某公司采购管理体系之供应商管理制度

某公司采购管理体系之供应商管理制度一、总则1.目的本制度旨在建立和完善公司采购管理体系中的供应商管理机制，确保供应商的选择、评估、合作及管理等工作规范化、科学化，保障公司采购活动的顺利进行，提高采购质量，降低采购成本，增强公司的市场竞争力。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目涉及的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、服务等各类采购业务。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、选择、评估、日常管理及采购合同的签订与执行。定期收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。协调与供应商的沟通、合作事宜，处理采购过程中的相关问题。质量部门参与供应商的评估工作，负责对供应商提供的产品或服务进行质量检验和监督。反馈供应商产品质量问题，协助采购部门处理质量纠纷。技术部门为采购部门提供技术支持，参与供应商技术能力的评估。协助解决采购过程中的技术问题，确保采购的产品或服务符合公司技术要求。财务部门负责审核采购合同中的付款条款，监督采购付款流程。参与供应商成本分析，提供财务相关建议。二、供应商开发1.开发原则依据公司采购需求和战略规划，积极拓展优质供应商资源。优先选择具有良好信誉、较强实力、稳定产品质量和合理价格的供应商。注重供应商的可持续发展能力和合作意愿。2.开发渠道市场调研：采购人员通过网络搜索、行业展会、商务杂志、同行推荐等方式，广泛收集潜在供应商信息。供应商自荐：接收供应商主动提交的合作意向书及相关资料。行业协会与商会：借助行业协会、商会的资源，获取供应商推荐名单。3.开发流程信息收集：采购人员对潜在供应商的基本信息、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行初步收集和整理。初步筛选：根据收集到的信息，对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，确定进入实地考察阶段的供应商名单。实地考察：采购部门会同质量、技术等相关部门对入选供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产场地、设备设施、质量管理体系、人员状况、环保情况等。实地考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。资质审核：采购部门收集供应商的营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证证书等相关资质文件进行审核，确保供应商具备合法经营资格和相应的生产供应能力。样品评估：要求供应商提供样品，由质量部门按照公司相关标准进行检验和评估，样品评估合格后方可进入试用或小批量采购阶段。三、供应商选择1.选择标准质量：供应商应具备完善的质量管理体系，能够稳定提供符合公司质量要求的产品或服务。价格：在保证质量的前提下，价格具有竞争力，通过成本分析和市场比较，确保采购成本合理。交货期：供应商应能够按照合同约定的时间及时交货，具备较强的生产计划和执行能力。服务：提供良好的售后服务，包括产品维修、更换、技术支持等，能够及时响应公司的需求。信誉：供应商在行业内具有良好的信誉，无不良经营记录和法律纠纷。2.选择方法综合评分法：制定详细的供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、服务、信誉等方面，按照一定权重进行打分，综合得分高的供应商作为首选。招标采购：对于重大采购项目，采用招标方式选择供应商，通过公开招标、邀请招标等程序，让符合条件的供应商进行投标，根据评标结果确定中标供应商。竞争性谈判：适用于采购项目技术复杂、时间紧迫或供应商数量有限的情况，与少数供应商进行谈判，比较其报价、方案等，选择最优供应商。3.选择流程组建评估小组：由采购、质量、技术、财务等部门人员组成评估小组，负责供应商的评估和选择工作。发放询价文件或招标文件：向经过初步筛选的供应商发放询价文件或招标文件，明确采购要求、技术规格、报价要求、交货期等内容。供应商报价与方案提交：供应商按照要求提交报价单和相关方案，评估小组对其进行审核和分析。评估与比较：评估小组根据选择标准和评估方法，对供应商进行综合评估和比较，确定候选供应商名单。审批与决策：候选供应商名单提交公司管理层审批，最终确定入选供应商，并签订采购合同。四、供应商评估1.评估周期定期评估：每年对供应商进行一次全面评估，评估时间为每年的[具体月份]。不定期评估：在采购过程中，如发现供应商出现重大质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，及时进行不定期评估。2.评估内容质量评估产品质量合格率：统计供应商提供产品的合格数量与总交付数量的比例。质量问题投诉率：记录公司及客户对供应商产品质量问题的投诉次数。质量改进措施：考察供应商针对质量问题采取的改进措施及效果。价格评估价格合理性：对比市场同类产品价格，评估供应商报价是否合理。价格波动情况：分析供应商价格在一定时期内的波动趋势。交货期评估交货准时率：统计供应商按时交货的订单数量与总订单数量的比例。交货延迟原因分析：对出现交货延迟的订单进行原因分析，评估供应商的应对措施。服务评估售后服务响应时间：记录供应商对公司售后服务需求的响应时长。服务满意度调查：通过问卷调查或面谈等方式，收集公司内部对供应商服务的满意度评价。