某某地产股份有限公司档案管理实施细则

某某地产股份有限公司档案管理实施细则一、总则（一）目的为加强某某地产股份有限公司（以下简称"公司"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于公司总部及所属各子公司、分公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整性原则：全面收集、整理公司各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整无缺。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映公司的工作实际和历史面貌。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案管理工作的组织、协调和指导。档案管理部门应配备与工作相适应的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。3.在各项工作活动中，各部门应及时形成、积累档案，并按照档案管理的要求进行整理和归档。（三）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全与完整。4.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。5.负责档案管理系统的维护和管理，确保档案信息的准确录入和有效利用。6.定期对档案进行统计、分析，向上级主管部门报送档案工作情况。7.参与公司重大项目、重要活动档案的专项管理工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，行政会议文件，公司规章制度，人事档案，印章管理文件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件。3.经营管理类：包括公司发展战略规划、年度经营计划、市场营销、财务管理、人力资源管理、风险管理等方面的文件。4.合同协议类：包括公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。5.工程建设类：包括工程项目前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等。6.产品营销类：包括楼盘宣传资料、销售合同、客户信息等。7.财务审计类：包括会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务文件等。8.法务合规类：包括法律事务文件、合规检查文件、诉讼仲裁文件等。9.信息化管理类：包括信息系统建设、信息安全管理、数据备份与恢复等方面的文件。10.其他类：不属于上述各类的其他档案。（二）编号规则1.档案编号采用"大类代码+年度+顺序号"的结构。2.大类代码用两位数字表示，具体如下：01行政管理类，02党群工作类，03经营管理类，04合同协议类，05工程建设类，06产品营销类，07财务审计类，08法务合规类，09信息化管理类，10其他类。3.年度用四位数字表示，如2023年。4.顺序号用六位数字表示，从000001开始依次编排。5.例如，行政管理类2023年的第一份档案编号为012023000001。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司对外签订的合同、协议、意向书等。3.公司员工在工作中形成的与工作相关的各类文件。4.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的档案，并按照规定进行整理。2.档案收集应做到及时、完整、准确，不得遗漏重要文件。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片或录入档案管理系统。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。4.编制档案检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录等，方便档案的查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。3.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.对重要档案应采取备份措施，如异地备份、数字化备份等，确保档案的安全。5.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如门禁系统、监控系统等，防止档案被盗、被篡改或损坏。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理的规定。2.服务公司原则：档案利用应围绕公司中心工作，为公司的决策、管理、经营等提供支持和服务。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用流程1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，批准后安排查阅，并指定专人负责提供档案。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）特殊利用情况处理1.涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度进行管理，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。2.对于司法机关、行政机关等因工作需要查阅公司档案的，应按照相关法律法规和公司规定办理手续，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。（二）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，列出档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定小组审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式，如焚烧、粉碎等，并由专人负责监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，将其转化为电子文件。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为通用的图片格式，如JPEG、TIFF等。2.图像处理：对扫描后的电子文件进行图像处理，如去噪、去污、裁剪、纠偏等，确保图像清晰、完整。3.数据录入：将档案的元数据信息录入档案管理系统，如档案编号、题名、日期、保管期限等。4.挂接存储：将处理后的电子文件挂接到档案管理系统中，并存储在服务器或存储设备上。（三）系统功能1.档案管理功能：实现档案的收集、整理、分类、编目、保管、利用等全过程管理。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同用户的权限，确保档案信息的安全。只有经过授权的用户才能访问和操作相应的档案。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.备份恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全。在系统出现故障时，能够及时恢复数据。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合公司规定。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工作的组织建设、制度执行、档案质量、利用效果等方面。3