采购供价管理规定

采购供价管理规定一、总则1.目的为了加强公司采购供价管理，规范采购行为，降低采购成本，确保采购物资的质量和供应稳定性，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有采购项目，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购供价管理。3.基本原则公平、公正、公开原则：在采购供价管理过程中，应确保所有供应商都有平等的机会参与竞争，采购决策应基于客观、公正的评估标准。成本效益原则：在保证采购物资质量和供应稳定性的前提下，应尽可能降低采购成本，提高采购效益。质量优先原则：采购物资应符合公司规定的质量标准，不得因价格因素而忽视质量。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、职责分工1.采购部门负责采购项目的策划、组织和实施，寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价等采购活动。建立和维护供应商数据库，定期评估供应商的表现，根据评估结果调整供应商合作策略。负责采购合同的起草、审核、签订和执行，跟踪采购合同的履行情况，及时处理合同执行过程中的问题。定期收集、分析市场价格信息，掌握市场价格动态，为采购供价决策提供参考依据。2.质量部门负责制定采购物资的质量标准和验收规范，参与采购合同中质量条款的审核。对采购物资进行检验和验收，确保采购物资符合质量标准，对不合格物资提出处理意见。协助采购部门对供应商的质量管理体系进行评估，推动供应商改进质量管理水平。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用。参与采购成本的核算和分析，提供财务数据支持，协助制定采购供价策略。对采购合同中的价格条款进行审核，确保价格条款符合财务规定和公司利益。4.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期等详细信息。参与采购供应商的选择和评估，提供需求方面的专业意见。协助采购部门对采购物资进行验收，及时反馈使用过程中发现的问题。三、供应商管理1.供应商选择供应商筛选：采购部门应根据采购项目的需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商候选名单。对候选供应商进行初步筛选，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的评估。实地考察：对于经过初步筛选的重要供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等方面。通过实地考察，全面了解供应商的实际情况，确保其具备满足公司采购需求的能力。供应商评估：采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。评估结果应作为供应商合作策略调整的重要依据。合格供应商名录：采购部门应根据供应商筛选、实地考察和评估结果，建立合格供应商名录。只有列入合格供应商名录的供应商，才有资格参与公司的采购项目。2.供应商考核考核指标：采购部门应制定明确的供应商考核指标，包括但不限于交货准时率、产品合格率、售后服务响应时间、价格稳定性等方面。考核指标应根据采购项目的特点和公司的需求进行设定。考核周期：供应商考核周期应根据采购项目的性质和供应商的合作情况进行确定，一般为季度或年度考核。考核方式：采购部门应通过收集供应商的交货记录、质量检验报告、售后服务反馈等数据，对供应商进行考核。同时，采购部门可以组织相关人员对供应商进行现场评估，确保考核结果的客观、公正。考核结果应用：采购部门应根据供应商考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核结果优秀的供应商，可以给予更多的采购机会和优惠政策；对于考核结果不合格的供应商，应及时采取措施进行整改，如减少采购份额、暂停合作等。3.供应商淘汰淘汰标准：对于出现以下情况之一的供应商，采购部门应及时将其从合格供应商名录中淘汰：连续两个考核周期考核结果不合格；提供虚假产品信息或质量证明文件；发生重大质量事故或安全事故，给公司造成重大损失；严重违反采购合同约定，如交货期严重延误、产品质量严重不符等；其他不符合公司合作要求的情况。淘汰程序：采购部门应填写供应商淘汰申请表，说明淘汰原因和淘汰建议，报公司相关领导审批。审批通过后，采购部门应及时通知被淘汰的供应商，并停止与其合作。四、采购供价管理流程1.采购需求提出需求部门应根据公司生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细说明采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期等信息。