信誉评估商业信誉：查询供应商是否存在商业欺诈、拖欠货款等不良记录。行业口碑：了解供应商在行业内的口碑和声誉。3.评估方法数据统计分析：收集和整理供应商的相关数据，如质量检验报告、交货记录、付款记录等，进行统计分析，计算各项评估指标得分。问卷调查与面谈：向公司内部相关部门和人员发放调查问卷，了解对供应商服务的满意度；与供应商进行面谈，了解其经营状况、发展规划及合作意向等。实地考察：定期对供应商进行实地考察，直观了解其生产经营情况的变化。4.评估结果处理评估等级划分：根据评估得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀：综合得分在[具体分数区间]以上，表明供应商在各方面表现出色，合作关系稳定且可进一步拓展合作。良好：综合得分在[具体分数区间]，供应商整体表现较好，能够满足公司采购要求，可继续保持合作。合格：综合得分在[具体分数区间]，供应商基本能够满足公司采购需求，但存在一些需要改进的方面，采购部门应督促其改进。不合格：综合得分在[具体分数区间]以下，表明供应商存在较多问题，已不符合公司合作要求，采购部门应暂停与其合作，并采取相应措施。沟通与反馈：采购部门将评估结果及时反馈给供应商，与优秀和良好等级的供应商进行沟通，探讨进一步深化合作的机会；对于合格等级的供应商，提出改进意见和要求；对于不合格等级的供应商，说明解除合作的原因。激励与惩罚措施对于优秀等级的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款、提供合作优惠政策等。对于不合格等级的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作直至终止合作等惩罚措施。同时，将不合格供应商列入公司黑名单，禁止其在一定期限内参与公司采购项目。五、供应商日常管理1.沟通与协调建立定期沟通机制：采购部门与供应商每月至少进行一次电话沟通或每季度进行一次面对面会议，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、交货计划等，协调解决合作过程中出现的问题。设立专门沟通渠道：采购部门指定专人负责与供应商的日常沟通，供应商可通过电话、邮件、即时通讯工具等方式反馈问题或咨询相关事宜，确保信息传递及时、准确。协调跨部门问题：当涉及质量、技术、交货期等跨部门问题时，采购部门应及时组织相关部门与供应商进行沟通协调，共同寻求解决方案，确保采购业务的顺利进行。2.合同管理签订规范合同：采购部门在与供应商确定合作意向后，应及时签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同执行跟踪：采购人员负责跟踪采购合同的执行情况，及时提醒供应商按照合同约定履行义务，如按时交货、提供合格产品等。同时，对合同执行过程中的变更事项，按照公司合同变更管理规定进行处理。合同档案管理：采购部门应建立完善的合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行分类归档，妥善保管，以备查阅。合同档案应包括合同文本、审批文件、补充协议、交货凭证、验收报告、付款记录等资料。3.绩效监控建立绩效指标体系：采购部门针对供应商的质量、价格、交货期、服务等方面设定具体的绩效指标，如产品合格率、准时交货率、售后服务满意度等，并定期进行统计和分析。数据收集与分析：采购人员负责收集供应商的绩效数据，包括采购订单执行情况、质量检验报告、客户反馈等信息，定期进行整理和分析，以便及时发现供应商存在的问题。绩效反馈与改进：采购部门根据绩效分析结果，及时向供应商反馈绩效情况，对于表现优秀的供应商给予表扬和激励，对于存在问题的供应商提出改进意见和要求，并跟踪其改进措施的落实情况。4.风险管理识别风险因素：采购部门会同相关部门对供应商合作过程中可能存在的风险进行识别，如质量风险、供应中断风险、价格波动风险、法律风险等。制定风险应对措施：针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。例如，对于质量风险，加强进货检验和质量监督；对于供应中断风险，建立供应商备份机制或签订应急采购协议；对于价格波动风险，采用套期保值、签订长期合同等方式进行防范；对于法律风险，加强合同审核和法律合规管理。风险监控与预警：定期对供应商风险状况进行监控，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应迅速采取措施进行处理，降低风险对公司采购业务的影响。六、供应商淘汰与再开发1.供应商淘汰淘汰标准：当供应商出现以下情况之一时，采购部门应考虑淘汰该供应商：连续两次评估结果为不合格。产品质量严重不符合公司要求，且整改无效。交货期经常延迟，严重影响公司生产经营。出现商业欺诈、拖欠货款等严重信誉问题。因不可抗力或自身经营不善等原因，无法继续履行合同义务。淘汰流程：采购部门提出供应商淘汰建议，经相关部门审核和公司管理层批准后，向供应商发出书面通知，明确淘汰原因和终止合作的时间。同时，采购部门负责清理与淘汰供应商相关的合同、账目等事项，确保公司利益不受损失。2.供应商再开发需求分析：在淘汰供应商后，采购部门应根据公司采购需求和市场情况，及时进行供应商再开发工作。分析原有采购项目对供应商的要求，确定再开发供应商的标准和条件。开发与选择：按照供应商开发流程，重新寻找和筛选潜在供应商，进行实地考察、资质审核、样品评估等工作，选择合适的供应商进行合作。融入管理体系：新开发的供应商纳入公司供应商管理体系，按照公司相关制度进行评估、管理和合作，确保采购业务的稳定运行。七、附则