某咨询-某人事档案管理制度final

某咨询—某人事档案管理制度final一、总则1.目的本制度旨在规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司人力资源管理提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.职责分工人力资源部门负责公司人事档案的集中管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅和转递等工作。各部门负责人负责本部门员工档案材料的收集和初步审核，并及时移交人力资源部门。档案管理人员应严格遵守档案管理规定，保守档案机密，确保档案管理工作的规范和高效。二、档案内容1.员工基本信息个人简历，包括教育背景、工作经历等。身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书等相关证件复印件。劳动合同、岗位变动记录等。2.培训与发展培训计划、培训记录、培训证书等。职业发展规划、晋升记录等。3.绩效考核绩效考核方案、考核结果记录等。奖惩记录，包括表彰、奖励、违纪处分等。4.薪资福利薪资调整记录、奖金发放记录等。社保、公积金缴纳记录等。5.考勤休假考勤记录，包括出勤、请假、加班等情况。休假申请与审批记录。6.其他员工健康体检报告。员工离职手续办理记录等。三、档案收集与整理1.收集要求各部门应定期收集本部门员工的档案材料，并进行初步整理。档案材料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改。收集的档案材料应按照规定的类别和顺序进行排列。2.整理流程档案管理人员对收集到的档案材料进行分类、编号。去除材料中的金属物，对破损或褪色的材料进行修复或复制。按照档案内容的逻辑关系进行排列，编制目录。四、档案归档1.归档原则遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。便于档案的保管和利用。2.归档时间新员工入职后，其档案材料应在一个月内归档。员工档案材料发生变动时，应及时归档。3.归档方式采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、员工姓名等信息。电子档案应按照档案管理系统的要求进行录入和存储，确保数据的准确性和完整性。五、档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。档案库房应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施。2.保管期限员工人事档案的保管期限为自员工离职之日起[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁。3.档案清查定期对档案进行清查，确保档案的完整和安全。清查工作应形成记录，发现问题及时处理。六、档案查阅与借阅1.查阅权限人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工档案。公司领导因工作需要可查阅员工档案。其他部门因工作需要查阅员工档案时，应经人力资源部门负责人批准。2.查阅程序查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。经批准后，档案管理人员陪同查阅人在指定地点查阅档案。查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，应经档案管理人员同意，并进行登记。3.借阅权限因特殊原因需要借阅员工档案时，应经公司领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅程序借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等。经批准后，档案管理人员向借阅人发放档案，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损。借阅人归还档案时，档案管理人员应进行认真核对，确认无误后办理归还手续。七、档案转递1.转递原因员工离职、调动工作等。档案保管期限届满需要销毁等。2.转递程序档案管理人员根据相关规定和要求，填写《档案转递通知单》。将档案材料密封包装，并在封口处加盖骑缝章。通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位或部门，并要求接收方在《档案转递通知单》回执上签字确认。八、档案保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。查阅和借阅档案的人员应签订保密协议，不得擅自传播档案信息。2.安全措施加强档案库房的安全管理，防止档案丢失、损坏、被盗等情况发生。定期对档案管理系统进行维护和备份，确保电子档案数据的安全。对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识。九、档案信息化管理1.系统建设建立完善的人事档案管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计等功能。档案管理系统应具备权限管理、数据备份、数据恢复等功能，确保系统的安全稳定运行。2.数据录入与维护档案管理人员应及时将档案材料录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际情况相符。十、违规处理1.对违反档案管理规定的行为，视情节轻重给予相应的处理对擅自涂改、伪造档案材料的，给予警告、记过等处分；情节严重的，解除劳动合同。对泄露档案机密的，给予警告、记过等处分；造成严重后果的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。对因保管不善导致档案丢失、损坏的，给予警告、记过等处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.建立档案管理工作监督检查机制定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。