黄河发电运营公司人事档案管理制度

黄河发电运营公司人事档案管理制度一、总则（一）目的为了规范黄河发电运营公司（以下简称"公司"）人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，为公司的人才选拔、任用、培训、考核等提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司人事档案由人力资源部集中统一管理，任何个人不得擅自保存他人档案或拒绝、拖延归档。2.真实、完整、准确原则。人事档案应如实反映员工的工作经历、政治思想、业务能力、奖惩情况等，确保档案材料真实、完整、准确。3.保密原则。严格遵守保密制度，确保人事档案信息不泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、人事档案管理职责（一）人力资源部职责1.负责制定和完善公司人事档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、鉴别、整理、归档员工的人事档案材料，确保档案材料的齐全、完整、准确。3.负责办理员工人事档案的查阅、借阅、转递等手续，严格执行保密制度。4.负责对公司人事档案进行定期检查和清理，确保档案的安全。5.负责根据国家有关规定和公司实际情况，做好人事档案的信息化管理工作。（二）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关人事档案管理的法律法规和公司的人事档案管理制度。2.负责做好人事档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等日常工作，确保档案管理工作的规范、有序。3.严格遵守保密制度，不得泄露人事档案内容。4.定期对人事档案进行检查和核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。（三）员工所在部门职责1.负责及时将本部门员工的各类人事档案材料收集整理后移交人力资源部。2.协助人力资源部做好员工人事档案的查阅、核实等工作。三、人事档案内容（一）履历材料包括员工个人基本情况登记表、工作经历、学历学位、培训经历等相关材料。（二）自传材料员工撰写的个人成长经历等自传性材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.员工年度考核、聘期考核、专项考核等材料。2.干部考察、民主评议、组织鉴定等材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训鉴定等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.政治历史情况审查材料。2.入党、入团材料。（六）党团材料1.党员年度民主评议、党性分析等材料。2.团员年度评议等材料。（七）奖励材料包括获得的各级各类奖励表彰的审批表、荣誉证书等。（八）处分材料受到党纪政纪处分的决定、调查报告等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资发放记录等。2.职务任免文件、岗位变动通知等。3.出国（境）审批表、护照使用记录等。（十）其他可供组织参考的材料如员工的健康体检报告、劳动合同等。四、人事档案的收集与整理（一）收集1.人力资源部定期发布人事档案材料收集清单，各部门应按照清单要求及时收集本部门员工的相关档案材料，并在规定时间内移交人力资源部。2.员工个人应主动向所在部门提交需要归档的材料，确保档案材料的完整性。（二）鉴别1.档案管理人员对收集到的档案材料进行认真鉴别，剔除不应归档的材料，确保归档材料真实、准确、完整。2.对不符合要求的材料，应及时与相关部门或个人沟通，要求补充或更正。（三）整理1.按照档案内容的分类，对鉴别后的档案材料进行排序、编目、装订，做到整齐、规范。2.建立档案目录，包括档案材料的名称、日期、来源等信息，便于查阅和管理。3.为每份档案建立档案盒，在盒面上标注员工姓名、部门、档案编号等信息。五、人事档案的保管（一）保管要求1.设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（二）档案存放1.按照员工类别、部门等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案和长期保存的档案应进行专柜存放，并采取必要的保护措施。（三）档案清点与核对1.定期对人事档案进行清点，核对档案数量、档案内容等，确保档案的准确性和完整性。2.如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，人力资源部负责人审批后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅结束后，档案管理人员应对档案进行认真核对，确保档案的完整性。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限，经所在部门负责人签字同意，人力资源部负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、人事档案的转递（一）转递条件1.员工离职、调动工作单位等原因需要转递人事档案的。2.根据国家有关规定和公司要求需要转递人事档案的其他情况。（二）转递手续1.人力资源部开具《人事档案转递通知单》，并密封档案。2.通过机要交通或专人送取的方式转递人事档案，严禁个人自带档案转递。3.接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时反馈给人力资源部。（三）转递记录1.建立人事档案转递记录，详细记录档案转递的时间、去向、接收单位等信息。2.对档案转递过程中出现的问题，应及时查明原因，并采取相应的解决措施。八、人事档案的信息化管理（一）建立人事档案信息系统1.利用现代信息技术，建立公司人事档案信息系统，实现人事档案的电子化管理。2.将员工的基本信息、档案材料等录入信息系统，便于档案的查阅、统计、分析等。（二）信息维护与更新1.档案管理人员应定期对人事档案信息系统中的数据进行维护和更新，确保信息的准确性和及时性。2.员工的档案材料发生变动时，应及时在信息系统中进行更新。（三）信息安全管理1.加强人事档案信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，确保信息不泄露。2.定期对信息系统进行备份，防止数据丢失。3.采取必要的安全防护措施，如防火墙、防病毒软件等，防止信息系统受到攻击。九、人事档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露人事档案内容。2.查阅、借阅人事档案的人员应签订保密协议，不得将档案内容告知无关人员。3.对涉及公司机密的人事档案信息，应采取加密、限制访问等措施进行保护。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.对自然灾害等突发事件，应制定应急预案，确保档案的安全。十、人事档案的检查与清理（一）定期检查1.人力资源部每年对人事档案进行一次定期检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。2.对检查中发现的问题，应及时进行整改，并记录在案。（二）不定期抽查1.人力资源部不定期对人事档案进行抽查，抽查比例不低于[X]%。2.对抽查中发现的问题，应及时督促相关部门或个人进行整改。（三）档案清理1.对已超过保管期限、失去保存价值的人