大河煤矿物资管理制度

大河煤矿物资管理制度一、总则1.目的为加强大河煤矿物资管理，规范物资采购、验收、储存、发放等流程，确保物资供应及时、准确、高效，降低物资成本，保障煤矿安全生产和正常运营，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于大河煤矿生产、建设、经营等所需的各类物资管理，包括设备、材料、配件、工具、劳保用品等。3.职责分工物资管理部门负责制定和完善物资管理制度，并监督执行。汇总各部门物资需求计划，进行综合平衡和审核，编制物资采购计划。组织物资采购、招标、谈判等工作，签订采购合同。负责物资的验收、入库、储存、保管、发放等日常管理工作。定期对库存物资进行盘点清查，确保账实相符。分析物资消耗情况，提出节约物资和降低成本的建议。使用部门根据生产、建设、经营实际需求，按时编制物资需求计划，并提交给物资管理部门。负责物资的现场使用管理，合理使用物资，避免浪费。协助物资管理部门做好物资验收、盘点等工作，反馈物资使用过程中的问题。财务部门负责物资采购资金的审核、支付和核算。参与物资采购合同的审核，监督物资采购资金的使用情况。定期对物资管理部门的财务账目进行审计。审计部门对物资采购、验收、储存、发放等环节进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况。对物资采购项目进行专项审计，防范采购风险。二、物资计划管理1.需求计划编制各使用部门应根据月度生产作业计划、设备检修计划、工程建设进度等，提前[X]天编制物资需求计划。需求计划应详细注明物资名称、规格型号、数量、用途、预计到货时间等内容。物资需求计划应经部门负责人审核签字后报物资管理部门。2.计划审核与平衡物资管理部门收到各部门物资需求计划后，进行汇总整理，并组织相关人员进行审核。审核内容包括需求的合理性、准确性、库存情况等。对于重复、不合理的需求，物资管理部门应与使用部门沟通协调，进行调整。同时，结合库存物资情况，对物资需求计划进行综合平衡，避免积压和短缺。3.采购计划编制物资管理部门根据审核后的物资需求计划，结合库存状况、采购周期、市场供应情况等因素，编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购方式、预计采购时间等。采购计划经物资管理部门负责人审核、分管领导审批后执行。三、物资采购管理1.采购方式招标采购：对于金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目，应采用招标方式进行。招标应按照国家相关法律法规和煤矿内部招标管理规定进行，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。询价采购：对于金额较小、规格型号相对固定、市场价格较为透明的物资采购项目，可采用询价采购方式。物资管理部门向多家供应商发出询价单，比较报价后选择合适的供应商进行采购。谈判采购：对于特殊规格、定制化的物资，或独家代理、货源有限的物资，可采用谈判采购方式。与供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款后签订合同。紧急采购：因生产急需、设备故障等特殊原因，无法按正常采购流程进行采购的物资，可进行紧急采购。紧急采购应经分管领导批准，并做好记录。2.供应商管理供应商选择物资管理部门应建立供应商档案，收集供应商基本信息、资质证明、业绩情况等资料。根据物资采购需求和供应商评价标准，从合格供应商名录中选择合适的供应商。新供应商的引入应进行严格的考察和评估，确保其具备良好的信誉、生产能力和产品质量。供应商评价定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商进行淘汰。供应商考核建立供应商考核机制，对供应商的供货情况进行量化考核。考核结果与供应商的合作份额、付款方式等挂钩，激励供应商提高供货质量和服务水平。3.采购合同管理物资采购应签订书面合同，合同内容应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同由物资管理部门起草，经法务部门审核、分管领导审批后签订。物资管理部门应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。如因供应商原因导致合同无法按时履行，应按照合同约定追究其违约责任。四、物资验收管理1.验收准备物资到货前，物资管理部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。质量检验部门应根据物资质量标准和验收规范，准备好检验工具和仪器。2.验收程序物资到货后，物资管理部门组织使用部门、质量检验部门等相关人员共同进行验收。验收人员首先核对物资的名称、规格型号、数量、供应商等信息是否与采购合同一致。质量检验部门按照质量标准对物资进行检验，检查物资的外观、性能、质量等是否符合要求。对于重要物资或技术复杂的物资，可委托专业检测机构进行检验。