贵重办公用品管理办法

贵重办公用品管理办法一、总则1.目的为了加强公司贵重办公用品的管理，规范贵重办公用品的采购、使用、保管及处置等流程，确保贵重办公用品的合理配置和有效利用，降低公司运营成本，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有贵重办公用品的管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、高档办公桌椅、保险柜等价值较高的办公设备及用品。3.管理原则统一管理原则：公司对贵重办公用品实行统一采购、统一调配、统一核算的管理方式。合理配置原则：根据公司业务需求和人员岗位设置，合理配置贵重办公用品，避免资源浪费。节约使用原则：倡导员工节约使用贵重办公用品，提高其使用效率和使用寿命。责任到人原则：明确贵重办公用品的采购、使用、保管及处置等环节的责任主体，确保管理工作落实到位。二、职责分工1.行政部门负责制定贵重办公用品的年度采购计划，并组织实施采购工作。建立贵重办公用品台账，详细记录办公用品的采购、领用、维修、报废等情况。定期对贵重办公用品进行盘点，确保账实相符。负责贵重办公用品的日常维护和保养工作，及时联系维修人员对故障设备进行维修。对闲置的贵重办公用品进行统一调配或处置。2.使用部门根据本部门业务需求，提出贵重办公用品的采购申请。负责本部门贵重办公用品的使用和保管，指定专人负责管理，确保办公用品的安全和正常使用。配合行政部门做好贵重办公用品的盘点工作，及时反馈办公用品的使用情况和存在问题。3.财务部门负责审核贵重办公用品的采购预算和费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。对贵重办公用品的采购、处置等财务事项进行账务处理，定期与行政部门核对账目。4.采购部门根据行政部门提供的采购计划，负责贵重办公用品的采购工作。选择合格的供应商，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购过程的合法性和规范性。三、采购管理1.采购计划行政部门应于每年年底根据公司下一年度的业务发展规划和人员编制情况，结合现有贵重办公用品的使用状况，制定下一年度的贵重办公用品采购计划。采购计划应详细列出所需采购的办公用品名称、规格、数量、预算金额等内容。采购计划需经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。如因业务发展需要临时增加采购项目，使用部门应提前向行政部门提交书面申请，经审批后纳入采购计划。2.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商作为采购合作伙伴。对于首次合作的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证等相关资质证明文件，并进行实地考察或询证，确保其具备良好的商业信誉和供应能力。3.采购流程采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。供应商应按照采购订单的要求及时组织生产和发货，并在规定的时间内将货物送达公司指定地点。采购部门负责对到货的办公用品进行验收，核对货物的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。验收合格后，采购部门应及时办理入库手续，并将相关凭证交财务部门进行账务处理。如发现货物存在质量问题或与采购订单不符，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其更换或补货，直至验收合格为止。四、使用管理1.领用登记贵重办公用品实行领用登记制度。使用部门需指定专人负责办理领用手续，填写《贵重办公用品领用登记表》，详细记录领用日期、办公用品名称、规格、数量、领用人等信息。领用人在领用贵重办公用品时，应仔细检查办公用品的外观和性能，如发现问题应及时向行政部门反馈。领用后，领用人应妥善保管和使用办公用品，不得擅自转借他人或挪作他用。2.使用培训行政部门应在贵重办公用品采购到货后，及时组织相关使用人员进行培训，使其熟悉办公用品的性能、操作方法和注意事项，确保正确使用。对于新员工或初次使用某种贵重办公用品的员工，使用部门应安排专人进行指导，帮助其尽快掌握使用技能。3.日常维护使用部门负责贵重办公用品的日常维护和保养工作，定期对办公用品进行清洁、检查和调试，确保其正常运行。如发现办公用品出现故障或损坏，使用部门应及时通知行政部门，并填写《贵重办公用品维修申请表》，详细说明故障情况和维修要求。行政部门应及时联系维修人员进行维修，并记录维修情况。4.使用监督行政部门应定期对贵重办公用品的使用情况进行检查和监督，发现问题及时督促使用部门进行整改。对于违反本办法规定使用贵重办公用品的行为，行政部门有权责令其改正，并视情节轻重给予相应的处罚。五、保管管理1.存放地点贵重办公用品应存放在专门的仓库或指定的保管地点，确保存放环境安全、整洁、通风良好。对于电脑、打印机等电子设备，应配备防静电设备和稳压电源，避免因静电和电压不稳对设备造成损坏。2.保管人员行政部门应指定专人负责贵重办公用品的保管工作，保管人员应具备一定的责任心和专业知识，熟悉办公用品的性能和保管要求。保管人员应定期对贵重办公用品进行盘点和检查，确保账实相符，如发现问题应及时报告行政部门。3.安全防范加强对贵重办公用品存放地点的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保办公用品的安全。保管人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入存放地点，确保办公用品的安全。六、盘点管理1.盘点周期行政部门应定期对贵重办公用品进行盘点，盘点周期分为月度小盘点和年度大盘点。月度小盘点由行政部门自行组织，年度大盘点由公司统一组织，相关部门配合。2.盘点内容盘点内容包括贵重办公用品的数量、规格、型号、使用状况、存放地点等信息。盘点时，应核对办公用品的实物与台账记录是否一致，如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。3.盘点报告盘点结束后，行政部门应编制《贵重办公用品盘点报告》，详细记录盘点情况、发现的问题及处理结果等内容。盘点报告经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，行政部门应及时查明原因，并按照公司相关规定进行处理。如因人为原因造成的损失，应追究相关责任人的责任。七、处置管理1.报废条件贵重办公用品符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用或维修成本过高的；因技术进步、产品更新换代等原因，已被淘汰或不再适用的；因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复或修复后无法正常使用的；其他符合报废条件的情况。2.报废申请使用部门如需报废贵重办公用品，应填写《贵重办公用品报废申请表》，详细说明报废原因、办公用品名称、规格、型号、购置时间、使用状况等信息，并提交相关证明材料（如维修记录、损坏照片等）。《贵重办公用品报废申请表》经部门负责人审核后，报行政部门进行技术鉴定。行政部门应组织相关专业人员对申请报废的办公用品进行鉴定，确认是否符合报废条件。3.报废审批经鉴定符合报废条件的办公用品，行政部门应将《贵重办公用品报废申请表》及相关证明材料报公司分管领导审批。审批通过后，方可进行报废处理。4.报废处置行政部门负责对批准报废的贵重办公用品进行处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等。对于有利用价值的报废办公用品，行政部门应通过招标、拍卖等方式进行变卖，变卖收入应及时上缴公司财务部门。对于无利用价值的报废办公用品，行政部门应进行报废销毁处理，并做好记录。八、监督与检查1.公司成立贵重办公用品管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对贵重办公用品的管理工作进行监督和检查。2.监督小组应定期对贵重办公用品的采购、使用、保管、盘点、处置等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.对于违反本办法规定的行为，监督小组应及时进行调查处理