物业采购管理制度及采购流程

物业采购管理制度及采购流程一、总则1.目的为规范物业采购工作，确保采购活动的合规性、合理性和高效性，保障物业管理服务的正常开展，满足业主需求，特制定本制度及采购流程。2.适用范围本制度适用于物业管理区域内涉及的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于办公用品、清洁用品、维修材料、绿化养护服务、保安服务等。3.基本原则合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。经济性原则：在满足需求的前提下，充分考虑成本效益，追求性价比最优。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受监督。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立物业采购领导小组，由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。负责审议重大采购项目、采购预算、采购政策等，对采购工作进行指导和监督。2.采购执行部门综合管理部：负责物业管理区域内办公用品、办公设备、低值易耗品等的采购工作。工程维修部：负责维修材料、设备配件、工具等的采购工作。环境管理部：负责清洁用品、绿化养护用品、环保设备等的采购工作。秩序维护部：负责保安器材、制服等的采购工作。3.采购人员职责采购申请的受理与初审：负责接收各部门提交的采购申请，对申请内容的完整性、必要性进行初审。采购计划的制定：根据采购申请和实际库存情况，制定采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预算等。供应商的选择与管理：通过多种渠道寻找合格供应商，进行资质审核、实地考察、询价议价等，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。采购合同的签订与执行：负责与选定的供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保货物按时、按质、按量供应。采购款项的支付与结算：按照合同约定和公司财务制度，办理采购款项的支付与结算手续。采购文件的整理与归档：负责整理采购过程中产生的各类文件，包括采购申请、采购计划、报价单、合同等，进行归档保存。三、采购预算管理1.预算编制各部门应根据年度工作计划和实际需求，在每年年底前编制下一年度的采购预算，报综合管理部汇总。综合管理部结合公司整体预算情况，对各部门采购预算进行审核和调整，形成年度物业采购预算草案，提交物业采购领导小组审议通过后执行。2.预算执行采购人员应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.预算监控综合管理部定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并采取相应措施进行解决。对于预算执行偏差较大的项目，应及时向物业采购领导小组汇报。四、采购流程1.采购申请各部门根据工作需要，填写《物业采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。采购申请应优先考虑库存物资，对于库存无法满足需求的，方可提交新的采购申请。2.采购审批小额采购：采购金额在[X]元以下的采购申请，由部门负责人审批后，交采购执行部门进行采购。一般采购：采购金额在[X]元至[X]元之间的采购申请，经部门负责人审核后，报物业采购领导小组副组长审批，审批通过后交采购执行部门采购。大额采购：采购金额在[X]元以上的采购申请，需经部门负责人、物业采购领导小组副组长审核后，提交物业采购领导小组组长审批，审批通过后方可进行采购。3.采购实施采购计划制定：采购执行部门根据审批后的采购申请，结合库存情况，制定具体的采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等。供应商选择信息收集：采购人员通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，收集潜在供应商信息。资质审核：对收集到的供应商进行资质审核，查看其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件是否齐全、有效。实地考察：对于重要的采购项目，采购人员应会同相关部门人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况。询价议价：向多家供应商发出询价函，要求其提供产品报价和相关资料，进行综合比较和议价，选择性价比最优的供应商。采购合同签订：采购执行部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应报公司法律顾问审核后盖章生效。采购订单下达：采购执行部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的具体要求和交货时间等细节。采购跟踪与催货：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解货物生产进度、运输情况等，确保货物按时、按质、按量供应。对于延迟交货的供应商，应及时发出催货函，并按照合同约定追究其违约责任。4.验收与入库到货通知：采购人员在货物预计到达前，通知相关部门做好验收准备工作。验收数量验收：由仓库管理人员或相关使用部门人员对到货物品的数量进行清点，确保与采购订单和送货单一致。质量验收：根据采购合同约定的质量标准，由专业技术人员或相关使用部门人员对到货物品的质量进行检验，对于不合格的物品，应及时与供应商沟通协商解决。入库：验收合格的物品，仓库管理人员办理入库手续，填写《入库单》，注明物品名称、规格、型号、数量、入库日期等信息，并将物品妥善存放。5.采购付款付款申请：采购人员根据采购合同和入库单，填写《付款申请表》，附上发票、送货单、验收报告等相关凭证，经部门负责人审核后，报财务部门。财务审核：财务部门对付款申请进行审核，检查相关凭证是否齐全、合规，采购金额是否与合同约定一致，审批手续是否完备等。付款审批：财务审核通过后，按照公司财务制度进行付款审批，小额付款由财务负责人审批，大额付款需报公司总经理审批。款项支付：审批通过后，财务部门办理付款手续，将款项支付给供应商。五、采购风险管理1.风险识别供应商风险：包括供应商违约、产品质量问题、供应中断等。价格风险：市场价格波动可能导致采购成本增加。合同风险：合同条款不明确、不合理可能引发纠纷。验收风险：验收标准不明确、验收流程不规范可能导致不合格物品入库。付款风险：付款方式不合理、付款时间延迟可能影响供应商合作关系。2.风险评估定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.风险应对措施供应商管理：加强对供应商的资质审核、实地考察和日常评估，建立供应商淘汰机制，降低供应商风险。价格监控：关注市场价格动态，与供应商签订价格调整条款或采用套期保值等方式，降低价格风险。合同管理：加强合同起草、审核和签订过程的管理，明确合同条款，避免合同纠纷。验收管理：制定明确的验收标准和流程，加强验收人员培训，确保验收工作的准确性和规范性。付款管理：合理选择付款方式，严格按照合同约定的付款时间付款，维护良好的供应商合作关系。六、采购监督与审计1.内部监督物业采购领导小组定期对采购工作进行检查和监督，查看采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。公司内部审计部门不定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的真实性、合法性、效益性等，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督接受业主、相关部门等外部机构的监督，对提出的意