采购申请单应经需求部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购申请单后，应根据公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、采购预算等信息，并报采购部门负责人审核签字。3.供应商选择与询价采购部门根据采购计划，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价。采购部门可以通过电话、邮件、传真、招标等方式向供应商发送询价单，要求供应商提供产品报价、交货期、付款方式等信息。在询价过程中，采购部门应向供应商明确采购物资的质量标准和技术要求，确保供应商提供的报价信息真实、准确。4.比价与议价采购部门收到供应商的报价后，应组织相关人员进行比价。比价时，应综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择性价比最高的供应商。对于重要采购项目，采购部门应组织与供应商进行议价。议价过程中，采购部门应充分了解市场价格动态和供应商的成本构成，通过谈判争取更优惠的采购价格。5.采购决策采购部门根据比价和议价结果，提出采购建议，报公司相关领导审批。采购建议应包括采购供应商的选择、采购价格、采购数量、交货期等信息，并说明选择该供应商的理由和优势。公司相关领导应根据采购建议和公司利益，做出采购决策。采购决策应明确采购供应商、采购价格、采购数量、交货期等具体内容，并以书面形式通知采购部门。6.采购合同签订采购部门根据采购决策，起草采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交给质量部门、财务部门等相关部门进行审核。审核通过后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。7.采购合同执行采购部门应按照采购合同约定，跟踪采购物资的生产进度和交货情况。在交货期前，采购部门应及时与供应商沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。质量部门应按照采购合同约定的质量标准，对采购物资进行检验和验收。验收合格的物资，应办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。财务部门应按照采购合同约定的付款方式，及时审核付款申请，办理付款手续。付款申请应附采购合同、发票、验收报告等相关资料。8.采购项目总结采购项目完成后，采购部门应及时对采购项目进行总结。总结内容包括采购项目的执行情况、采购成本控制情况、供应商合作情况、存在的问题及改进措施等方面。采购部门应将采购项目总结报告提交给公司相关领导和部门，为公司今后的采购工作提供参考和借鉴。五、采购价格管理1.价格调研采购部门应定期收集、分析市场价格信息，掌握市场价格动态。价格调研内容包括同类产品的市场价格水平、价格走势、价格影响因素等方面。采购部门可以通过参加行业展会、查阅行业资料、与供应商交流、委托市场调研机构等方式进行价格调研。2.价格分析采购部门应根据价格调研结果，对采购物资的价格进行分析。价格分析内容包括价格构成、成本分析、价格合理性评估等方面。采购部门可以通过建立价格数据库、运用成本核算方法、与供应商进行价格谈判等方式进行价格分析，找出影响采购价格的关键因素，为制定采购价格策略提供依据。3.价格谈判对于重要采购项目，采购部门应组织与供应商进行价格谈判。价格谈判应在充分了解市场价格动态和供应商成本构成的基础上进行，通过与供应商协商争取更优惠的采购价格。价格谈判过程中，采购部门应坚持公平、公正、公开的原则，与供应商进行充分沟通和协商，达成双方都能接受的价格协议。4.价格审批采购部门根据价格谈判结果，提出采购价格建议，报公司相关领导审批。采购价格建议应包括采购物资的名称、规格、型号、采购数量、采购价格、价格分析依据等信息，并说明该价格的合理性和优势。公司相关领导应根据采购价格建议和公司利益，做出价格审批决策。价格审批决策应明确采购价格的具体金额，并以书面形式通知采购部门。5.价格调整在采购合同执行过程中，如遇市场价格波动较大或供应商成本发生重大变化等情况，采购部门应及时与供应商协商调整采购价格。采购价格调整应按照采购合同约定的程序进行，经双方协商一致后签订价格调整协议，并报公司相关领导审批。六、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对采购供价管理情况进行审计。审计内容包括采购流程的合规性、采购价格的合理性、供应商选择与管理的规范性等方面。内部审计部门应根据审计结果，提出审计意见和建议，督促相关部门整改存在的问题，确保采购供价管理工作规范、有序进行。2.采购部门自查采购部门应定期对自身采购供价管理工作进行自查。自查内容包括采购流程的执行情况、采购价格的控制情况、供应商管理的效果等方面。采购部门应根据自查结果，及时发现和解决存在的问题，不断完善采购供价管理工作。3.投诉处理公司应建立采购供价管理投诉机制，接受员工和供应商的投诉。投诉