中展集团公司档案管理规定

中展集团公司档案管理规定一、总则1.目的为加强中展集团公司（以下简称"集团公司"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。3.档案定义本规定所称档案是指集团公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门集团公司设立档案管理部门，负责统筹管理全公司的档案工作。各子公司、分公司应根据实际情况设立相应的档案管理岗位或部门，配备专（兼）职档案管理人员。2.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善集团公司档案管理制度，并组织实施。负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用集团公司及所属单位的各类档案。指导、监督和检查所属单位的档案工作，组织档案业务培训和交流活动。参与集团公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案的完整与准确。推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。3.专（兼）职档案管理人员职责负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档和保管工作，确保档案的质量。按照档案管理制度的要求，对档案进行分类、编号、编目等工作，便于档案的查找和利用。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时准确地提供档案资料。配合档案管理部门开展档案业务培训和交流活动，参与档案管理工作的考核与评估。三、档案的收集与整理1.收集范围集团公司在行政管理、经营管理、财务管理、人力资源管理、项目建设、科研开发等各项活动中形成的文件材料。所属单位上报的各类文件、报表、总结、合同等资料。集团公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件。重要会议、活动形成的文件、记录、纪要等材料。科研成果、技术资料、专利文件等。员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如工作报告、调研报告、获奖证书等。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。对于重要文件和紧急文件，应在形成后及时送交档案管理部门或专（兼）职档案管理人员。收集的文件材料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为行政管理类、经营管理类、财务管理类、人力资源管理类、项目建设类、科研开发类等。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。四、档案的保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。同时，应配备必要的办公设备和档案装具，如档案柜、电脑、打印机、复印机等。2.保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失。严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。3.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映集团公司主要职能活动和历史面貌的，对集团公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映集团公司一般工作活动，在较长时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映集团公司一般性工作活动，在较短时间内对集团公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。4.档案鉴定档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出存毁意见。经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经集团公司领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。五、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。2.利用范围集团公司内部各部门因工作需要可以查阅、借阅档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅集团公司档案的，应按照规定办理审批手续。3.利用手续集团公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。外部单位查阅、借阅集团公司档案，应提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和时间等，经集团公司分管领导批准后，档案管理部门按照规定提供相应的档案资料。查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅、借阅档案的人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借或擅自复制档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。4.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、人员、档案名称、用途、归还时间等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的信息化管理1.信息化建设目标推进集团公司档案管理的信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和自动化管理，提高档案管理的效率和服务水平。2.信息化管理要求建立档案管理信息系统，将档案的收集、整理、保管、利用等环节纳入系统管理，实现档案信息的实时录入、查询、统计和分析。对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案的内容一致。电子档案应按照规定的格式和存储方式进行管理，便于长期保存和利用。加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息的泄露和非法访问。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并存储在不同的介质上，异地存放，防止数据丢失。3.电子档案管理电子档案的收集、整理、归档应按照档案管理的相关规定进行，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应进行分类、编号、编目等管理，与纸质档案建立对应关系，便于查找和利用。电子档案的存储应采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行检查和维护，防止数据损坏和丢失。严格遵守电子档案的保密制度，对涉及公司机密的电子档案应采取加密等安全措施，防止信息泄露。七、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，集团公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.处罚对违反本规定的单位和个人，集团公司将视情节轻重给予