管理，严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调解决问题，避免纠纷的发生。2.纠纷处理程序合同履行过程中如发生纠纷，合同承办人应及时向商务经理汇报，并提供相关证据材料。商务经理组织相关人员对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。根据纠纷处理方案，与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，以事实为依据，以法律为准绳，争取达成双方都能接受的解决方案。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼途径解决纠纷。在纠纷处理