市红十字医院档案管理三合一制度

市红十字医院档案管理三合一制度一、总则（一）目的为了加强市红十字医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有效服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市红十字医院各科室、部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则医院档案工作实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全院档案工作，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映医院各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则建立健全档案检索体系和利用制度，方便医院工作人员及相关人员查阅和利用档案，充分发挥档案的作用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各科室、部门的档案工作进行检查、考核。3.集中统一管理医院各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，开展档案信息资源开发利用工作，为医院各项工作提供档案资料服务。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的网上查询和利用。6.组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案工作人员的业务素质和管理水平。7.负责对医院兼职档案员进行业务指导，督促各科室、部门做好档案的收集、整理和移交工作。8.做好档案的安全保管工作，确保档案实体和信息安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。9.完成医院领导交办的其他有关档案工作任务。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，并按规定定期向医院档案管理部门移交。2.设立兼职档案员，负责本科室、部门档案工作的日常管理，协助档案管理部门做好档案的收集、整理、编目等工作。3.按照医院档案管理制度的要求，做好本科室、部门档案的安全保管和保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，及时提供本科室、部门所需的档案资料。5.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，对档案管理部门提出的整改意见及时进行落实。（三）兼职档案员职责1.在科室、部门负责人的领导下，负责本科室、部门档案工作的日常管理，认真履行档案管理职责。2.按照档案管理的有关规定和要求，及时收集、整理本科室、部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。3.对收集到的文件材料进行初步分类、编目，做好档案的整理和装订工作，使其符合档案管理的规范要求。4.定期将整理好的档案移交医院档案管理部门，并办理交接手续。5.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，及时提供本科室、部门所需的档案资料。6.负责本科室、部门档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案的安全。7.积极参加医院档案管理部门组织的业务培训和学习活动，不断提高自身的档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括医院党组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、党员名册、入党材料、表彰奖励等档案。2.行政管理类涵盖医院行政事务管理活动中形成的文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、人事任免、印章管理等档案。3.医疗业务类包含医疗质量管理、医疗技术操作规范、病历档案、医疗统计报表、医疗纠纷处理等档案。4.教学科研类涉及医院教学计划、教学大纲、教案、学生实习资料、科研项目申报与结题材料、学术论文、科研成果等档案。5.财务管理类包括医院财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案。6.设备物资类有医院设备采购计划、合同、验收报告、设备使用说明书、物资采购清单、库存管理等档案。7.基本建设类涉及医院新建、改建、扩建工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等档案。8.其他类医院在其他工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，如外事活动档案、捐赠档案等。（二）收集要求1.各科室、部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.对收集到的文件材料要进行认真核对，检查文件材料的完整性、准确性和真实性，确保文件材料符合归档要求。3.凡医院工作人员在工作活动中形成的应归档的文件材料，不得据为己有或拒绝归档，严禁私自销毁档案。4.对于重要文件材料或涉及多个科室、部门的文件材料，相关科室、部门应相互配合，共同做好收集工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的分类标准进行整理，使档案分类科学、合理，便于查找和管理。3.档案整理应做到规范化、标准化，符合国家和行业有关档案整理的规定和要求。（四）整理方法1.分类将收集到的档案按照党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、财务管理类、设备物资类、基本建设类、其他类等进行一级分类。在一级分类的基础上，根据档案的具体内容和特点进行二级分类，如医疗业务类可分为医疗质量管理、病历档案等二级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如"2023医疗业务001"表示2023年形成的医疗业务类第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐、牢固，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，定期进行检查和维护，确保其性能良好。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。3.建立档案保管清册，详细记录档案的编号、题名、日期、数量、保管期限等信息，便于对档案进行清查和核对。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则是：根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合判定。3.具体档案保管期限的划分按照国家和医院有关档案保管期限表的规定执行。（四）档案的定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，对档案的数量、保管状况、利用情况等进行检查和核对。2.在清查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复和复制；如发现档案有丢失、损坏等问题，应查明原因，及时采取补救措施，并向上级主管部门报告。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，总结经验教训，提出改进措施，不断提高档案管理水平。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由医院分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务科室负责人为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家和医院有关档案保管期限表的规定，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从档案的真实性、完整性、准确性、系统性以及对医院工作的查考利用价值等方面进行综合评估。3.对于涉及医院重要历史事件、重大决策、核心技术等具有长期保存价值的档案，即使超过保管期限，也应继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，列出拟鉴定档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将档案鉴定清册提交档案鉴定工作小组，由鉴定工作小组组织相关人员对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应在档案鉴定清册上注明销毁原因、销毁时间，并由鉴定工作小组成员签字确认。4.档案鉴定工作小组将鉴定结果报医院分管领导审批，经批准后实施销毁。（四）销毁1.对批准销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。纸质档案可采用焚烧或粉碎等方式销毁；电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行销毁处理。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认，注明销毁日期、地点、方式等信息。销毁清册应作为档案资料永久保存。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人，防止档案信息泄露。六、档案的利用（一）利用范围1.医院内部工作人员因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅和利用相关档案。2.外单位因工作需要查阅医院档案的，须经医院档案管理部门同意，并按规定办理查阅手续。3.涉及医院商业秘密、个人隐私等档案的利用，应严格遵守相关保密规定，未经授权不得查阅和泄露。（二）利用方式1.查阅医院工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在科室、部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，到期后应及时归还档案。3.复制如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门指定专人负责复制。复制的档案应加盖医院档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在科室、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量、归还日期等信息。利用登记应及时、准确、完整，便于对档案利用情况进行统计和分析。（四）保密规定1.档案工作人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。2.在档案查阅、借阅场所，无关人员不得进入，防止档案信息泄露。3.对涉及医院商业秘密、个人隐私等敏感档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅和利用范围。4.利用档案过程中，如发现档案内容涉及保密事项，利用者应及时向档案管理部门报告，并严格按照保密规定处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为医院各科室、部门提供便捷的档案信息服务，促进医院信息化建设的整体发展。（二）数字化档案采集1.对医院现有的纸质档案、照片档案、实物档案等进行数字化转换，将其转化为电子文件形式存储在档案信息管理系统中。2.数字化采集应按照相关标准和规范进行操作，确保电子文件的质量和完整性。采集过程中应进行数据备份，防止数据丢失。3.对电子文件应进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）档案信息管理系统功能1.档案录入与存储实现档案数据的在线录入、批量导入等功能，将各类档案信息准确无误地存储到档案信息管理系统中。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，跟踪档案借阅情况，确保档案按时归还。4.权限管理设置不同的用户权限，对档案信息的访问进行严格控制，确保档案信息安全。只有经过授权的人员才能访问相应级别的档案信息。5.统计分析对档案利用情况、档案数量变化等进行统计分析，生成各类统计报表，为医院档案管理决策提供数据支持。6.数据备份与恢复定期对档案信息管理系统中的数据进行备份，存储在安全的存储介质上，并制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能