采购作业管理细则

采购作业管理细则一、总则1.目的为规范公司采购作业流程，确保采购活动的高效、有序进行，保障公司生产经营所需物资的及时供应，降低采购成本，提高采购质量，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于公司内所有物资采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等的采购。3.职责分工采购部门负责采购计划的制定、执行与跟踪，寻找合格供应商，进行采购谈判、签订采购合同等工作。收集市场信息，分析物资价格走势，为公司采购决策提供参考。负责与供应商的日常沟通协调，处理采购过程中的各种问题。需求部门根据生产经营计划，提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购合同的评审，对采购物资的适用性和质量负责。协助采购部门进行到货验收工作。质量部门制定物资检验标准和验收流程，对采购物资进行质量检验和验收。参与采购合同中质量条款的评审，对采购物资的质量问题提出处理意见。财务部门负责采购资金的预算安排和支付审核，确保采购资金的合理使用。参与采购合同的评审，对采购价格和付款方式进行审核。二、采购计划管理1.采购需求预测采购部门应定期与需求部门沟通，了解公司生产经营计划和物资需求情况，结合历史采购数据和市场变化趋势，对物资需求进行预测。需求部门应根据实际生产经营情况，及时向采购部门反馈物资需求的变动信息，以便采购部门调整采购计划。2.采购计划制定采购部门根据物资需求预测结果，结合库存状况，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。采购计划应经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批后的采购计划应及时下达给相关采购人员执行。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、市场供应情况变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向采购部门提出书面申请。采购部门应根据需求部门的申请，对采购计划进行评估和调整，并将调整后的采购计划报分管领导审批。三、供应商管理1.供应商开发采购部门应根据采购物资的类别和特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，筛选出符合要求的供应商建立供应商信息档案。采购部门组织相关人员对初选的供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制体系、管理水平等，填写供应商考察报告。根据供应商考察报告，采购部门将合格的供应商纳入公司合格供应商名录，并报分管领导审批。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，填写供应商评估表。质量部门负责对采购物资的质量进行检验和统计分析，将供应商供货质量情况反馈给采购部门。采购部门根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行警告、整改或淘汰。每年年底，采购部门组织相关人员对供应商进行年度综合考核，根据考核结果调整供应商名录。3.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司的采购需求和质量要求，了解供应商的生产经营情况和存在的问题。采购部门协助供应商解决生产经营过程中遇到的困难，如提供技术支持、协调解决原材料供应问题等，建立良好的合作关系。对供应商提出的合理建议和意见，采购部门应认真研究并及时反馈，共同寻求改进采购工作的方法和措施。四、采购作业流程1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写采购申请单，详细注明物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、需求时间等内容。采购申请单经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请单后，对采购申请的必要性和合理性进行审核。对于金额较大或重要物资的采购申请，采购部门应组织相关人员进行评审，评审内容包括采购物资的技术要求、质量标准、价格水平、供应商选择等。采购申请单经采购部门负责人审核签字后，报分管领导审批。金额超过规定限额的采购申请，还需报总经理审批。3.供应商选择与采购谈判采购部门根据采购申请单的要求，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价。采购人员向供应商发送询价单，明确物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期、价格等内容，要求供应商在规定时间内报价。采购人员对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行采购谈判。在采购谈判过程中，采购人员应与供应商就物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。采购谈判达成一致后，采购人员填写采购谈判记录，记录谈判过程和结果。4.采购合同签订采购人员根据采购谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交给法律部门进行合法性审查。法律部门对采购合同进行审查，提出修改意见和建议。采购人员根据法律部门的意见对采购合同进行修改完善。采购合同经法律部门审查通过后，由采购部门负责人、分管领导签字盖章，正式签订采购合同。5.采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，下达采购订单给供应商，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等内容。采购订单应经采购部门负责人审核后发送给供应商，并要求供应商签字确认。6.采购跟踪与催货采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，了解物资的生产进度、质量状况、交货准备情况等。在交货期前，采购人员应提醒供应商按时交货，并对可能影响交货的问题进行协调解决。如供应商出现交货延迟等问题，采购人员应及时与供应商沟通，了解原因，并要求供应商采取措施尽快交货。如供应商无法按时交货，采购人员应及时向需求部门反馈，并协商解决方案。7.到货验收物资到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。质量部门按照检验标准和验收流程对采购物资进行质量检验，填写检验报告。需求部门根据采购合同和质量检验报告对采购物资的数量、规格、型号、外观等进行验收，填写验收单。如采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，质量部门和需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。8.付款结算采购物资验收合格后，采购部门应及时将验收单、发票等相关资料提交给财务部门。财务部门根据采购合同和相关规定，对采购发票进行审核，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，如采用支票、汇票、电汇等方式支付货款。五、采购风险管理1.市场风险采购部门应密切关注市场动态，及时了解物资价格走势和供应情况，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同、优化采购批量等，降低市场风险对公司采购成本的影响。建立市场价格预警机制，当市场价格波动较大时，及时调整采购计划和采购价格，避免因价格大幅上涨给公司带来损失。2.供应商风险加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力雄厚、生产经营稳定的供应商，降低供应商违约风险。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，以及违约责任，保障公司的合法权益。定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题，对不合格供应商及时进行处理，避免因供应商问题影响公司生产经营。3.质量风险严格执行物资检验标准和验收流程，加强对采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。与供应商签订质量保证协议，明确供应商对物资质量的责任和义务，要求供应商提供质量合格证明文件。如发现采购物资存在质量问题，及时与供应商协商解决，要求供应商采取措施进行整改或退换货，避免因质量问题给公司带来损失。4.法律风险采购合同的签订应严格遵守法律法规的规定，确保合同的合法性和有效性。加强对采购人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范能力，避免因合同条款不明确、操作不规范等原因引发法律纠纷。法律部门应参与采购合同的审查和签订过程，提供法律支持和保障，及时发现和解决潜在的法律风险。六、采购文档管理1.采购文档分类采购文档包括采购计划、采购申请单、采购合同、采购订单、询价单、报价单、采购谈判记录、检验报告、验收单、发票等。采购部门应按照文档的类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案。2.采购文档保存期限采购文档的保存期限应符合公司档案管理规定和相关法律法规的要求。一般情况下，采购文档应保存[X]年以上。对于重要的采购文档，如采购合同等，应适当延长保存期限，以备查阅和审计。3.采购文档查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅采购文档，应填写查阅申请表，经