工程公司会议管理办法

工程公司会议管理办法一、总则（一）目的为了加强工程公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于工程公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、项目专题会、技术研讨会、协调会等。（三）会议管理原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.目标导向原则：会议应围绕明确的目标展开，确保会议讨论有针对性，决策能够有效解决问题。3.规范有序原则：明确会议组织流程、参会人员职责和会议纪律，保证会议有序进行。二、会议分类及组织（一）公司例会1.会议周期：每周[X]召开一次，遇节假日或特殊情况顺延。2.参会人员：公司领导、各部门负责人、项目经理等。3.会议内容：各部门负责人汇报上周工作进展、本周工作计划及需协调解决的问题。项目经理汇报项目进度、质量、安全等情况及存在的问题。公司领导对上周工作进行总结点评，对本周工作进行安排部署，协调解决部门间的重大问题。4.组织部门：由行政部负责组织，提前[X]天发布会议通知。（二）项目专题会1.会议周期：根据项目需要不定期召开。2.参会人员：与项目相关的部门负责人、项目经理、技术负责人、施工班组长等。3.会议内容：针对项目某一特定问题或阶段工作进行深入讨论，如项目进度调整、质量改进措施、安全隐患排查等。4.组织部门：由项目经理或项目技术负责人根据项目需求发起，相关部门配合组织。提前[X]小时通知参会人员会议主题和时间地点。（三）技术研讨会1.会议周期：根据技术研发或项目技术难题情况不定期召开。2.参会人员：公司内部技术专家、相关专业技术人员。3.会议内容：对新技术、新工艺、新材料的应用进行研讨，解决项目中的技术难题，分享技术经验。4.组织部门：由技术部负责组织，提前[X]天发布会议通知，明确研讨主题和相关技术资料要求。（四）协调会1.会议周期：根据工作协调需要不定期召开。2.参会人员：涉及工作协调的相关部门负责人、工作人员。3.会议内容：协调解决工程公司内部跨部门工作中的矛盾和问题，明确工作接口和职责分工。4.组织部门：由涉及协调事项的牵头部门负责组织，提前[X]天通知相关部门协调事项的具体情况。三、会议筹备（一）会议通知1.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。2.重要会议应提前[X]天发出通知，一般性会议提前[X]小时通知。3.通知方式可采用邮件、内部办公系统、短信等多种形式，确保参会人员及时收到通知。（二）会议资料准备1.根据会议主题和议程，准备相关的文件、报告、数据、图表等资料。2.资料应准确、完整、清晰，提前发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。（三）会议场地布置1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。2.会议场地应保持整洁、舒适，配备必要的音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等设施，确保会议顺利进行。3.重要会议应摆放绿植、会标等，营造良好的会议氛围。（四）会议签到1.设立专门的签到台，安排专人负责会议签到。2.参会人员应在签到表上准确填写姓名、部门、职务等信息，签到时间不得晚于会议规定开始时间前[X]分钟。四、会议组织与实施（一）主持人职责1.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，确保会议按照预定的程序进行。2.把控会议节奏，引导参会人员围绕主题发言，避免跑题和冗长讨论。3.及时协调解决会议中出现的争议和问题，保证会议顺利进行。4.对会议内容进行总结归纳，明确会议决策事项和下一步工作安排。（二）参会人员职责1.按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假并说明原因。2.认真准备会议发言内容，围绕会议主题发表意见和建议，积极参与讨论。3.尊重他人发言，不得打断他人讲话，不得在会议期间交头接耳、玩手机等做与会议无关的事情。4.认真记录会议内容，领会会议精神，按照会议决策和工作安排认真落实相关工作。（三）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录应准确、完整、清晰，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论情况、决策事项等。2.会议记录可采用手写或电子记录方式，会议结束后及时整理，形成会议纪要。3.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内发布，发送给参会人员及相关部门。（四）会议时间控制1.严格按照会议通知规定的时间召开和结束会议，不得随意延长会议时间。2.会议主持人应合理安排会议议程，控制每个议题的讨论时间，确保会议高效进行。3.如遇特殊情况需要延长会议时间，应提前征求参会人员意见，并说明延长原因。五、会议决策与执行（一）会议决策1.会议应明确决策事项，决策事项应具体、可行，责任明确。2.对于重大决策事项，应进行充分讨论和论证，确保决策的科学性和合理性。3.会议决策应形成决议或纪要，明确决策内容、责任部门、责任人及完成时间。（二）决策执行1.责任部门和责任人应按照会议决策和工作安排，制定详细的工作计划和措施，认真组织实施。2.相关部门应积极配合责任部门的工作，提供必要的支持和协助。3.行政部负责对会议决策的执行情况进行跟踪检查，定期向公司领导汇报。（三）决策反馈1.责任部门应定期向会议组织部门反馈决策执行情况，及时报告执行过程中遇到的问题和困难。2.对于因客观原因无法按时完成的决策事项，责任部门应提前向公司领导说明原因，并提出解决方案和预计完成时间。3.会议组织部门应根据反馈情况，及时协调解决执行过程中出现的问题，确保决策事项顺利完成。六、会议纪律与监督（一）会议纪律1.参会人员应严格遵守会议时间，提前到达会议地点，不得迟到、早退。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得接听电话、收发短信等做与会议无关的事情。3.保持会议室内安静，不得随意走动、交头接耳、大声喧哗。4.尊重会议主持人和其他参会人员，不得打断他人发言，不得进行人身攻击或恶意争论。（二）监督与考核1.行政部负责对会议纪律执行情况进行监督检查，对违反会议纪律的行为进行记录。2.将会议纪律执行情况纳入员工绩效考核体系，对违反会议纪律的人员进行相应的考核