合同档案管理制度

合同档案管理制度一、总则1.目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司签订的各类合同、协议及相关文件资料的档案管理。3.管理原则合同档案管理遵循集中统一、分类管理、高效利用的原则，确保合同档案管理工作的规范化、科学化和制度化。二、合同档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。负责合同档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。建立合同档案检索系统，提供合同档案的查询、借阅服务。定期对合同档案进行鉴定、销毁，确保合同档案的安全与完整。监督、指导各部门合同档案管理工作，对违反合同档案管理制度的行为进行纠正和处理。2.合同承办部门职责负责本部门签订合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档工作，提供必要的支持和配合。按照档案管理部门的要求，对合同档案进行定期清查和核对，确保合同档案的准确性和完整性。3.合同签订人职责负责所签订合同的合法性、真实性和完整性，并及时将合同文本及相关资料移交合同承办部门。配合档案管理部门和合同承办部门做好合同档案的整理、归档和保管工作。三、合同档案的收集与整理1.收集范围公司签订的各类合同、协议，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。合同的补充协议、变更协议、解除协议等相关文件。合同签订过程中的往来函件、谈判记录、会议纪要、可行性研究报告、审批文件等资料。合同履行过程中的各类文件，如发货单、收货单、发票、对账单、验收报告、质量反馈单等。与合同有关的其他资料，如公证文书、担保文件、保险单据等。2.收集要求合同承办部门应在合同签订或履行完毕后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。移交的合同档案应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。合同承办部门应确保移交的合同档案与合同实际履行情况相符，如有缺失或不符，应及时补充或更正。3.整理原则合同档案应按照合同类别、年度、保管期限等进行分类整理，做到分类科学、排列有序、编号规范。合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份。合同档案应按照一份合同一个卷宗的原则进行整理，同一合同的不同版本、补充协议、变更协议等应合并在一个卷宗内。4.整理方法合同档案应按照以下顺序进行排列：合同封面、合同目录、合同正文、合同附件、合同补充协议、合同变更协议、合同解除协议、合同履行过程中的相关文件、其他与合同有关的资料。合同档案应编制页码，并在每份文件的右上角加盖页码章。合同档案应填写卷内目录，卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。合同档案应编制备考表，备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容。四、合同档案的归档与保管1.归档要求档案管理部门应按照整理要求，对合同档案进行审核，审核合格后进行归档。合同档案应在归档年度的次年[X]月底前完成归档工作。归档的合同档案应装入档案盒，并在档案盒上标明合同类别、年度、保管期限、卷宗号等信息。2.保管期限合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案包括公司设立、合并、分立、改制、上市等重大经济活动中签订的合同，以及涉及公司核心商业秘密、知识产权、重大资产处置等重要合同。长期保管的合同档案包括公司签订的金额较大、履行期限较长、对公司经营有重要影响的合同，保管期限为[X]年。短期保管的合同档案包括公司签订的金额较小、履行期限较短、对公司经营影响较小的合同，保管期限为[X]年。3.保管方式合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管，纸质档案应存放在专用的档案库房内，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保合同档案的安全与完整。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.档案保密档案管理部门应建立严格的档案保密制度，对涉及公司商业秘密、知识产权等重要合同档案进行保密管理。未经公司授权，任何人不得查阅、复制、传播合同档案内容。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露合同档案信息。五、合同档案的利用与借阅1.利用原则合同档案的利用应遵循合法、合理、必要的原则，确保合同档案的安全与完整。合同档案的利用应服务于公司的经营管理和决策需要，为公司提供有效的信息支持。2.利用方式公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请表的内容，提供相应的合同档案，并做好查阅记录。查阅合同档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将合同档案带出档案库房。查阅人员不得在合同档案上涂改、标记、抽换、损坏等，如有需要复印或复制合同档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。3.借阅原则公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅合同档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借他人，不得在合同档案上涂改、标记、抽换、损坏等，如有遗失或损坏的，应照价赔偿。借阅人员应在借阅期限届满后及时归还所借阅的合同档案，档案管理部门应进行核对和验收，如有问题应及时处理。六、合同档案的鉴定与销毁1.鉴定原则合同档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、定期鉴定的原则，确保合同档案的真实性、完整性和有效性。合同档案的鉴定应根据合同档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估。2.鉴定组织公司成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门、合同承办部门、法务部门等相关人员组成。合同档案鉴定小组负责制定合同档案鉴定标准和程序，组织开展合同档案鉴定工作。3.鉴定方法合同档案鉴定小组应定期对合同档案进行清查和核对，对已超过保管期限的合同档案进行鉴定。鉴定合同档案时，应查阅合同档案的形成背景、内容、履行情况等相关资料，评估合同档案的价值。对于已失去保存价值的合同档案，合同档案鉴定小组应提出销毁意见，并填写《合同档案销毁申请表》。4.销毁程序《合同档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，档案管理部门应组织实施合同档案销毁工作。合同档案销毁时，应指定专人负责监销，确保合同档案销毁彻底、安全。合同档案销毁后，监销人员应在《合同档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况报告公司档案管理部门负责人。档案管理部门应将《合同档案销毁申请表》及销毁情况报告等资料整理归档，永久保存。七、合同档案管理的信息化建设1.信息化目标建立完善的合同档案管理信息系统，实现合同档案的电子化管理、在线查询、借阅审批等功能，提高合同档案管理工作的效率和水平。通过信息化手段，实现合同档案管理与公司其他业务系统的互联互通，为公司经营管理提供更加便捷、高效的信息支持。2.信息化建设内容建立合同档案管理数据库，将合同档案的基本信息、文本内容、履行情况等数据录入数据库，实现合同档案的电子化存储和管理。开发合同档案管理信息系统，实现合同档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能，提高合同档案管理工作的自动化程度。建立合同档案数字化加工平台，对纸质合同档案进行数字化扫描和处理，形成电子档案，实现合同档案的数字化存储和利用。加强合同档案管理信息系统的安全防护，建立健全信息安全管理制度，采取防火墙、加密技术、访问控制等安全措施，确保合同档案信息的安全与保密。3.信息化实施步骤需求调研与分析阶段：对公司合同档案管理现状进行调研，分析合同档案管理的业务流程、功能需求、数据需求等，为信息化建设提供依据。系统设计阶段：根据需求调研与分析结果，设计合同档案管理信息系统的总体架构、功能模块、数据库结构等，制定系统建设方案。系统开发与测试阶段：按照系统建设方案，进行合同档案管理信息系统的开发和编程工作，并进行系统测试，确保系统功能的完整性、稳定性和可靠性。系统上线与培训阶段：将合同档案管理信息系统部署上线，组织相关人员进行系统培训，使操作人员熟悉系统功能和操作流程，确保系统的正常运行。系统