验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续。3.验收记录物资验收过程中应做好记录，记录内容包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收时间、验收人员、验收结果等。验收记录应妥善保存，作为物资管理档案的重要组成部分，以备查阅。五、物资储存管理1.仓库规划与布局根据物资的类别、特性、用途等，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、配件区、设备区、劳保用品区等。仓库应划分合格品区、不合格品区、待验区等，并有明显的标识。2.物资入库验收合格的物资应及时办理入库手续，入库物资应按照类别、规格型号、批次等进行分类存放，并做好标识。物资管理部门应建立物资入库台账，详细记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。3.物资保管仓库应保持通风、干燥、整洁，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。对于有特殊保管要求的物资，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，应按照相关规定进行单独存放和管理。定期对库存物资进行检查盘点，检查物资的质量状况、数量是否相符等，发现问题及时处理。4.物资出库使用部门应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等，经部门负责人审批后提交给物资管理部门。物资管理部门根据审批后的领用申请表发放物资，并做好出库记录。出库记录应包括物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用时间、领用人等信息。物资发放应遵循先进先出、急用先供的原则，确保物资的合理使用。六、物资盘点管理1.盘点计划物资管理部门应定期制定物资盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点范围应涵盖煤矿所有库存物资。盘点计划应提前通知各相关部门和人员，做好准备工作。2.盘点实施按照盘点计划组织人员进行实地盘点，盘点人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、存放位置等信息。盘点过程中应做好记录，对于盘盈、盘亏的物资应详细记录其名称、规格型号、数量、原因等。3.盘点结果处理盘点结束后，物资管理部门应编制盘点报告，汇总盘点结果。对于盘盈的物资，应查明原因，办理入库手续；对于盘亏的物资，应分析原因，属于正常损耗的，按照规定办理核销手续；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。根据盘点结果，对物资库存管理情况进行分析总结，查找存在的问题和不足，提出改进措施，完善物资管理制度。七、物资成本控制管理1.采购成本控制物资管理部门应通过市场调研、招标采购、谈判采购等方式，合理选择供应商，降低采购价格。加强采购合同管理，严格控制采购成本，确保采购价格不高于市场同类产品合理价格。对于批量采购的物资，争取获得供应商的批量折扣。2.库存成本控制合理确定物资库存水平，避免物资积压或缺货。通过分析物资消耗规律、采购周期等因素，制定科学的库存定额，并严格执行。定期对库存物资进行清理，及时处理积压物资，减少库存占用资金。优化仓库布局，提高仓库空间利用率，降低仓储成本。3.物资使用成本控制各使用部门应加强物资现场管理，合理使用物资，避免浪费。制定物资消耗定额，对物资使用情况进行考核。鼓励开展技术创新和工艺改进，采用新材料、新技术，降低物资消耗。八、物资信息化管理1.物资管理信息系统建设建立物资管理信息系统，实现物资计划、采购、验收、储存、发放、盘点等业务流程的信息化管理。物资管理信息系统应与煤矿其他相关系统（如财务系统、生产管理系统等）进行数据共享和交互，提高物资管理效率和决策科学性。2.数据录入与维护物资管理部门应安排专人负责物资管理信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的及时、准确、完整。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.信息查询与分析物资管理部门及相关人员可通过物资管理信息系统查询物资库存、采购进度、使用情况等信息，为物资管理决策提供支持。利用物资管理信息系统提供的数据分析功能，对物资消耗趋势、库存结构等进行分析，为优化物资管理提供依据。九、监督与考核1.监督检查审计部门定期对物资管理部门的物资采购、验收、储存、发放等环节进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况。物资管理部门应定期对各使用部门的物资使用情况进行检查，监督其是否合理使用物资，避免浪费。2.考核评价建立物